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1. Auxiliares contables en pequeñas empresas

Los auxiliares contables en pequeñas empresas suelen ser responsables de más tareas que en las grandes empresas. En una compañía pequeña, el auxiliar contable debe ocuparse de la totalidad del proceso contable en relación a las cuentas de los clientes, con los pagos y hacer un balance de las cuentas; pagar facturas, encargarse de las conciliaciones bancarias y de las nóminas.

Los deberes de los auxiliares contables que trabajan en grandes empresas suelen ser más especializados. El Gerente puede asignarle la tarea de encargarse de una parte del proceso contable. Muchas compañías grandes contratan a varios auxiliares contables para que realicen distintas funciones

Por ejemplo, el contador puede asignarle a un auxiliar que se encargue sólo de las cuentas por cobrar. Por lo tanto, este auxiliar debe solicitar los pagos de los clientes, realizar los balances de las cuentas y comunicarse con los clientes cuyas cuentas estén atrasadas.

Otro auxiliar puede ocuparse de las cuentas a pagar, que incluyen ingresar de facturas de acreedor en el sistema, preparar y emitir cheques o pagos vía online y comunicarse con los acreedores.

2. Aptitudes necesarias del auxiliar contable

Una de las principales aptitudes necesarias para los auxiliares contables es la habilidad de prestar atención a los detalles. Los auxiliares deben realizar transacciones contables con el menor margen de error posible. Muchos auxiliares contables trabajan con demasiado papeleo, por lo que deben ser bien organizados.

De tal modo que los auxiliares son responsables en gran medida de la información financiera confidencial de una compañía, y deberían realizar las transacciones con discreción e integridad. Deben comprender los principios básicos de la contabilidad, como los débitos y créditos.

3. Requerimientos de formación del auxiliar contable

La mayoría de las empresas exigen que los auxiliares contables cuenten con al menos un título secundario. Sin embargo, algunas grandes empresas prefieren que posean un título técnico o que cuenten con una experiencia equivalente.

Muy pocas compañías requieren títulos universitarios, al menos que el trabajo sea altamente especializado. Los auxiliares pueden beneficiarse con certificados contables adquiridos en institutos comunitarios y escuelas técnicas. Algunas empresas requieren que los empleados cuenten con experiencia en ciertos programas de software contable. El conocimiento de Microsoft Word, Excel y Access también es favorable. Los programas que usan las empresas para manejar su información contable es el Concar, por lo general, que es también conocida por la mayor parte de la población que se dedica a labores de auxiliar contable.

4. Funciones del auxiliar contable

La labor de un auxiliar contable abarca diferentes funciones. Todas ellas pueden ser englobadas dentro de los siguientes ámbitos:

Mantenimiento de la información contable:En la actividad contable es importantísimo la actualización contable de los libros contables, así como de las cuentas anuales.
Realización de asientos contables y conciliación: Un auxiliar contable habitualmente es el profesional encargado del seguimiento continuo de la información contable y financiera, así como de la corrección de errores y desajustes.
Labor de facturación: Es una de las ramas más características y aplicables al grueso de la actividad empresarial. Eventualmente, es necesario que el auxiliar desempeñe procesos de gestión de facturas, así como cobro y recuperaciones.
Realización de reportes o comunicaciones de índole económica: Ya sea para uso interno o para comunicaciones con terceros, el auxiliar contable cuenta entre sus deberes con la tarea de redactar informes de contenido contable.
Presentación de impuestos: Siguiendo el punto anterior, también existen procesos fiscales que deben ser cumplimentados por auxiliares.
Conocimiento y adaptación a la regulación: El entorno contable y financiero es cambiante y susceptible de actualización legal y jurídica, por lo que el auxiliar debe ser conocedor de dichos cambios.
Relación con proveedores y clientes: Un auxiliar administrativo debe contar también con una faceta comercial, ya que en ocasiones es encargado de realizar gestiones con terceros. Así ocurre, por ejemplo, en departamentos de compras en muchas empresas con la gestión de pagos.
Añadido a lo descrito anteriormente, un auxiliar contable debe servir al tiempo como apoyo al resto de plantilla.
Por ello es frecuente que supervisores o personal superior de las empresas creen grupos de trabajo con auxiliares a la hora de acometer distintos proyectos puntuales.

5. Ventajas de la posición de auxiliar contable

Entre las ventajas podemos destacar que se trata de una posición en la cual se puede ganar experiencia. Es común que los estudiantes de carreras contables se ubiquen en este tipo de plazas.

Además, también hay posibilidad de obtener un empleo en el área si se cuenta con capacitación técnica, por lo que no siempre es necesario tener un grado de licenciatura culminado.

Por otro lado, entre las desventajas cabe mencionar que, ya que se trata de una posición de apoyo, los salarios no suelen ser muy altos, aunque sí cuentan con prestaciones legales y, en ocasiones, beneficios adicionales.

Sin embargo, es indispensable tener un alto dominio de procesos numéricos para poder aspirar a este tipo de cargos.
Como se mencionó al principio, el auxiliar contable es de vital importancia para el desarrollo de las empresas.
Por ende, se recomienda hacer un análisis de cada una de las funciones, con el fin de contar con las habilidades requeridas para esta plaza y destacar la importancia que tienen las personas que trabajan en esta posición.

6. Desventajas del trabajo de un auxiliar contable

Debes ser muy eficiente y profesional en tu trabajo ya que cualquier error puede tener consecuencias económicas y/o legales impredecibles e incluso de responsabilidad legal.
Hay épocas en las que el volumen de trabajo te puede hacer trabajar muchas horas extras, como por ejemplo durante el periodo de la declaración de la renta.
Necesitas actualizarte constantemente con todas las novedades que aparezcan en el sector de la contabilidad.
Si no sabes trabajar bajo presión, quizás esta profesión no sea para ti.

El auxiliar contable debe dominar los conceptos básicos de la contabilidad. Tiene que estar en condiciones de realizar balances contables, manejar cuentas, coordinar procesos de compra y venta y liquidar sueldos, por ejemplo. Muchas veces el auxiliar contable forma parte de un equipo liderado por un contador ya graduado y con experiencia laboral.

Es importante tener en cuenta que la labor de un auxiliar contable no está regulada por una resolución o una ley. Las tareas que se les asignan a los auxiliares contables cambian de acuerdo a cada empresa. Incluso, si bien quienes trabajan como auxiliares contables suelen ser contadores o estudiantes de carreras vinculadas a la economía, tampoco existe un requerimiento formal o legal al respecto.

En algunos casos, las funciones del auxiliar contable exceden el ámbito propio de la contabilidad. A estos trabajadores se los suele requerir como cobradores o hasta como mensajeros en algunas empresas. Las obligaciones y las responsabilidades, por lo tanto, varían de acuerdo a la compañía en cuestión.

No obstante, estas son algunas de las funciones que, de manera habitual, suelen desarrollar quienes cubren el puesto de auxiliar contable:

Archivan y controlan internamente los documentos contables.
Elaboran y certifican lo que son las relaciones de gastos y de ingresos.
Totalizan las cuentas y realizan el correspondiente informe.
Revisan los comprobantes, las facturas, los cheques de pago, los registros.
Verifican lo que son las relaciones de impuestos y de retenciones.
Revisan lo que es el estado de las cuentas bancarias, así como las operaciones
Participan, de modo más o menos activo, en lo que es la elaboración de
Se encargan de informar a sus superiores directos de cualquier anomalía que puedan detectar en la contabilidad de la empresa.

Una de las desventajas poco agradables para el auxiliar contable son las fechas límites de presentación de información. Sin embargo, para sacar un beneficio de esta desventaja, una vez terminando con la presentación de cumplimiento del trabajo, también entra la etapa de descanso y se puede y debe dar un buen tiempo para la relajación en cuanto al trabajo.
Los auxiliares contables al manejar data numérica de una empresa, tienen una gran responsabilidad que puede conllevar a causar el estrés personal, ocasionando problemas de salud mental y otros aspectos perjudiciales para la profesión contable. Por eso, es necesario tomar un equilibrio para no causar efectos secundarios que dañarían la salud y profesión no solo del auxiliar contable sino del equipo de contadores de las empresas.