Auditor

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1. Definición del auditor

El auditor es el profesional encargado de revisar los libros contables de una empresa. Esto, con el objetivo de corroborar que los registros se correspondan con la actividad efectivamente realizada por la firma. Es decir, el auditor evalúa si la contabilidad de la compañía refleja la realidad, verificando que todas las operaciones hayan sido debidamente registradas y justificadas.

En ese sentido, cabe recalcar que la contabilidad de una compañía es como su carta de presentación ante las autoridades públicas, socios y potenciales inversionistas.

Es por ello, que lo ideal es que la figura del auditor sea lo más independiente posible, es decir, que no tenga ningún vínculo con algún miembro de la organización. Así, se evitan conflictos de intereses.

2. Funciones del auditor

Entre las funciones del auditor destacan:

Examinar los estados financieros de la empresa, como el estado de situación financiera, el estado de resultados integrales, el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio.
Revisar la documentación que respalda las operaciones registradas, por ejemplo, los comprobantes de las ventas, de los gastos, etc.
Verificar si se cumplen las normas contables. Por ejemplo, si los activos fijos se están depreciando según su respectivo periodo de vida útil (diferenciando la depreciación permitida por ley vs la depreciación financiera).
Velar por la consistencia de los registros. Por ejemplo, si se ha anotado la adquisición de una determinada maquinaria, se debe poder constatar su existencia.
Analizar el patrimonio y las obligaciones de la compañía.
Estudiar los informes enviados por todos los departamentos a la gerencia.
Revisar el cumplimiento de las leyes laborales con los empleados, reconociendo, realizando, por ejemplo, las respectivas retenciones en la nómina.
Brindar recomendaciones que permitan aumentar la productividad y/o reducir los costos de la empresa. Puede ser, por ejemplo, que en un área específica de la firma se hayan estado realizando gastos innecesarios o injustificados, lo que va en contra de los intereses de los socios.

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3. Pruebas de auditoría

El examen de auditoría requiere que el auditor obtenga la evidencia necesaria que le permita asegurarse que las transacciones, registros contables y saldos de los estados financieros son verdaderos y exactos. Las evidencias que necesita el auditor para comprobar y considerar válido su examen, se obtienen por medio de una serie de pruebas

Prueba sustantiva: Son aquellas pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencia que permita opinar sobre la integridad, razonabilidad y validez de los datos producidos por el sistema contable de la empresa auditada. Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros.

Prueba de cumplimiento o control:Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para obtener seguridad razonable de que se cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno. Sirven además para detectar desviaciones respecto a los procedimientos de control y para decidir si el grado de tales desviaciones es significativo respecto a lo que se espera que existan controles adecuados. Su objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control interno que la empresa haya implementado, por lo tanto, en el momento de analizar las pruebas escogidas, se debe verificar si los procedimientos son los adecuados, si se ejecutaron y si se están ejecutando de la manera correcta.

Prueba de doble propósito: Cuando sea eficiente, la prueba de control interno podría ser realizada concurrentemente con la prueba de los detalles de la misma Transacción. La factura podría ser examinada respecto de la aprobación (pruebas de los controles) y respecto de la sustancia de la transacción (pruebas del detalle). Es decir que el auditor puede analizar una muestra con la cual se obtienen dos propósitos, probar el cumplimiento del control interno y comprobar si el importe monetario de las transacciones es el correcto. La forma en que se examinen este tipo de pruebas depende de cada cuenta que se analice de los estados financieros, puesto que cada una de éstas tiene elementos y características diferentes que hacen que sus procesos de inspección y prueba sean diferentes y particulares.

Pruebas de detalle: Se refiere a los procedimientos que realiza el auditor con el fin de obtener mayor evidencia de la proporcionada por las pruebas a los controles y los procedimientos analíticos.

Prueba de seguimiento: hace referencia al cumplimiento de las normas generalmente aceptadas, esta comprueba que se esté cumpliendo con las normas y procedimientos correspondientes en las pruebas sustantivas y de cumplimiento. Como parte de proceso de auditoría, los auditores internos deberán hacer un seguimiento sobre el hallazgo aportado que requiera alguna acción para asegurarse que la administración ha solucionado oportuna y adecuadamente las observaciones de auditoría. Un seguimiento adecuado y oportuno es básico para complementar el proceso de auditoría; ya que, en el caso de no efectuarse, podría minimizarse de manera seria el valor de las auditorías.

4. Principios que debe tener un auditor

Integridad

Los auditores quienes desempeñan este papel deben ser honestos, diligentes, responsables y cumplir a cabalidad con todos los requisitos legales que este cargo exige, mostrarse competentes, ser imparciales y no dejarse influenciar por nada ni nadie mientras están auditando.

Presentación imparcial

El auditor debe ser exacto y veraz en la información que otorga como lo son: reportes, documentos, registros, evaluaciones, controles, entre otros. Está en la obligación de dar a conocer todo lo que observó e identificó durante la auditoría. La comunicación debe ser directa, transparente, verídica y completa.

Ser profesional

La manera en la que operan debe ser muy cuidadosa, pues son ellos quienes tienen la facultad de realizar juicios durante la auditoría.

Confidencialidad

Uno de sus principios debe ser el manejo de la información y la seguridad de la misma, la discreción es algo muy importante mientras está realizando la auditoría, pues durante este proceso adquiere bastante información que debe ser protegida. Cabe resaltar que no puede hacer uso de estos datos de manera inapropiada.

Independiente

Debe ser imparcial y actuar de manera independiente, en el caso de las auditorías internas los auditores deben ser ajenos a los responsables de la gestión de riesgos. Siempre deben ser objetivos con el fin de adquirir los hallazgos y las conclusiones verídicas.

Enfoque basado en la evidencia

Es el método que se utiliza para las conclusiones de las auditorías, la información que se obtuvo debe ser verificable, pues esta es la evidencia del estudio que realizó.

Capacidades del auditor
- Planificar el trabajo de manera eficaz.
- Conocer los riesgos a los que está expuesta una auditoría.
- Identificar las oportunidades que se puedan generar.
- Realizarla en el tiempo adecuado.
- Establecer prioridades.
- Contar con una comunicación clara y directa tanto escrita como verbal.
- Llevar a cabo la metodología adecuada para realizar la auditoría (entrevistas, revisando documentos, registros y datos).
- Utilizar herramientas de muestreo para recopilar la evidencia.
- Verificar la información recopilada.
- Documentar toda la información durante el proceso de auditoría.

5. Auditoría interna

La auditoría interna, por lo general, es realizada por un empleado de la misma empresa. Como tal, lo que el auditor interno emita como resultado de su análisis será útil para las autoridades del negocio. Esta se solicita a pedido y responde a los intereses particulares de cada empresa, en otras palabras, su realización no es obligatoria, pero sí necesaria. Tras emitir el informe, el auditor podrá proporcionar, a quien solicitó la evaluación, una serie de recomendaciones para mejorar los procesos internos.

6. Auditoría externa

Esta la realiza un auditor externo, es decir alguien que no trabaja en la empresa auditada. Al no trabajar en la empresa se espera de él una visión más objetiva de la situación financiera real de la compañía. Los informes de una auditoría externa, a veces, se proporcionan con el interés de brindar esta información a un ente fuera de la empresa. Por eso las auditorías externas suelen ser útiles para, por ejemplo, solicitar un préstamo para la empresa, también lo son para cuando se quiere captar nuevos inversores, etc.

7. Diferencias entre auditoría interna y externa

La primera diferencia clara es que las auditorías internas no son obligatorias, mientras que las externas sí para empresas que cotizan en bolsa y empresas de un cierto tamaño. En contraste con las auditorías internas que se hacen por necesidades particulares de la empresa, las externas, de llegarse a encontrar irregularidades, pueden tener consecuencias legales y es que el informe final de una auditoría externa va generalmente a terceros, como por ejemplo una entidad fiscalizadora.

Lo recomendable es que toda empresa sea auditada al menos una vez al año. De esa manera tendrá un mejor control de sus procesos. Pese a que las auditorías internas son hechas por auditores que trabajan para la misma empresa, si una compañía no cuenta con auditores, puede tercerizar el servicio, de esa manera tendrá una visión clara e imparcial de los procesos que necesite analizar.