Quizá no te hayas dado cuenta, pero ya sabes lo que es un complemento de Excel, o por lo menos algún nombre te suena. ¿Qué me dices de Solver o de Herramientas para el análisis? Éstos son dos de los complementos que Microsoft introdujo como nativos en Excel desde hace varias versiones y que han mejorado sustancialmente el trabajo con las áreas en las que se aplica. Pero si todavía no tienes claro qué es un complemento, en está publicación te lo vamos a explicar.

¿Qué es un complemento para Excel?

Los complementos de Excel suelen ser pequeños trozos de código VBA que sirven para realizar una acción muy concreta y que permite al usuario que la utiliza, ahorrar un tiempo considerable.

Casi siempre estas pequeñas macros se agrupan formando herramientas temáticas más complejas o en verdaderas aplicaciones potentes. Estos grupos de utilidades se suelen hacer atendiendo a criterios de temática (se agrupan las utilidades que sirven para algo similar).

¿Cómo puede ayudarte un complemento?

Un ejemplo sencillo pero muy claro:

Imagina que tienes un rango de más de 10.000 celdas que contienen texto en minúsculas y quieres convertirlas en letras mayúsculas. Tienes dos opciones:

• Manualmente. Tienes que crear un rango auxiliar del mismo tamaño que el original, que contenga la función MAYUSC en todas las celdas. Una vez convertidas todas las celdas a mayúsculas debes copiar todo el rango y Pegar valores justo encima del rango original.
• Con el complemento Power Utility Pak, que dispone de una herramienta llamada Text Tools, sólo tendrías que seleccionar el rango y utilizar la opción adecuada de la herramienta.

La herramienta Text Tools permite además, efectuar una serie de operaciones con el texto de la celda, que de otra forma llevaría mucho tiempo o directamente sería imposible.

Algunos de los complementos de Excel de Microsoft

• Power Pivot: Desarrollado por Microsoft, se ha convertido en la reina de las herramientas de BI para Excel. El complemento, que mezcla tablas dinámicas con bases de datos, permite transformar millones de filas de datos, en información útil para el analista de datos.
• Solver: Permite encontrar el resultado optimo a un problema(valor máximo o mínimo) modificando el valor de las celdas. Puedes seleccionar el algoritmo que desees para encontrar la solución.
• Herramientas para el análisis: Contiene muchas funciones estadísticas para analizar gran variedad de datos.
• Power Map: Añádelo a tu Excel para realizar completos mapas con datos.
• Power View: Herramienta complementaria que sirve para confeccionar presentaciones interactivas y visualmente intuitivas (a modo de Dashboard o Cuadro de mandos).
• Power Query: Complemento que proporciona herramientas para la obtención de grandes cantidades de datos tanto particulares como externos.

Complementos de Excel más utilizados

En esta lista no se considera a Power Pivot dado que es muy conocido y utilizado por millones de analistas de datos por su flexibilidad y rapidez a la hora de clasificar los datos.

Otros complementos más utilizados son:

Asap Utilities:

Se trata de uno de los complementos más utilizados por la gran mayoría de los usuarios. Contiene más de 300 utilidades diferentes entre las que destacan:

• Seleccionar celdas basadas en formatos o contenidos.
• Ordenar de forma avanzada con cualquier parámetro que elijas.
• Eliminar determinadas celdas tras seleccionar un rango.
• Introducir fórmulas en las celdas seleccionadas.
• Eliminar espacios innecesarios de las celdas.
• Ordenar las hojas de un libro.

Con Asap Utilities puedes personalizar y automatizar la creación de hojas de trabajo, por ejemplo, si tienes que crear una hoja para cada mes del año.

Puedes descargarlo de forma gratuita o comprar una licencia de $49. La versión sin coste tiene un periodo de prueba de 90 días.

Ultimate Suite For Excel (Able Bits):

Este complemento contiene más de 20 conjunto de herramientas generales con el que puedes ahorrar mucho tiempo si combinas dos o más de ellas.

Puedes descargar por separado cada una de las herramientas o bien la suite completa.

Como herramientas destacadas te puedo citar:

• Eliminación de duplicados con criterios avanzados.
• Unión de tablas de diferentes hojas o libros sin copiar ni pegar datos.
• Consolidación de libros.
• Utilidades avanzadas de búsqueda y reemplazo de datos.
• Generador de números, contraseñas, textos y valores personalizados.

Al igual que el complemento anterior, Ultimate Suite For Excel tiene una versión de prueba de 15 días. Te aconsejo que compres la versión full si durante esta prueba utilizas cuatro o más de las herramientas que ofrece.

Todo el conjunto de herramientas tiene un coste de 115 €. También puedes comprar cada herramienta por separado, oscilando los precios desde 8 hasta 38 €.

EXCELeINFO:

Se trata de un gran complemento que contiene lo mejor de los dos anteriores. Está desarrollado totalmente en español. Cuenta con más de 100 utilidades para realizar tareas del día a día, siendo todas muy eficientes.

Es uno de los complementos que más utilizo porque, además de ser igual de eficiente que los anteriores, es mucho más intuitivo en su manejo, así que ahorro bastante tiempo.

Entre las utilidades de mi día a día están:

• Guardado de todos los archivos abiertos.
• Reemplazo de caracteres.
• Intercambio del valor de dos celdas.
• Protección y desprotección de varias hojas a la vez.
• Guardado de datos filtrados como archivo nuevo.

Merece la pena tener instalado el complemento de EXCELeINFO. Aunque no es de los más potentes, te ofrecerá los mismos servicios y, encima es gratis.

Kutools for Excel:

Otro complemento muy bueno que también contiene utilidades de ámbito general. Aunque no la he utilizado nunca parece que tiene una buena relación precio-número de utilidades, ya que cuesta $39 y consta de más de 120 utilidades.

Tiene también una versión de prueba gratuita de 45 días.

SEO Tools for Excel:

Un complemento esencial para trabajar con SEO. Reune en un solo libro de Excel muchas funciones y varias métricas diferentes para trabajar directamente en Excel.

• Cuenta los enlaces existentes en una página.
• Muestra varias estadísticas sobre metaetiquetas.
• Muestra mucha información sobre una URL: tamaño, tiempo de respuesta del servidor, estado de la página, etc.
• Busca contenido duplicado.
• Tiene diferentes herramientas de backlinks (Google, Alexa, DMOZ, etc.).
• Se integra perfectamente con Google Analytics.
• Cuenta el número de Me gusta en Facebook, Twitter y Google+.

Como ves, antes de realizar cualquier tarea piensa antes si puedes ahorrar algo de tiempo utilizando estos y otros muchos complementos que existen. Ya sabes que casi siempre «el tiempo es oro».

Artículo que te recomendamos leer:
OPTIMIZA TU TRABAJO EN EXCEL UNIENDO DOS O VARIAS HOJAS DE CALCULO EN EXCEL

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Un hipervínculo ó también llamado vínculo es un elemento dentro de un documento electrónico que hace referencia a otro documento o a un punto específico dentro del mismo documento. Los hipervínculos en Excel nos permiten crear enlaces entre las hojas de un libro o enlaces a otros libros de Excel u otros documentos. También es posible crear hipervínculos a páginas Web que abrirán automáticamente el navegador de Internet con la dirección electrónica especificada.

TIPOS DE HIPERVÍNCULOS EN EXCEL

Antes de pasar a los ejemplos de creación de hipervínculos en Excel es conveniente conocer los tipos de hipervínculos que tenemos disponibles:

• Archivo o página Web existente
• Lugar de este documento
• Crear nuevo documento
• Dirección de correo electrónico

Cada tipo de hipervínculo en Excel tiene características especiales en su funcionamiento pero todos constan de las mismas partes.

PARTES DE UN HIPERVÍNCULO EN EXCEL

Todos los hipervínculos en Excel están formados por dos partes: ubicación y descripción. La ubicación de un hipervínculo es la que define la ruta de acceso al otro documento, a la sección del mismo documento o una página Web. La descripción es el texto que se mostrará en pantalla y sobre el cual el usuario hará clic para dirigirse al recurso vinculado.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar un hipervínculo cuyo texto descriptivo es «Visitar Microsoft» y su ubicación es la página Web de Microsoft (http://microsoft.com):

Ahora que ya conocemos la manera en que están formados los hipervínculos veamos un poco más sobre el comando Hipervínculo en Excel.

CÓMO CREAR HIPERVÍNCULOS EN EXCEL

El primer paso en la creación de hipervínculos en Excel es abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y eso lo podemos lograr de dos maneras diferentes. La primera opción es hacer clic derecho sobre la celda donde se insertará el hipervínculo y elegir la opción de menú Vínculo:

La segunda alternativa que tenemos para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo es utilizar el comando que se encuentra en la ficha Insertar dentro del grupo Vínculos:

Ambas opciones anteriores abrirán el mismo cuadro de diálogo Insertar hipervínculo donde podremos elegir cualquiera de los diferentes tipos de hipervínculos mencionados anteriormente:

Otra manera de abrir este cuadro de diálogo es utilizar el atajo de teclado Ctrl + Alt + K para las versiones de Excel en español. En caso de tener instalado Excel en inglés deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + K.

HIPERVÍNCULOS A UN ARCHIVO EXISTENTE

Para crear un hipervínculo que abra un archivo existente debes abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y seleccionar la opción Archivo o página web existente. El panel central mostrará los archivos de la carpeta actual y podrás elegir cualquiera de ellos:

La opción Buscar en te permitirá elegir los diferentes dispositivos conectados a tu ordenador de manera que puedas encontrar fácilmente el archivo deseado. Al seleccionar algún archivo se mostrará su ubicación en el cuadro Dirección, y aunque podrás modificar dicha dirección, no te recomiendo hacerlo a menos que conozcas la ruta exacta al archivo.

El botón Marcador te permitirá elegir un lugar dentro del documento seleccionado, pero esta opción solo funcionará con documentos que puedan ser abiertos por la suite de Microsoft Office. Por ejemplo, después de seleccionar un libro de Excel, el botón Marcador te permitirá elegir la hoja que deseas abrir:

También podrás indicar una referencia a la celda específica que deseas mostrar, o si tu libro tiene algún nombre definido podrás seleccionarlo de la lista. Ya para terminar, en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, he modificado la opción Texto con el valor «Abrir Libro 2» lo cual ocasionará que dicho texto se muestre dentro de la celda al crear el hipervínculo:

También puedes crear un hipervínculo a uno de los archivos abiertos recientemente y para eso deberás pulsar la opción Archivos recientes dentro del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y el panel central mostrará la lista de archivos recientes de la cual podrás elegir alguno.

HIPERVÍNCULOS A UNA PÁGINA WEB

Si en lugar de crear un hipervínculo a un archivo existente deseas abrir una página Web, entonces deberás utilizar el cuadro Dirección para colocar el URL de la página Web y el campo Texto para la descripción del hipervínculo.

En este ejemplo he creado un hipervínculo hacia la página principal de Excel Total y que se mostrará de la siguiente manera:

HIPERVÍNCULOS A UN LUGAR DEL DOCUMENTO

Uno de los tipos de hipervínculos en Excel mencionados al inicio de este artículo, es el que nos permite crear un vínculo hacia una celda específica de la hoja, hacia otra hoja de nuestro libro o hacia un nombre previamente definido. Para crear este tipo de hipervínculo debemos seleccionar la opción Lugar de este documento dentro del cuadro de dialogo Insertar hipervínculo:

Este tipo de hipervínculo es el que nos permite crear un sistema de navegación entre las hojas de un libro.

HIPERVÍNCULOS PARA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO

Tal vez uno de los hipervínculos que se utiliza con menor frecuencia es aquél que nos permite crear un nuevo documento al momento de hacer clic sobre el vínculo. Por ejemplo, si deseo crear el libro de Excel llamado Libro35.xlsx tendré que crear el hipervínculo de la siguiente manera:

De manera predeterminada el nuevo libro será colocado en la misma carpeta que el libro Excel abierto pero si deseas indicar una ubicación diferente bastará con hacer clic en el botón Cambiar y elegir una carpeta diferente.

HIPERVÍNCULOS DE DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO

Al hacer clic sobre el hipervínculo creado, se abrirá el programa de edición de correos predeterminado en nuestro equipo, que en la mayoría de los casos será Microsoft Outlook, y se mostrará la ventana de mensaje nuevo la cual tendrá precargados los campos de dirección de correo electrónico del destinatario y el asunto del mensaje los cuales serán los valores especificados en la creación del hipervínculo en Excel.

EDITAR LOS HIPERVÍNCULOS EN EXCEL

Si una vez que hayas creado un hipervínculo deseas editarlo, debes hacer clic derecho sobre la celda que lo contiene y elegir la opción Modificar hipervínculo. Eso abrirá el cuadro de diálogo con las opciones del hipervínculo y podremos modificar cada una de ellas.

Si en lugar de modificar las opciones del hipervínculo deseas removerlo, entonces deberás elegir la opción de menú Quitar hipervínculo. Esto no borrará el texto de la celda sino que solamente eliminará el vínculo creado.

Como acabamos de ver el uso de hipervínculos puede resultar tremendamente útil en algunas ocasiones. Los podemos utilizar en botones, en un índice, para tener enlaces externos, o incluso, en fórmulas.

Artículo que te recomendamos leer:
COMO UTILIZAR 5 TÉCNICAS AVANZADAS DE TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL

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