APRENDA COMO HACER SEGMENTACIÓN DE DATOS EN TABLAS DINÁMICAS

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Entre los varios medios disponibles para examinar la información de una hoja de cálculo, la segmentación de datos en Excel es una excelente opción para filtrar datos de forma dinámica. Disponible a partir de la versión 2010 del software, la característica permite que el filtrado se produzca por medio de botones, lo que hace que la actividad se ejecute con agilidad.

¿Qué es la segmentación de datos en Excel?

La segmentación de datos es una característica formada por componentes de filtrado que presentan una serie de botones, lo que permite una selección rápida de información extraída de una tabla dinámica. Su ventaja en relación al filtro de informes de la propia tabla es que, mientras que éste indica sólo múltiples elementos, obligando a que una lista desplegable sea abierta para localizar los detalles buscados, la segmentación de datos, a través de la combinación de los botones existentes, permite una identificación precisa del filtro deseado.

Inserción de la segmentación de datos

En nuestro ejemplo, vamos a trabajar con una tabla dinámica creada a partir de informaciones sobre la venta de productos alimenticios, con el objetivo de realizar filtros en relación a los vendedores y los productos. Nuestra tabla original presenta en su primera columna los productos alimenticios comercializados. En las demás columnas, se visualizan los datos de las ventas de los productos: precio, fecha y lugar de la venta y el nombre del vendedor.

La inserción de la tabla dinámica es posible en la opción correspondiente ubicada en la pestaña «insertar», después de seleccionada la tabla original. Al confeccionar la tabla, vamos a utilizar los campos «producto», «precio», «fecha» y «vendedor».

Lo importante de ver el resultado de una tabla dinámica es que su resultado práctico es similar al uso de la segmentación de datos, ya que puede utilizar los campos de la tabla dinámica como filtros. La gran diferencia es que en la tabla dinámica, las opciones de uso de los datos es un poco diferente. Como puede ver en la segunda imagen a continuación, arrastra los campos a las áreas para llegar al refinamiento de los datos con tablas que pueden tener más de un filtro al mismo tiempo.

En la segmentación de datos, el funcionamiento es como un filtro normal, entonces por más que usted pueda utilizar más de un criterio al mismo tiempo, esos criterios son restrictivos, o sea, conforme usted refine su búsqueda, aparece sólo los ítems elegidos.

Para insertar la segmentación de datos en una tabla dinámica (o en cualquier otra tabla que tenga), debe seguir algunos pasos muy simples. El botón de inserción de Segmentación de datos está disponible en la barra de herramientas dentro de la ficha Insertar, en el grupo Filtros.

Después del clic aparecerá un cuadro de diálogo, mostrando los nombres de las columnas de la tabla, de las cuales se elegirán las opciones deseadas.

Elementos disponibles

En condiciones normales, la segmentación de datos presenta los siguientes elementos:

  • Encabezado (1): indica la categoría de elementos en la orientación. Para cambiarlo, debe hacer clic con el botón derecho en la orientación y elegir la opción «Configuración de la segmentación de datos». En el cuadro que aparece, además de cambiar el nombre, puede elegir si debe mostrarse o no, entre otras alternativas.
  • Botón de filtrado: Cuando seleccionado (2) indica que el elemento está incluido en el filtro. Lógicamente, cuando el botón no está seleccionado (3), el elemento correspondiente no está incluido en el filtro.
  • Borrar filtro (4): Al seleccionar este elemento, el usuario quita los filtros aplicados, haciendo que todos los elementos de la segmentación se muestren.
  • Barra de desplazamiento (5): Permite desplazarse (desplazamiento) cuando hay más elementos que los que son visibles.

Utilizando la segmentación de datos

Ahora que ha configurado su tabla de segmentación de datos, el uso es muy simple. En este caso, creamos segmentación de datos para productos y vendedores. Con esto, es posible comparar el desempeño de ciertos vendedores en relación a cada producto, aplicando los filtros deseados. Por ejemplo, para filtrar la producción del vendedor Miranda en el producto carne, habilitaremos el producto y el vendedor en los segmentos correspondientes. Tenga en cuenta que las opciones seleccionadas serán azules.

Para ilustrar otra posibilidad, vamos a ver todas las ventas de embutidos. En el caso de los vendedores, se eliminará el filtro al hacer clic en el sitio que circula en la imagen. Podemos observar que, aunque todos los vendedores están habilitados (ya que el filtro fue removido), sólo se resaltan los nombres de los que efectuaron ventas en el producto elegido.

Para habilitar o deshabilitar algún elemento en una segmentación, basta con hacer clic sobre el mismo. Para elegir elementos que están en secuencia, es necesario hacer clic en el primer elemento y, presionando la tecla «shift», haga clic en el último elemento. Finalmente, para elementos aleatorios es sólo hacer clic en cada uno de ellos y manteniendo presionada la tecla «Ctrl».

En resumen, segmentación de datos es una característica muy interesante de Excel, ya que permite que los filtros sean automáticos y se realicen con facilidad en informes extensos, proporcionando una mayor productividad.

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