LA FUNCIÓN BUSCARV PARA REALIZAR BUSQUEDAS EN VARIAS COLUMNAS

Está función es una de las más útiles y utilizadas por los usuarios de Excel. La función BUSCARV obtiene su nombre porque hace búsquedas verticales, es decir, busca un determinado valor dentro de una columna de datos y devuelve un valor de una columna diferente, pero de la misma fila que el valor encontrado.

Esta función pertenece al grupo Búsqueda y Referencia el cual tiene otras funciones de búsqueda, pero la función BUSCARV es sin lugar a duda la función más utilizada de todas ellas.

Al indicarle a la función el valor que queremos encontrar, ella se encargará de analizar cada una de las celdas de la columna de búsqueda, desde arriba hacia abajo, y se detendrá al momento de encontrar la primera coincidencia.

Una vez encontrado el valor buscado, la función podrá devolvernos el valor de cualquier columna de los datos siempre y cuando se encuentre en la misma fila del valor encontrado.

La letra “V” en el nombre de la función BUSCARV nos recuerda que la función realizará una búsqueda vertical, es decir, una búsqueda sobre una columna de los datos.

Aunque el funcionamiento de la función es muy simple, es común que los usuarios de Excel se encuentren con alguna dificultad al momento de utilizarla, por lo que es mejor entender esta función al verlo en un ejemplo sencillo.

Ejemplo de la función BUSCARV

Tenemos un rango de datos que incluyen el DNI o código personal de una serie de personas, su nombre y el número de teléfono de las mismas.

Nos puede interesar que al indicar el DNI de esas personas me indique de forma automática su nombre, su teléfono o ambas cosas.

En nuestro caso nos interesa que cuando seleccione el DNI (Documento Nacional de Identidad) o código de identificación de una persona en la celda F5, nos aparezca su nombre en la celda F6 y su número de teléfono en la celda F7.

Este ejemplo es muy simple pero consideremos las búsquedas en miles de datos de diferentes hojas diferentes. Es una fórmula con muchos usos y muy potente.

La resolución de este caso es muy sencilla utilizando la fórmula BUSCARV.

En la celda F6 introducimos la fórmula =BUSCARV(G5;A4:C10;2;FALSO)

• El valor buscado es el de la celda G5 (es decir el DNI de la persona).
• Se busca en la primera columna del rango de datos A4:C10
• En caso de encontrarlo nos interesa que nos muestre el valor correspondiente a la segunda columna del rango seleccionado (dado que es en la segunda columna donde aparece el nombre)
• El último argumento es opcional y es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). Como deseamos realizar una búsqueda exacta indicamos FALSO.

Para la celda F7, en la que deseamos que busque de nuevo por DNI pero nos muestre el número de teléfono, introducimos exactamente la misma fórmula pero indicando como indicador de columnas un 3.

Sintaxis de la función

Cuando hablamos de la sintaxis de una función, nos referimos a las reglas que definen la secuencia correcta de los argumentos, el tipo de dato que debemos usar y su obligatoriedad.

Para el caso de la función BUSCARV tenemos 4 argumentos y que son los siguientes:

1. Valor_buscado (obligatorio): En el primer argumento debemos indicar el valor que estamos buscando. Este valor será buscado, de arriba hacia abajo, en la primera columna del rango de búsqueda. Podemos ingresar el valor directamente, ya sea numérico o una cadena de texto, o podemos colocar una referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
2. Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia que define el rango donde se realizará la búsqueda. La función BUSCARV siempre buscará en la primera columna de dicho rango y el resto de las columnas podrán ser devueltas como resultado.
3. Indicador_columnas (obligatorio): El tercer argumento es un valor numérico que nos permite indicar la columna que deseamos como resultado en caso de encontrar una coincidencia. Las columnas no son las de la hoja de Excel, sino las columnas del rango indicado en el segundo argumento (Matriz_buscar_en) donde la primera columna tendrá asignado el número 1.
4. Ordenado (opcional): El cuarto y último argumento de la función BUSCARV es útil para indicar a la función el tipo de búsqueda que deseamos realizar, ya sea una búsqueda exacta o una búsqueda aproximada. El valor FALSO indicará a la función que deseamos hacer una búsqueda exacta mientras que el valor VERDADERO será para realizar una búsqueda aproximada. Si omitimos este argumento, la función BUSCARV asumirá un valor VERDADERO y por lo tanto hará una búsqueda aproximada.

Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional, pero ya que la mayoría de las veces haremos una búsqueda exacta, colocaremos el valor FALSO en el cuarto argumento.

Limitación de la función BUSCARV

Como hemos indicado, la función BUSCARV es muy potente y útil. Sin embargo tiene la limitación de buscar un valor únicamente en la primera columna de un rango. En ocasiones los datos se nos presentan de forma que no sabemos en qué columna se encuentra el dato buscado.

Utilización combinada de la función SI.ERROR y BUSCARV

Si probamos buscando un artículo que se encuentre en la columna C, por ejemplo AA41. Vemos que nos da un error, ya que no lo encuentra.

¿Cómo podemos resolver esta situación? Utilizando la función SI.ERROR.

La función SI.ERROR tiene dos argumentos (SI.ERROR(valor;valor_si_error)). El primero es el valor o expresión que va a evaluar y el segundo argumento es el valor que regresará en caso de que el primer argumento devuelva un error.

Como sabemos cuando no encuentra un valor con la función BUSCARV nos presenta un error, entonces podemos utilizar la función SI.ERROR conjuntamente con BUSCARV para realizar búsquedas en varios rangos.

Podemos indicarle que realice la búsqueda en el rango A3:B22, y en caso de que nos devuelva un error (porque no ha encontrado el valor) realice la búsqueda en otro rango C3:D22.

Realicemos el ejercicio con el valor que antes nos daba error:

=SI.ERROR(BUSCARV(H7;A3:B22;2;FALSO);BUSCARV(H7;C3:D22;2;FALSO))

De esa forma Excel ha realizado la búsqueda del valor de la celda H7 en el rango A3:B22. Al no encontrarlo utilizaría el segundo argumento de la función SI.ERROR, es decir, busca el valor de la celda H7 en el rango C3:D22. Y ahí si que encuentra el valor mostrándonos correctamente el número de unidades que tiene el artículo AA41.

Utilizando las funciones SI.ERROR y BUSCARV de esta forma realiza las búsquedas en los dos rangos. Además anidando funciones SI.ERROR podemos realizar búsquedas en tantos rangos queramos.

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