¿Por qué es importante manejar las macros en Excel?

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Cuando trabajas con programas de edición de textos o hojas de cálculo, repetir constantemente los mismos comandos puede ser agotador. Las macros, que registran secuencias de comandos para ejecutar automáticamente, son un gran alivio en este sentido. En el caso de Microsoft Excel, estas macros son fundamentales y bastante útiles.

En este artículo exploraremos la importancia de las macros, detallaremos sus ventajas en su utilización, mostraremos cómo se visualiza una macro, explicaremos las diferentes formas de crear una macro y, finalmente, presentaremos un ejemplo práctico de su aplicación.

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¿Qué es una macro?

Una macro es una serie de instrucciones guardadas en Excel para ejecutarse en un momento específico. Son perfectas para simplificar tareas repetitivas como informes diarios de ventas o formateo de datos.

Estas macros se pueden grabar utilizando Visual Basic for Applications (VBA), un lenguaje de scripts que también se usa en otros programas de Office. Con VBA, las macros pueden automatizar tareas rutinarias e incluso agregar nuevas funciones a las hojas de cálculo.

Las ventajas de utilizar macros con Excel

Si, con anterioridad, consciente o inconscientemente, no se ha aprovechado la utilidad de las macros de Excel, no significa esto que haya sido en perjuicio del trabajo con archivos de Excel, pero sí que se ha elegido el camino más difícil. Y es que saltan a la vista las ventajas decisivas de la tecnología de macros que las convierten en una tarea obligatoria para todo aquel que quiera sacar el máximo partido al software de hojas de cálculo. Esto es lo que aporta crear macros con Excel:

  • Reducen la tasa de errores: con cada comando que se introduce manualmente en la hoja de cálculo aumenta la probabilidad de cometer un error y es que, especialmente cuando se trata de secuencias complejas de comandos y de acciones repetitivas, es muy fácil dar un paso en falso que bloquee incluso al programa al completo. Grabando macros, en cambio, solo esconde un potencial de error el propio proceso de su creación, pero si se hizo todo correctamente, la macro funciona siempre a la perfección.
  • Reducen el tiempo de trabajo: como las macros se crean una sola vez y se utilizan siempre que se necesite, ahorran un tiempo valioso que es posible dedicar a otras tareas.
  • Aumentan la utilidad de Excel: Con Visual Basic no solo se pueden programar macros, sino también desarrollar nuevas funciones. De este modo el usuario tiene la posibilidad de ampliar el abanico de funciones con aquellas adecuadas a sus necesidades y de simplificar de forma considerable sus fórmulas. Algo muy práctico es que Excel presenta estas funciones definidas por el usuario como si fueran nativas del programa y, más aún, el usuario puede fijar botones de acceso rápido a sus propias macros en la barra de símbolos.
  • Más funcionalidades: Nos permite añadir a Excel opciones que no se encuentran en el programa.
  • Automatizar tareas: La automatización trae beneficios como mayor eficiencia y productividad en un proceso. De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos  y en la toma de decisiones.

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¿Cómo se ve una macro en Excel?

Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

Para que sirve una macro en Excel

Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que toma un poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros debes  dedicar tiempo en resolver múltiples problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.

Las formas de crear una macro

Para crear una macro podremos utilizar la grabadora de macros o programando directamente, escribiendo en código VBA.

En ambos casos, tendremos como resultado una macro que se ha creado con código VBA. Sin embargo, la grabadora de macros tiene muchas más limitaciones que la programación directa.

Grabadora de macros:

La grabadora de macros es muy útil para crear macros más simples y para personas que no conocen el código VBA.

La ventaja que tiene es que es muy sencillo de utilizar ya que conforme nos grabamos realizando acciones nos va creando solo el código VBA. Si, por ejemplo,  seleccionamos un rango, le damos un formato, realizamos un cálculo y finalmente lo imprimimos, Excel nos creará el código VBA dese que hemos comenzado a grabar hasta que detenemos la grabación.

Programar directamente escribiendo el código VBA:

La grabadora tiene limitaciones ya que hay cosas que no se pueden grabar. Si decidimos realizar un evento mientras se cumpla una condición o queremos que aparezca una ventana de aviso cuando se termine un proceso. Mientras que una grabadora de macros realiza una serie de acciones, una detrás de otra, programando directamente no tendremos ningún tipo de limitación.

Solo con la programación directa podremos adaptar Excel a nuestras necesidades.

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Ejemplo de Macros en Excel

Intercalar filas en blanco con Macros: Se requiere insertar alguna fila de espacio en blanco para mejorar la presentación y ordenarla visualmente. Cuando el número de datos es muy grande, se hace necesario utilizar una manera más rápida, a través de macros.

Si en tu trabajo o escuela terminas haciendo la misma tarea repetitiva todos los días, te recomiendo usar las macros de Excel, ya que te permiten optimizar un proceso o tarea al solo ejecutar una macro desde un botón, incluso te permite disminuir los errores, porque con solo grabar una macro de forma correcta, no generara ningún error al realizar una tarea. Además de que al utilizar esta herramienta de Excel, le das un valor agregado a tu currículum.

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