EL PODER DE LA FUNCIÓN BDCONTARA

La función BDCONTARA en Excel es de gran ayuda cuando trabajamos con nuestros listados o Tablas en Excel, y no son suficiente mente potentes las «funciones normales» de Excel, por ejemplo necesitamos una suma condicionada a varios de los campos de nuestro origen de datos. Normalmente con la función SI, o con la suma condicionada SUMAR.SI o CONTAR.SI podíamos concluir nuestros análisis, de una forma elaborada.

Por ello existen las funciones de bases de datos, especialmente diseñadas para Bases de datos de Excel las funciones más básicas (SUMA, CONTARA, PROMEDIO, etc.); las diferenciamos por que estas funciones de bases de datos comienzan con «BD» (BDCONTARA, BDSUMA, etc).En esta oportunidad les compartimos una de las formas que podemos aprovechar estas funciones para poder obtener resultados efectivos cuando las variables se salen del alcance de las funciones comunes.

La función BDCONTARA (o función DCOUNTA en inglés) cuenta las celdas que no están en blanco, que tienen valores incluidos los de texto, en una columna de una base de datos y que además cumplen con una serie de criterios.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BDCONTARA

La función BDCONTARA tiene tres argumentos obligatorios:

BDCONTARA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

• Base_de_Datos (obligatorio): Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
• Nombre_de_campo (obligatorio): Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo «Edad» o «Rendimiento», o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
• Criterios (obligatorio): Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna.

Observaciones

• Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios. Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
• Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, se incluirá en la primera fila debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Excel no podrá agregar la nueva información.
• Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
• Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.

EJEMPLO DE LA FUNCIÓN BDCONTARA

En la siguiente imagen podrás observar una base de datos en el rango B4:D14 (MATRICULAS) que contiene información de las matriculas. Se desea saber la cantidad de matriculados en el curso de Excel.

La condición a cumplir está indicada en el rango F4:F5 (CURSOS), la función que he colocado en la celda G7 es la siguiente:

=BDCONTARA(MATRICULAS,1,CURSOS)

El primer argumento es precisamente el rango de celdas que contiene los datos. El segundo argumento es número de la columna que tiene los datos que serán contados así sea texto. El tercer argumento especifica las celdas donde se encuentra la condición que se debe cumplir. En la celda G7 devuelve el resultado correcto porque solamente existen cinco registros que como curso Excel.

Tener presente que la función BDCONTAR sólo tomará en cuenta datos numéricos y obviará los de texto; mientras que BDCONTARA contabilizará sólo las celdas que tengan cualquier tipo de texto (incluso un número) y descartará las que estén vacías.

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