COMO UTILIZAR 5 TÉCNICAS AVANZADAS DE TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL

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El problema que enfrentamos no es la escasez de datos; al contrario es encontrar significado en las cantidades grandes de datos. Por eso, he avocado por el uso de las Tablas Dinámicas, una característica en Excel para resumir y analizar tus datos.

Como todo usuario de Excel estamos inclinados a amar las hojas de cálculo. Pero también encuentro que uso las hojas de cálculo para organizar mi trabajo creativo e independiente. Sin importar para que uses las hojas de cálculo, una Tabla Dinámica puede ayudarte a encontrar un gran significado en los datos. A continuación te mostraremos cinco técnicas favoritas y avanzadas de Tabla Dinámica.

5 Técnicas Avanzadas de Tablas Dinámicas de Excel

Pasos para usar cada una de estas cinco características; Segmentación de Datos, Escala de Tiempo, Formato Tabular, Campo Calculado y Tablas Dinámicas Recomendadas.

1. Segmentación de Datos

Segmentación de Datos son herramientas de punto y clics para refinar los datos incluidos en la Tabla Dinámica de Excel. Inserta una segmentación y puedes cambiar fácilmente los datos que están incluidos en tu Tabla Dinámica.

Muchas veces, desarrollamos reportes de Tablas Dinámicas que serán usados por otros. Añadiendo segmentación puedes ayudar a los usuarios finales a personalizar el reporte a su gusto.

Para añadir una segmentación, da clic dentro de tu Tabla Dinámica y encuentra la pestaña Analizar en la cinta de Excel.

Marca las casillas múltiples para incluir una selección de columnas, cada una con su propia segmentación. Mantén presionado Control en tu teclado para seleccionar ítems múltiples dentro de la segmentación, lo que incluirá selecciones múltiples de una columna como parte de tus datos de Tabla Dinámica.

2. Escala de Tiempo

Las Escalas de Tiempo con un tipo especial de segmentación, usadas para retocar los datos incluidos como parte de tus datos de Tabla Dinámica. Si tus datos incluyen fechas, necesitas probar Escalas de Tiempo como una manera de seleccionar datos de un período de tiempo.

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Buscar en la ficha Analizar > Insertar Escala de Tiempo para añadir una escala de tiempo, un tipo de especial de segmentación que controla los datos incluidos en tu Tabla Dinámica de Excel basado en las fechas.

Si esta característica no funciona para ti, asegúrate de que tus datos originales tengan las fechas con formato de fecha en la hoja de cálculo.

Para añadir una escala de tiempo, asegúrate de que has seleccionado una Tabla Dinámica (dando clic dentro de ella) y luego dar clic en la opción Insertar > Escala de Tiempo en la cinta de Excel. En la ventana emergente, marca las casillas de las columnas de fecha (o multiples columnas) y presiona OK para crear una escala de tiempo.

Una vez que la escala de tiempo ha sido insertada, puedes dar clic y arrastrar los selectores en la escala de tiempo para cambiar lo que es incluido como una parte de la Tabla Dinámica.

Puedes cambiar la manera de que tu escala de tiempo funciona dando clic en el recuadro en la esquina inferior derecha. En vez de que la escala muestre fechas específicas, puedes cambiar la escala para mostrar fechas basados en el trimestre del año, por ejemplo.

3. Formato Tabular

La vista por defecto de la Tabla Dinámica de Excel parece una clase de cascada; a medida que arrastras más niveles de campos en las filas, Excel crea más «capas» en los datos.

El problema es que las Tablas Dinámicas en vista estándar son difíciles para escribir formulas. Si tienes tus datos en una Tabla Dinámica, pero quieres verla más como una hoja de cálculo tradicional, debes usar un formato tabular para tu Tabla Dinámica.

Ir a Diseño > Diseño de Informe > Mostrar en Formato Tabular para trabajar con tu Tabla Dinámica en un estilo de hoja de cálculo estándar.

¿Porqué debes usar Formato Tabular? Poniendo tu Tabla Dinámica en un estilo clásico te permitirá escribir formulas en los datos más fácilmente o pegarlos en un reporte separado.

Usar el Formato Tabular como una manera de hacer que tu Tabla Dinámica se vea más como una vista más estándar de filas y columnas. Para mi, es más fácil de usar un formato tabular en Excel la mayoría de tiempo. Se mira más como una vista de hoja de cálculo estándar y se siente más fácil escribir formulas y  trabajar con los datos dentro de la misma. Podría tomar esta vista y pegarla en una nueva pestaña más fácilmente.

4. Campo Calculado

El Campo Calculado es una manera de añadir una columna a tu Tabla Dinámica que no está en tus datos originales. Puedes usar un operación matemática estándar para crear un campo enteramente nuevo con el cual trabajar. Toma dos columnas existentes y usa matemática para crear nuevas.

Digamos que tenemos datos de venta en una hoja de cálculo. Tenemos el número de items vendidos, y el precio de venta para cada item. Este es el momento perfecto par usar un campo calculado para calcular el total de la orden.

Para comenzar, da clic dentro de una Tabla Dinámica y da clic en Analizar en la cinta. Da clic en el menú de Campos, Elementos y Conjuntos, y luego escoge Campo Calculado.

Ir a Analizar > Campos, Elementos y Conjuntos > Campo Calculado para insertar un campo calculado en tu Tabla Dinámica.

En la nueva ventana, comienza dando a tu campo calculado un nombre. En mi caso, la nombraré PF (Promedio Final). El promedio final es el promedio de notas (N1+N2+N3)/3. Luego doy doble clic en N1 (Nota 1) en la lista de campos en esta ventana.

Para calcular el PF, se suman las notas N1, N2 y N3. Y luego se divide entre 3.

Luego de haber añadido el nombre del campo, añadiré la señal de suma para cada nota, +, y luego doy doble clic en N2 (Nota 2) y en N3 (Nota 3) . Luego presionemos OK.

Ahora, Excel ha actualizado mi Tabla Dinámica con el nuevo campo calculado. Verás también la lista de Tablas Dinámicas en la lista de campos para que puedas arrastrar y soltarlas donde sea en el reporte, como lo necesites.

Si no quieres usar matemática en dos columnas, puedes también digitar manualmente tus propios valores aritméticos en el campo calculado.

Básicamente, los campos calculados pueden contener cualquiera de los operadores matemáticos estándar , como adición, sustracción, multiplicación y división. Usa estos campos calculados cuando no quieras actualizar el dato original.

5. Tablas Dinámicas Recomendadas

La característica de Tablas Dinámicas Recomendadas es tan buena que se siente como hacer trampa. En vez de gastar tiempo arrastrando y soltando tus campo, me encuentro a mi mismo comenzando con una de las configuraciones Recomendadas.

Ir a Insertar > Tablas Dinámicas Recomendadas para probar esta característica.

Esta característica es tan fácil de usar que no hay mucho que decir. Puedes usarla para hacer Tablas Dinámicas avanzadas en Excel rápidamente. Simplemente resalta tus datos, busca la pestaña Insertar en la cinta de Excel, y escoge Tablas Dinámicas Recomendadas.

La ventana emergente incluye una variedad de opciones para crear una Tabla Dinámica en tus datos originales. Da clic a través de los miniaturas en el lado izquierdo de la ventana para ver las opciones de Tabla Dinámica Recomendada que Excel generó.

La Tabla Dinámica Recomendada ofrece una variedad de opciones de un clic para analizar tus datos.

Aunque esta es una característica avanzada en la que no muchos usuarios piensan, es también una herramienta genial para comenzar a usar Tablas Dinámicas. No hay nada que te detenga de modificar una Tabla Dinámica cambiando los campos por tu propia cuenta, pero esto es cuestión de ahorrar tiempo.

También es una buena característica como una manera de explorar datos. Si no se lo que estoy buscando para cuando estoy comenzando a explorar datos, las Tablas Dinámicas Recomendadas de Excel son a veces lo más recomendado para iniciar.

Estas técnicas avanzadas de Excel te ayudaran a profundizar más en las Tablas Dinámicas, las cuales son unas de mis características favoritas para analizar y revisar un hoja de cálculo de Excel. Usando las Tablas Dinámicas para encontrar significado en set grandes de datos, con las cuales podemos tomar buenas decisiones.

Artículo que te recomendamos leer:
APRENDA COMO HACER SEGMENTACIÓN DE DATOS EN TABLAS DINÁMICAS

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