OPTIMIZA TU TRABAJO EN EXCEL UNIENDO DOS O VARIAS HOJAS DE CALCULO EN EXCEL

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Probablemente Excel de Microsoft es probablemente el programa de hojas de cálculo más usado en todo el mundo. Este programa te permite realizar calculas, listas, gráficos y un sinfín de acciones que cubrirá las necesidades de cualquier gestor, matemático, etc. Sin embargo, en ocasiones, la combinación de información entre archivos Excel puede tornarse algo complicada o digamos muy intuitiva.

A veces, los datos de Excel que necesitas están divididos en varias hojas o incluso en más de un archivo independiente. Este en este tipo de supuesto en los que puede que nos planteemos poseer toda la información en un solo archivo Excel en lugar de en varios diferentes.

Por lo general, la primera solución que se nos puede venir a la cabeza es usar el comando copiar en las celdas de un archivo Excel y pegar en el archivo Excel de destino. Sin embargo, dependiendo de la cantidad de datos con los que estés trabajando, esta tarea puede ser de una gran tortura y tiempo consumido.

Precisamente para facilitar este tipo de tareas, Microsoft Excel ofrece a sus usuarios diferentes formas mucho más inteligentes y fáciles de usar que te permite migrar todos los datos y formulas de un archivo Excel a otro.

Es más, esto es algo que se hace especialmente casi seguido si trabajamos con hojas voluminosas y repletas de todo tipo de datos. Es por ello que en estas mismas líneas vamos a mostrar la manera de fusionar estos elementos de un modo más cómodo. Con todo y con ello, antes de empezar a fusionar hojas, debemos organizarnos un poco. De este modo lo que evitamos es perder el tiempo a posterior, ya que planificando bien los elementos antes de unirlos, resultará más llevadero.

Ventajas de unir las hojas al trabajar en Excel

Debemos tener en cuenta que este es un programa para trabajar con datos numéricos que va mucho más allá de hacer cuentas para la economía doméstica. Sirve para esto, cierto, pero además muchas empresas gestionan enormes cantidades de datos, tanto propios como de otros, a través de este programa de Microsoft. Además, como la mayoría de nosotros sabemos, los documentos que aquí creamos están compuestos normalmente por enormes cantidad de números, operaciones, fórmulas, gráficos, etc.

De ahí la importancia de saber gestionar todo ello de la mejor manera posible, tanto a nivel de celdas, como de hojas, libros o ficheros completos. Por tanto, si estamos trabajando con otros, o en un gran proyecto, todo lo que nos vamos a contar a continuación seguro que nos será de enorme ayuda. Con todo ello tendremos la posibilidad de ganar en eficacia a la hora de trabajar con estos elementos que creamos en Excel.

Fusiona hojas y archivos en Excel de la mejor manera

Además es importante saber que para estas tareas en concreto, aunque tenemos la posibilidad de mover las hojas, es más recomendable copiarlas, por si acaso. Y es que sobre tod en ámbitos profesionales, es prefrible no perder nunca las hojas de Excel.  Así, si alguna vez necesitamos el archivo original de nuevo, tendremos la opción de usarlo. Para empezar debemos asegurarnos de tener todos los archivos de Excel que vamos a tratar, abiertos.

Solo entonces la función de fusión de Excel puede seleccionarlos. Al mismo tiempo, si vamos a mover hojas de varios archivos a un nuevo archivo, también debemos abrirlos previamente. Entonces abrimos el archivo Excel de origen y nos situamos en la hoja que deseamos copiar. A continuación hacemos clic en Inicio / Sección Celdas / Formato / Mover o copiar hoja.

O también podemos hacer un clic derecho sobre la hoja activa y seleccionar la opción Mover o copiar.

En ese momento se abrirá una ventana desde la que tendremos la oportunidad de seleccionar un archivo de Excel ya existente o crear un nuevo desde aquí mismo. De ese modo, cuando elijamos la opción de archivo nuevo, el programa creará instantáneamente un nuevo fichero, pero no lo guardará. De igual modo, cuando elegimos un archivo ya existente, tenemos la opción de seleccionar dónde se insertará esta hoja. En concreto podremos especificar si antes o después de las hojas existentes, o al final de todas ellas.

Es recomendable que nos aseguremos de que la casilla Crear una copia, está marcada, algo que no sucede por defecto. Así nos aseguramos de que las hojas ya existentes permanezcan en el libro de origen, si no activamos dicha casilla, la hoja se eliminará del libro de trabajo de origen y será pegada en el nuevo libro.

Al definir el libro de destino y activar la casilla Crear una copia pulsamos en Aceptar y veremos que la hoja seleccionada será copiada al libro en mención:

En esta publicación aprendiste sobre cómo combinar hojas de Excel. Cuando tienes muchas hojas que necesites unir entre sí, usas este enfoque y te ahorraras tiempo para que puedas volver a la tarea que tengas en manos.

Artículo que te recomendamos leer:
CÓMO PROTEGER LOS LIBROS, LAS HOJAS DE TRABAJO Y LAS CELDAS EN EXCEL

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Cuando los datos de nuestra hoja son extensos y queremos crear un reporte que nos permita mostrar un resumen con los subtotales para cada una de las categorías de los datos, entonces podemos realizar una agrupación de filas en Excel, lo cual nos permitirá obtener el resultado deseado en nuestro reporte.

Agrupar filas en Excel funciona mejor para hojas de trabajo estructuradas que tienen encabezados de columna, sin filas o columnas en blanco y una fila de resumen (subtotal) para cada subconjunto de filas.

Para agrupar filas en Excel tenemos dos métodos: el automático y el manual. En esta ocasión revisaremos ambos casos y veremos los beneficios de cada uno de ellos. Para nuestro ejemplo utilizaré una pequeña muestra de datos que contiene la información de ventas de una empresa.

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Nuestro primer objetivo será mostrar el total de los artículos vendidos en cada mes así como el monto total de las ventas. Esto quiere decir que, independientemente del método que decidamos utilizar, tendremos que agrupar la información por mes, por lo que el primer paso que debemos dar es asegurarnos que los datos están ordenados por la columna Mes tal como lo ves en la imagen anterior.

AGRUPAR FILAS EN EXCEL AUTOMÁTICAMENTE

Para agrupar filas en Excel automáticamente utilizaremos el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Esquema.

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Antes de ejecutar dicho comando debemos asegurarnos de seleccionar cualquier celda de nuestra hoja que contenga datos y entonces pulsar el botón Subtotal lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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La primera de las listas, la cual tiene la etiqueta Para cada cambio en, mostrará cada una de las columnas de nuestros datos. Esto nos indica que Excel agregará una nueva fila con los subtotales cada vez que detecte un cambio en esa columna y además agrupara dichas filas. Para nuestro ejemplo he elegido la columna Mes porque son los datos que deseo agrupar.

La siguiente lista nos permite elegir la operación que deseamos aplicar sobre las columnas. Las opciones son diversas como la suma, cuenta, promedio, máximo, mínimo, etc. Ya que para nuestro reporte quiero mostrar la suma de artículos y de ventas, entonces selecciono dicha función.

La tercera opción nos permite elegir las columnas sobre las cuales se efectuará la operación y de manera predeterminada Excel nos sugerirá alguna columna pero será nuestra responsabilidad asegurarnos que la operación a realizar hace sentido sobre dicha columna. Para nuestro ejemplo Excel sugirió la columna Ventas y manualmente agregué la columna Artículos.

La opción Reemplazar subtotales actuales hace sentido cuando ya hemos creado previamente subtotales para los datos. Si seleccionamos esta opción, entonces se insertarán los nuevos resultados sobre la misma línea de subtotales o de lo contrario se creará una nueva línea.

La opción Salto de página entre grupos se encargará de insertar un salto de página después de cada cambio en la columna indicada. La verdad es que esta opción casi nunca la utilizo, pero es importante que sepas lo que hace.

Finalmente la opción Resumen debajo de los datos se encarga de insertar la fila de subtotales por debajo de cada grupo. Si removemos esta selección, entonces la fila de subtotales estará por arriba de cada grupo.

Ahora que tenemos una idea más clara sobre todas las opciones del cuadro de diálogo Subtotales, haré clic en el botón Aceptar y tendremos el siguiente resultado:

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Observa que a la izquierda de los encabezados de fila se han agregado unas líneas verticales junto con unos recuadros que contienen el símbolo menos [-]. Al pulsar en cualquiera de esos recuadros se colapsarán las filas correspondientes al grupo. Por ejemplo, en la siguiente imagen ya no se muestran las filas con los detalles del mes de Febrero sino solamente la fila del subtotal.

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Observa que el recuadro de la izquierda, donde hice clic previamente, ya no muestra el símbolo menos [-] sino que tiene el símbolo más [+] y si hacemos clic sobre dicho recuadro se volverán a expandir las filas del grupo. También podrás utilizar los botones Mostrar detalle y Ocultar detalle que se habrán habilitado dentro de la ficha Datos > Esquema.

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Además de los controles anteriores, se habrán agregado unos botones de nivel justo por arriba de  las líneas verticales, prácticamente a la izquierda del encabezado de la columna A, y que para este  ejemplo tienen los números 1, 2 y 3.

Cada número indica un nivel de detalle de los datos. Entre más grande sea el número significa que se mostrará mayor detalle de los datos. Para nuestro ejemplo, el nivel 3 significa que se mostrarán las filas de datos, los subtotales de cada grupo y el total general. Si hacemos clic en el nivel 2, se mostrarán solamente los subtotales y el total general.

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Si haces clic en el botón del nivel 1, entonces se mostrará solamente la fila con el Total general. Ahora que ya sabemos cómo agrupar filas en Excel, te mostraré como desagrupar los datos en caso de que lo necesites.

CÓMO DESAGRUPAR FILAS EN EXCEL

Ya que hemos utilizado el comando Subtotales para agrupar las filas de nuestros datos, te sugiero volver a utilizar dicho comando para desagrupar las filas. Una vez que abras el cuadro de diálogo Subtotales, deberás hacer clic en el botón Quitar todos.

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Esto dejará los datos tal como los teníamos al principio, es decir, quitará la agrupación de filas y además removerá las filas de subtotales y el total general. Si por el contrario, solamente deseas desagrupar las filas, pero que permanezcan los subtotales y el total general, deberás abrir menú desplegable del botón Desagrupar y elegir la opción Borrar esquema.

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Si posteriormente quieres remover fácilmente las filas de subtotales y el total general, deberás ejecutar el comando Subtotales y pulsar el botón Quitar todos.

OTRO EJEMPLO DE AGRUPACIÓN DE FILAS

Si en lugar de agrupar los datos por la columna Mes, queremos conocer el total de Artículo y Ventas para cada Vendedor, entonces debemos comenzar por ordenar los datos por dicha columna.

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Posteriormente, al ejecutar el comando Subtotales, debes asegurarte de seleccionar la columna Vendedor dentro de la primera lista.

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Al pulsar el botón Aceptar se hará la agrupación de filas en base al nombre del vendedor y se agregarán los subtotales correspondientes.

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En este caso, la presentación del reporte ha cambiado un poco ya que presenta un enfoque diferente de los datos donde podemos ver fácilmente los objetivos alcanzados por cada uno de los vendedores durante el primer trimestre del año. Sin embargo, si comparas el total general de este reporte con el que hicimos en la sección anterior, observarás que tienen el mismo resultado.

GRUPOS CON OPERACIONES DIFERENTES

Otra variante común al momento de agrupar filas en Excel es cuando queremos aplicar dos operaciones diferentes sobre las columnas. Por ejemplo, ¿cómo podemos hacer que nuestro reporte muestre la cantidad de vendedores que participaron en cada mes además del total de artículos y ventas?

Para hacer este tipo de reporte debemos  estar dispuestos a tener dos filas de subtotales: una para la función suma y otra fila para la función de cuenta. El reporte lo podemos hacer en dos pasos: primero creamos el mismo reporte del primer ejemplo y en seguida volvemos a ejecutar el comando Subtotales, solo que en esta segunda ocasión nos aseguramos de tres cosas:

  1. Elegir la función Recuento(contar).
  2. Agregar el subtotal a la columna Vendedor.
  3. Desmarcar la opción Reemplazar subtotales actuales.
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Observa que en la parte posterior de la ventana Subtotales se ven los datos que ya fueron agrupados previamente con la función Suma para las columnas Artículos y Ventas. Al pulsar el botón Aceptar obtendremos el siguiente resultado.

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Si queremos que los subtotales de ambas operaciones estén en una misma línea, la única opción que tenemos es realizar la agrupación de filas manualmente.

CÓMO AGRUPAR FILAS MANUALMENTE

La única ocasión que considero adecuada para el método Manual es cuando queremos tener una sola línea de subtotales donde se apliquen diferentes tipos de cálculo sobre las columnas. Este método se refiere a que Excel se podrá encargar de la agrupación, pero nosotros tendremos que agregar manualmente las filas de subtotales.

En la siguiente imagen puedes observar los datos originales de nuestro ejemplo y además que he insertado manualmente las filas 8, 14, 22 y 23. En las celdas de cada fila he insertado las fórmulas que necesito, por ejemplo, la celda D8 hace uso de la función SUMA para obtener el total de las filas superiores.

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Por el contrario, la celda B8 utiliza la función CONTARA para hacer la cuenta de los vendedores del mes. Una vez que he creado manualmente cada una de las filas de subtotales y del total general, debo ir a la ficha Datos > Esquema y abrir el menú del comando Agrupar para seleccionar la opción Autoesquema.

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Excel reconocerá automáticamente el esquema previamente definido y realizará la agrupación correspondiente de los datos.

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Para desagrupar las filas de este reporte podrás ir al comando Desagrupar y seleccionar la opción de menú Borrar esquema.

Como puedes observar, este reporte incluye dos operaciones diferentes en una misma línea, algo  que no podemos lograr con el comando Subtotales. Este es el único caso donde recomiendo utilizar el procedimiento manual ya que, para la gran mayoría de los casos, el comando Subtotales será suficiente para agrupar y desagrupar filas en Excel.

Artículo que te recomendamos leer:
REEMPLAZAR FÓRMULAS RÁPIDAMENTE EN EXCEL

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