Los proveedores no se imaginan el perjuicio que causan a las empresas cuando no entregan los productos o servicios en los tiempos previstos, o peor aún, hacen entrega de un producto defectuoso o en malas condiciones. Este “desliz” genera que la empresa también retrase la entrega de productos con sus respectivos clientes. Si tu empresa depende de la externalización de servicios o productos, debes saber de lo que hablo. Por eso, al establecer relaciones laborales con proveedores hay que tener en cuenta estos puntos para evitar futuras discusiones:
1.Un contrato por delante
No importa si el producto o servicio que nos brindará el proveedor es de bajo presupuesto. Nunca hay que dejar que la relación con el proveedor se maneje de palabra, sino que hay que redactar y firmar un contrato que establezca las responsabilidades de ambas partes. Así, si existe un incumplimiento por parte del proveedor, contaremos con el documento que testifique que una de las partes no cumplió, y por tanto, la transacción final no se podrá realizar bajo los términos establecidos previamente.
2.Comunicación cara a cara
A pesar de vivir en la Era de la Información, para muchos proveedores las nuevas tecnologías representan todavía una cosa accesoria. Por ello, si no queremos padecer con futuras omisiones o faltas por parte de los proveedores, lo mejor es establecer contacto cara a cara, para que cualquier duda o interrogante quede despejada en el momento.
3.Revisiones continuas
Si el contrato entre nuestra empresa y los proveedores va a ser de larga duración, por ejemplo, se pide un stock de productos para dentro de 3 meses, lo óptimo no es dejar que los proveedores se manejen autónomamente, sino que debemos establecer reuniones de trabajo semanales para verificar el avance del trabajo. Los proveedores actúan con mayor eficiencia cuando el cliente está pendiente de la realización de la tarea exigida.
4.Tomar en cuenta las variables
Los proveedores pueden terminar el trabajo en el tiempo previsto, sin embargo, quizás no cuenten con el capital necesario como para pagar el transporte que lleve dicho lote de productos hasta nuestra ubicación. Hay detalles que quizás no se contemplen en el contrato, pero que de igual forma, hay que estar vigilantes de su cumplimiento. Variables como el transporte, inventarios o personal, son algunos de los aspectos que generalmente quedan olvidados en un contrato entre empresa y proveedores.
5.Las promesas aclaradas
Existen algunas promesas que lanzan los proveedores que son realizadas con el único fin de lograr la firma de un contrato. Sin embargo, si uno va a la raíz de esas promesas, encontraremos que son ambiguas o carecen de sustento fáctico. ¿Cómo es posible que un proveedor X pueda entregar un lote de productos en menor tiempo si cuenta con la misma capacidad instalada? No hablamos de una promesa como tal, hablamos de una quimera.
Una recomendación final para los empresarios: un producto o servicio terminado al 99% no representa el producto o servicio solicitado. El trabajo debe ser entregado en su totalidad. De no ser así, la empresa (es decir, el cliente) tiene la facultad de devolver el producto entregado ya que no cumplió con las especificaciones del contrato. En las relaciones con los proveedores no puede prevalecer la frase “poco es mejor que nada”.
Fuente: gestiopolis.com / pymesyautonomos.com
