El numeral 4) del artículo 87º del Código Tributario determina como exigencia a los contribuyentes, el llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT.
los sistemas, programas, soportes portadores de microformas grabadas, soportes magnéticos y demás antecedentes computarizados de contabilidad que los sustituyan, registrando las actividades u operaciones que se vinculen con la tributación conforme a lo establecido en las normas pertinentes.
De este modo, los libros y registros contables constituyen herramientas donde los contribuyentes registran información relacionada con las transacciones que realizan y que les sirven de sustento ante cualquier operación de fiscalización.
Una de las exigencias considerada como formalidad que deben cumplir los contribuyentes es el empaste de los libros y registros contables, cuando éstos son llevados en hojas sueltas que previamente fueron legalizadas por el notario de la localidad donde está ubicado el domicilio fiscal del contribuyente o el juez de paz, en caso no exista notario en la misma.
Conforme lo indica el texto del artículo 5º de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.
La obligación señalada en el párrafo anterior no será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables. Ello determina que si por ejemplo en un libro durante el ejercicio solo se han utilizado 15 hojas, el contribuyente puede esperar al siguiente ejercicio para completar el número de hojas indicado para poder empastar.
La exigencia del empaste en el plazo que vence el 30 de abril se encuentra en el numeral 5.2 del artículo 5° de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, cuando indica que el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.
En el caso específico que no se reúnan las 20 hojas, el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.
Advertimos que el espiralado o anillado de las hojas sueltas no califica como empaste, por lo que no se estaría cumpliendo las obligaciones señaladas anteriormente.
Cabe resaltar que en los casos indicados anteriormente, se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.
¿Qué sucede si existen hojas sueltas o continuas en blanco no utilizadas?
El numeral 5.3 de la norma comentada anteriormente precisa que las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
¿Se puede realizar el empaste en varios tomos?
La respuesta a esta consulta la encontramos en el numeral 5.4 de la Resolución antes anotada, allí se precisa que de realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.
La infracción por no haber cumplido con el empaste de los libros y registros contables está tipificada en el numeral 2) del artículo 175° del Código Tributario y se sanciona con una multa equivalente al 0.3% de los ingresos netos del ejercicio anterior.
Debemos aclarar que los libros y registros electrónicos no se imprimen por lo que no les alcanza la obligación de empastarlos
Tenga en cuenta esta información para efectos de evitar alguna contingencia con el fisco.
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