Gastos de representación: Tratamiento tributario-DJ Anual

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En la actualidad, las empresas implementan diversas estrategias de marketing para fortalecer su posición en el mercado y cultivar la lealtad de los clientes, así como atraer nuevos. Una táctica común consiste en agasajar a clientes potenciales o existentes con cenas, almuerzos u otras invitaciones, así como enviarles obsequios como portalaptops, portalápices, agendas, lapiceros, llaveros, termos, entre otros. Estos gastos se denominan gastos de representación. Pero ¿son deducibles todos estos conceptos para efectos de la DJ Anual? Entérate en el siguiente artículo.

Los gastos de representación contribuyen con una mayor generación de ingresos gravados con el impuesto a la renta (en adelante, IR) así como mantener la fuente productora; es decir, se cumple con el principio de causalidad, por ende, son deducibles para determinar la renta neta del ejercicio, y asimismo otorgan el derecho a poder aplicar el crédito fiscal del impuesto general a las ventas (en adelante, IGV), además de cumplir con los criterios de razonabilidad, proporcionalidad y generalidad.

El presente artículo tiene como objetivo desarrollar el tratamiento sobre los gastos de representación, tanto para fines del IR y del IGV y las respectivas aplicaciones prácticas, sin dejar de mencionar jurisprudencia que ha producido el Tribunal Fiscal para contar con una mayor información y darse una idea clara de cómo se ha ido desarrollando la consideración y aplicación de dicho gasto.

El gasto de representación

Se considera gasto de representación propio del giro del negocio a los efectuados por la empresa con la finalidad de ser representada fuera de sus oficinas, locales o establecimientos. Aquellos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes o también a proveedores (no incluye promoción o publicidad masiva).

Deducibilidad del gasto de representación

La Ley del Impuesto a la Renta, en su artículo 37, inciso q), indica que son gastos deducibles:

“Los gastos de representación propios del giro del negocio son deducibles para fines del IR, siempre que anualmente no exceda del medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, hasta un máximo de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias”.

Asimismo, el inciso m) del artículo 21 del Reglamento de la LIR señala que no se encuentran comprendidos en el concepto de gastos de representación, los gastos de viaje y las erogaciones dirigidas a la masa de consumidores reales o potenciales, tales como los gastos de propaganda.

Caso práctico:

Durante el ejercicio 2023 la empresa PeruContable S.A.C incurrió en gastos por comidas y obsequios a sus clientes. Asimismo, tuvo ingresos brutos por S/ 1,000,000.00. En primer lugar, la empresa determina que del total, S/ 50,000.00 califican como gastos de representación. Se pide calcular el monto máximo deducible y el reparo tributario.

Solución:

El primer paso es determinar el monto límite, para lo cual debe tener en cuenta los dos parámetros:

Es asi que, se deducirán S/5,000 y se adicionará en la DJ Anual los S/45,000 de exceso. Del mismo modo se tiene que reparar el IGV, ya que no se esta cumpliendo con el requisito sustancial – Artículo 18 del TUO del IGV, esto último conlleva a rectificar él declara fácil.

(1) Cabe indicar que las empresas deberán demostrar la causalidad de dichas adquisiciones, respecto de la generación de rentas gravadas; por tanto, para la deducción del gasto, es indispensable acreditar el gasto con el comprobante de pago correspondiente.

(2) Recordemos que para que un gasto se considere deducible para poder determinar la renta neta de tercera categoría, necesariamente deberá cumplir con el denominado “principio de causalidad”, el cual se encuentra regulado en el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta (en adelante, LIR), que señala que para establecer la renta neta de tercera categoría se deducirá de la renta bruta los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, en tanto la deducción no esté expresamente prohibida por esta ley.

¿Cómo acreditar la entrega de los obsequios a los clientes?

En caso de que el gasto de representación se trate de obsequio de bienes, debe emitirse el correspondiente comprobante de pago con la leyenda de forma transversal “transferencia a título gratuito”, consignar referencialmente el valor de venta que hubiera correspondido a la operación, ello conforme con lo regulado en el numeral 8 del artículo 8 del Reglamento de Comprobantes de Pago.

Además de los comprobantes de pago, también se debe acreditar de forma fehaciente la entrega o destino real de los obsequios. Esta exigencia es muy importante, por el hecho de que son clientes plenamente identificados con quienes la empresa tiene operaciones recurrentes, por ello se debe formar, o forjar, la prueba de estos gastos, de esta forma se evita cualquier futuro cuestionamiento por parte de los funcionarios de la Sunat dentro del contexto de un procedimiento de verificación regular o de fiscalización.

Así, es recomendable que la empresa forme una carpeta por cliente con toda la información relevante que sustente suficientemente los comprobantes de pago que acreditan el gasto, así como el número de operaciones que se tiene por periodo que demuestre la importancia del cliente para los resultados económicos de dicha empresa que tiene el interés de descartar riesgos fiscales sobre su gasto del IR como su derecho al crédito fiscal del IGV.

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