La importancia de dominar las funciones de base de datos en Excel es porque ellas permiten conocer y compartir información vital a gran velocidad. Por tanto, su utilización es común en las empresas data driven, las cuales entienden que mediante la analítica de datos pueden tomar decisiones cinco veces más rápido que la competencia (Bain & Company).
En este mismo contexto, se aprecia que el precio del mercado de la analítica de datos llegue próximamente a los 20 mil millones de dólares (según Gartner). Por tanto, muchas organizaciones están perfeccionando sus procesos de gestión y análisis de datos, incluyendo el uso de las funciones de databases en Excel.
¿QUÉ SON LAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS EN EXCEL?
Las funciones de base de datos son las que permiten la creación, modificación y depuración de los datos dentro de una database en Excel. Esto mediante operaciones matemáticas que se cumplen de manera automática según las especificaciones del usuario y la sintaxis de cada función introducida. Dichas operaciones pueden ser de suma, multiplicación, conteo o extracción.
Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.
Estas funciones son similares al resto de funciones ofrecidas por Excel, pero en este caso llevan el prefijo BD en su sintaxis, lo cual hace referencia a su utilidad solo en las bases de datos.
TIPOS DE FUNCIONES DE BASE DE DATOS EN EXCEL
Excel tiene doce funciones de base de datos. Dichas funciones son las siguientes:
| FUNCIÓN | INGLÉS | DESCRIPCIÓN |
| BDCONTAR | DCOUNT | Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna) de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas. |
| BDCONTARA | DCOUNTA | Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo (columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas. |
| BDDESVEST | DSTDEV | Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos. |
| BDDESVESTP | DSTDEVP | Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos. |
| BDEXTRAER | DGET | Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas. |
| BDMAX | DMAX | Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. |
| BDMIN | DMIN | Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas. |
| BDPRODUCTO | DPRODUCT | Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. |
| BDPROMEDIO | DAVERAGE | Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. |
| BDSUMA | DSUM | Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas. |
| BDVAR | DVAR | Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos. |
| BDVARP | DVARP | Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos. |
SINTAXIS DE LAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS EN EXCEL
De acuerdo con los tipos de funciones vistos anteriormente, tenemos que la sintaxis de las funciones de base de datos en Excel son las siguientes:
- BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
- BDCONTARA(base de datos, campo, criterios)
- BDDESVEST(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
- BDDESVESTP(base de datos, campo, criterios)
- BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
- BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
- BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
- BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
- BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
- BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
- BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
- BDVARP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
Todas tienen la misma sintaxis.
FUNCIÓN_BD(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Cada una de estas funciones (denominadas colectivamente funciones de base de datos), usa los siguientes tres argumentos que se refieren a los rangos de la hoja de cálculo usado:
- base_de_datos: es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. La referencia se puede introducir como rango de celdas o como nombre que representa el rango que contiene la lista.
- nombre_de_campo: indica el campo que se utiliza en la función. Puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo «Edad» o «Campo» o bien como un número que represente la posición de la columna en la lista (1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente).
- criterios: es el rango de celdas que contiene los criterios para la base de datos.Se puede utilizar cualquier rango en el parámetro criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna.
Con este tema fue posible conocer las principales funciones para la base de datos en Excel. De este modo, cualquier usuario se vuelve capaz de manipular información de manera eficiente en el registro en Excel, muchos usuarios y empresarios pueden analizar y evaluar el contenido de estas bases de datos. El cual les facilita y agiliza el proceso para continuar dedicando su tiempo a otras tareas.
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