Sepa estos trucos en Excel para hacer más fácil la contabilidad

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Tanto si eres un profesional de la contabilidad como si eres un empresario, emprendedor o autónomo te enfrentas a menudo con la ingente tarea de cuadrar las cuentas y Excel es la herramienta estandar. Tómate un tiempo para aprender algunos consejos y trucos de Excel que te ayudarán a hacer las cosas de una forma más rápida e eficaz.

Usa atajos de teclado para cambiar el formato de las celdas

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En determinadas circunstancias en las que necesita dar formato a una gran cantidad de datos, Excel ofrece atajos de teclado para ahorrar tiempo con muchas funciones habituales de formato. Estos son algunos ejemplos:

Formato de números para incluir dos decimales: Ctrl + Shift + 1

Formato de datos como “tiempo”: Ctrl + Shift + 2

Formato como “fecha”: Ctrl + Shift + 3

Formato como moneda: Ctrl + Shift + 4

Formato de dato porcentual: Ctrl + Shift + 5

Formato en forma científica / exponencial: Ctrl + Shift + 6

Utiliza “Sparklines” para mostrar datos

Los “Sparklines” (minigráficos) son una característica integrada en Excel 2010, Excel 2011 para Mac y Excel 2013 que te permiten mostrar gráficos pequeños dentro de las céldas. Pueden ser gráficos de líneas, gráficos de barras o gráficos de ganancia / pérdida simple. Para crear un gráfico “Sparkline”, selecciona el rango de datos que te gustaría incluir, haz clic en el menú “Insertar”, luego elije una de las opciones del gráfico. Selecciona un rango de ubicación, que debe ser ubicado a lo largo de una fila o columna en la misma hoja de cálculo como el rango de datos seleccionado. Los “Sparkline” son muy útiles para visualizar fácilmente los datos en un formato compacto.

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Manipular datos con tablas dinámicas

Cuando tienes un gran conjunto de datos destacados, la creación de una tabla dinámica te permite manipularlos fácilmente. Este tipo de tablas son interactivas y te ayudan a analizar los datos, detectar patrones y hacer comparaciones. La creación de una tabla dinámica es tan fácil como utilizar el asistente de incorporación de tablas y gráficos dinámicos, ubicado en la pestaña “datos”. El propio asistente te ayudará a elegir los datos que quieres incluir en el gráfico dinámico y a dar formato a la información de una manera significativa.

Ocultar valores cero

Aprender a ocultar valores veros puede ser útil cuando nos encontramos dentro de grandes conjuntos de datos por lo que nos permite ver los datos con mayor claridad. Para ocultar valores cero solo hay que cambiar las opciones de configuración de Excel. Haz clic en la pestaña “archivo” > “opciones” > “avanzado” y desactiva la casilla “mostrar un cero en las celdas que tienen valor cero”. En el caso de los usuarios de MAC, ir a la pestaña “Excel” y selecciona “preferencias” y por último desmarca “mostrar valores cero”.

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