Revisión ortográfica y gramatical del Documento en Word

La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word 2016 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante, conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.

La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.

La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo «Los libros son buenas»; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.

Con Word, podemos realizar revisiones ortográficas o revisiones gramaticales o ambas a la vez, como veremos a continuación.

Revisión ortográfica

Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.

• Revisar al finalizar

1. Para establecer esta forma de revisión debemos ir a la Cinta de Opciones.
2. Seleccionar la pestaña Revisar  y allí seleccionar el grupo  Revisión.

Luego sobre el icono del grupo Ortografía y gramática 

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana a la derecha informándonos de ello.

Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.

Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería «Cambiar todas», pero veamos el significado de cada uno de ellos:

•  Omitir: No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento. 
• Omitir todas: Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.
• Agregar al diccionario: Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. 
• Cambiar: La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
• Cambiar todas: Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada. 
• Auto corrección: Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Auto corrección. Más adelante se explica en qué consiste la auto corrección.

De la misma manera, la pestaña Revisar nos permite seleccionar el Idioma del diccionario tenemos el botón del triángulo para desplegar una lista en la que se selecciona Establecer idioma de corrección… una vez hecho esto aparecerá una ventana donde te permitirá elegir el idioma que desees la corrección. 

El botón Opciones nos lleva al cuadro de diálogo que hemos visto al principio de esta página. El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión ortográfica, uno a uno, pidiéndonos la confirmación.

•  Revisar mientras se escribe

Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión lo único que debemos de hacer es no cerrar la venta que se despliega a la derecha cuando hacemos clic en Revisar – Ortografía y gramática

A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto.

Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.

Veamos las opciones de esta ventana:

• Sugerencias: En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.
• Omitir todas: Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.

En caso de faltar el botón Omitir, no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.

• Agregar al diccionario: Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
• Auto corrección: Si hacemos clic en Auto corrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cuál de ellas añadimos a la lista de auto corrección. 
• Idioma: Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. 
• Ortografía: Al hacer clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el ítem Revisar al finalizar.

Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador.  

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