¿QUÉ ES POWER PIVOT PARA EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE?

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Power pivot es un complemento de Microsoft Excel que aparece en 2010 acompañado de otros complementos como Power Query, Power View y Power maps. Power Pivot te permite analizar grandes tablas de datos creando complejos modelos de datos y relaciones entre las fuentes de datos para trabajar con conjuntos de gran tamaño.

Power Pivot es tan importante porqué consiguió abandonar las limitaciones que tenía Excel. Power Pivot para Excel te ayudará a analizar grandes cantidades de información y a crear modelos de datos altamente sofisticados. Podemos utilizar Power Pivot para importar grandes volúmenes de datos provenientes de diversas fuentes y posteriormente hacer un análisis de la información. Las herramientas de análisis y generación de reportes en Excel son muy buenas, pero una vez que descubres el potencial de Power Pivot te das cuenta que esta pieza de software coloca a Excel en un nivel superior.

MICROSOFT Y LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Tal vez hayas escuchado el término Inteligencia de negocios (Business Intelligence) que también es conocido como BI por sus siglas en inglés. En caso de no conocer el significado de este término, una búsqueda en Wikipedia te dará una excelente definición: “Inteligencia de negocios se refiere al uso de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones”.

Las herramientas informáticas de inteligencia de negocios nos ayudan a extraer datos de distintas fuentes, depurarlos y prepararlos para hacer un buen análisis y crear reportes que nos ayuden a tomar mejores decisiones. La realidad es que dentro de una empresa, los datos corporativos están contenidos en repositorios especializados como SQL Server, Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, etc., y no cualquier persona tiene acceso a dicha información.

Generalmente el acceso a los datos corporativos será controlado por el departamento de informática, o por un profesional de sistemas de información, ya que ellos tienen los conocimientos técnicos necesarios para utilizar y extraer los datos de dichas herramientas. Sin embargo, con el paso del tiempo las empresas de software como Microsoft, han evolucionado sus herramientas para crear algo que se llama inteligencia de negocios de auto-servicio (self-service BI). Este tipo de herramientas ya no requieren que las personas tengan tantos conocimientos técnicos para extraer y utilizar los datos corporativos para generar sus propios reportes.

Con las herramientas de inteligencia de negocios de auto-servicio cualquier persona de la empresa puede tener acceso a los datos corporativos sin temor a causar algún daño o hacer alguna eliminación de datos que ponga en riesgo la integrad de los sistemas corporativos.

Power Pivot forma parte de esa gama de herramientas de inteligencia de negocios de auto-servicio que Microsoft ha creado en lo últimos años. De hecho, Excel es una parte fundamental dentro de la estrategia de Inteligencia de negocios de Microsoft debido a la gran cantidad de usuarios y adopción que tiene esta herramienta alrededor del mundo.

CÓMO ACTIVAR POWER PIVOT

A partir de la versión de Office 2016 Power Pivot viene incluido en Excel pero no se encuentra activado para su uso por lo que es necesario realizar un proceso para que este complemento pueda ser utilizado.

Para activar Power Pivot hay que ir a la pestaña Programador y seleccionar la opción Complementos COM. En la ventana emergente que aparece se debe marcar la casilla Microsoft Power Pivot for Excel y aceptar.

Ahora aparecerá una nueva pestaña llamada Power Pivot desde la cual se podrá acceder a las distintas opciones y herramientas de este complemento.

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QUÉ ES UN MODELO DE DATOS

Para poder trabajar con esta herramienta de Excel es necesario conocer qué es un modelo de datos. Un modelo de datos consiste en la integración de diferentes tablas de Excel o datos externos obtenidos con Power Pivot (desde Administrar) o con Power Query (desde la pestaña Datos en el propio Excel). Estas tablas estarán relacionadas entre sí formando un modelo relacional.

CUÁL ES LA UTILIDAD DE POWER PIVOT

Combinar distintas tablas de datos para trabajar con grandes cantidades de datos de forma más fácil resulta muy sencillo con Power Pivot, reduciendo la posibilidad de cometer errores en las fórmulas. Gracias al lenguaje DAX (expresiones de análisis de datos) se pueden crear poderosas fórmulas que no están al alcance del Excel tradicional.

Utilizando Excel Power Pivot se puede realizar un mejor análisis de negocio utilizando una gran cantidad de información que se puede obtener en tiempo real y que mejora de forma inteligente la toma de decisiones (decisiones más rápidas y certeras).

Es altamente complicado, y poco recomendable, utilizar solamente la funcionalidad de Excel para mantener una base de datos empresarial. Sin embargo, Power Pivot nos permitirá acceder a múltiples fuentes de datos para integrar la información en Excel y crear nuestro Modelo de Datos tal como lo haría cualquier profesional de TI.

Qué es el complemento Power Pivot en Excel

Las relaciones que podemos crear entre las tablas nos permitirán realizar consultas complejas de una manera mucho más simple de lo que podríamos lograr solo con Excel. Además, es posible relacionar tablas que provengan de fuentes de datos diferentes y tratarlas como si fueran una sola tabla, lo que convierte a nuestro modelo de datos en Power Pivot en algo único y de mucha utilidad.

Power Pivot ha sido diseñado y construido para permitirnos trabajar con millones de registros de una manera eficiente. Si eres un analista de datos en Excel, seguramente has trabajado con hojas de cálculo que aumentan constantemente de tamaño y entre mayor sea la cantidad de datos, las fórmulas de Excel se harán más lentas. Power Pivot realiza cálculos de una manera más eficiente y rápida aun cuando los datos crezcan y aunque tengamos varias tablas relacionadas con millones de registros.

Por si esto fuera poco, Power Pivot trae consigo una serie de funciones que podrás utilizar para agregar cálculos al modelo de datos. Estas funciones son conocidas como funciones DAX (Data Analysis eXpressions) y su uso es muy similar al de las funciones que ya conocemos en Excel.

Descubre qué es Power Pivot para Excel

La diferencia principal es que las funciones DAX no utilizan referencias a celdas o nombres de rango sino que utilizan nombres de tablas y columnas lo que facilita la integración con el modelo de datos.

Estas son apenas algunas de las cosas que podemos hacer con Power Pivot. Es evidente que su potencial lo podrás conocer mejor mientras aprendemos a utilizar dicho complemento de Excel.

INCREMENTA LA ESCALABILIDAD DE EXCEL

Excel está limitado a poco más de un millón de filas, cantidad más que suficiente para trabajar con él, pero que se queda corta a la hora de analizar grandes cantidades de datos. Además, cuando empezamos a añadir muchos datos a Excel (cientos de miles de datos) la aplicación empieza a ralentizarse y su rendimiento se ve afectado.

Con Power Pivot esta capacidad se incrementa de forma sustancial pudiendo manejar grandes volúmenes de datos sin que el rendimiento se vea afectado.

MEJORA LA COMPRENSIÓN

Muchas hojas Excel tienen una gran dificultad a la hora de ser leídas y comprendidas debido a fórmulas intrincadas o exceso de tablas. Con Power Pivot la formulación se ve simplificada gracias a DAX y los datos se presentan más limpios para facilitar su comprensión.

COMPARTIR DATOS

Utilizando un servicio como Microsoft Sharepoint es más sencillo compartir los datos e informes generados con Excel y Power Pivot con otras personas. Sharepoint puede habilitar servicios de Excel para que compartamos datos de forma rápida y sencilla.

Para todas las personas y empresas que trabajen con grandes cantidades de datos y quieran utilizar Excel para su análisis, Power Pivot es el complemento apropiado, que permite utilizar Excel como una herramienta de análisis inteligente del negocio. Entonces se recomienda afianzar los conocimientos con nuestro curso de Excel Avanzado para sacar todo el provecho a estas herramientas.

Artículo que te recomendamos leer:
FUNCIONES DE BASE DE DATOS EN EXCEL

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