Hojas de Calculo: Tips para el manejo de Microsoft Excel

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Microsoft Excel es una herramienta de software desarrollada por Microsoft que se utiliza para la creación, organización y análisis de datos en formato de hoja de cálculo.

Esta aplicación es ampliamente utilizada en todo el mundo, tanto por usuarios domésticos como por empresas y organizaciones de todos los tamaños.

Excel permite a los usuarios crear hojas de cálculo que incluyen datos numéricos, fórmulas, gráficos y tablas. Los usuarios pueden organizar y manipular los datos para obtener información útil y tomar decisiones informadas. Además, Excel ofrece una amplia gama de funciones y herramientas avanzadas para el análisis de datos, lo que la convierte en una herramienta poderosa para la toma de decisiones empresariales.

Entre las características más destacadas de Excel se encuentran la capacidad de automatizar tareas repetitivas, la integración con otras aplicaciones de Microsoft Office, la posibilidad de compartir y colaborar en documentos en tiempo real y la compatibilidad con una amplia gama de dispositivos y plataformas.

Tips para que el manejo de hojas de cálculo de Excel sea más rápido

Dada su relevancia en el mundo del software y los negocios, existen muchas formas de mejorar el rendimiento de Excel. Aquí hay 10 consejos para acelerar un poco tu hoja de cálculo de Excel y ahorrar tiempo y frustración.

Evita las fórmulas de matriz

Las fórmulas de matriz tienen sus propios beneficios, pero la velocidad no es uno de esos. Estas fórmulas pueden tomar muchos datos, analizarlos, pero hacer todas esas tareas lleva tiempo. Si hay una forma de evitar las fórmulas de matriz, elige esa opción.

Usa columnas auxiliares

Las columnas auxiliares son una de las funciones menos valoradas en Excel. He visto a muchas personas rehuir la creación de columnas auxiliares. El mayor beneficio de usarlos es que puede evitar las fórmulas de matriz. En algunas situaciones, las fórmulas de matriz pueden ser muy útiles, pero cuando intentas hacerlo todo con una fórmula larga, esto tiene un impacto negativo en el rendimiento del libro de Excel.

Convierte fórmulas no utilizadas en valores estáticos

Si no necesitas ciertas fórmulas, no las guardes. Muchas fórmulas darían como resultado un libro de Excel lento. Como regla general, si no necesita fórmulas, conviértalas en un valor estático (pegándolas como valores).

Utiliza el formato condicional con precaución

El formato condicional aprovecha al máximo los datos insípidos. Sin embargo, no muchos usuarios de Excel saben que este formato es volátil. Si bien es posible que no notes la diferencia con conjuntos de datos pequeños, si aplicas esta función en conjuntos de datos grandes o varias veces, puede resultar en una hoja de cálculo de Excel lenta. Por lo tanto, sugerimos usarlo con precaución.

Usa el modo de cálculo manual

El uso del cálculo manual le “informa” a Excel cuándo calcular, en lugar de que el programa tome sus propias decisiones. Esto no es algo que acelere tu libro de Excel, pero si tienes una hoja de cálculo de Excel lenta, puedes ahorrar tiempo al no hacer que vuelva a calcular funciones repetidamente.

Para cambiar al modo manual, anda a la pestaña Fórmula -> Opciones de cálculo -> Manual (presiona la tecla F9 para volver a calcular)

Usa tablas de Excel y rangos con nombre

Al crear paneles basados ​​en datos, es una buena idea convertirlos en una tabla de Excel. Esta función y los rangos con nombre son excelentes para almacenar tus datos y hace que la referencia sea muy fácil. Puede que te lleve un tiempo acostumbrarte a ellos, pero cuando comiences a usarlo, tu trabajo será más fácil y no necesitarás mucho tiempo para realizarlo.

Utiliza técnicas de fórmulas más rápidas

Excel te brinda muchas fórmulas para hacer lo mismo por lo que es recomendable identificar y utilizar las más rápidas.

Aquí hay un par de ejemplos:

  • Utiliza IFERROR en lugar del combo IF e ISERROR (a menos que estés usando Excel 2003 o anterior, que no tiene IFERROR).
  • Utiliza el combo INDEX / MATCH, en lugar de VLOOKUP: esto puede sorprender a muchos, pero la verdad es que no hay forma de que VLOOKUP sea más rápido si tienes cientos de columnas de datos.

Consejos y trucos para usar Excel de manera eficiente

Todavía hay muchos consejos y trucos útiles que los usuarios de Excel no deben pasar por alto. Algunos de ellos pueden facilitarle la vida. Si desea mejorar tu dominio de Excel, revisa los consejos a continuación.

Utiliza la validación de datos

La validación de datos es una forma útil de controlar lo que los usuarios finales pueden escribir en una celda de la hoja de trabajo. Si alguien tiene la mala suerte de dejar una hoja de cálculo sin protección, simplemente resalta toda la hoja de trabajo y luego activa Validación de datos (Datos -> Validación de datos -> Validación de datos… o ALT + D + L).

Colorea las celdas, filas o columnas activas

Hay dos métodos que se utilizan para colorear una celda: asignar un color a la propiedad o utilizar formato condicional. Ambos métodos se pueden realizar manualmente sin ninguna programación. Sin embargo, cuando desees que el color de una celda siga a una acción, necesitarás un procedimiento de VBA (Visual Basic para aplicaciones) denominado evento Worksheet_SelectionChange.

Saca partido del relleno rápido

La función de relleno rápido llena las columnas según un patrón de datos insertado en la primera fila. En la segunda fila, Excel debería comenzar a reconocer el patrón y a proporcionar una sugerencia de datos y formato. Para completar otras celdas y todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el teclado para usarlo. Si no proporcionas un rango preciso, sigue ingresando datos hasta que Excel los obtenga. Después de eso, anda a la pestaña «Datos» en la parte superior de la hoja de cálculo y presiona «Relleno rápido» para completar el resto de la hoja.

El relleno rápido funciona con valores como números, nombres y fechas, y funciona mejor cuando los datos están organizados por una fila de encabezado superior.

Usa tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una función de Excel extremadamente útil que proporciona resúmenes de grandes colecciones de datos. Para crear una para tus datos, marca todas las columnas y filas que te gustaría incluir y luego selecciona «Tabla dinámica» en la pestaña «Insertar». También puedes utilizar la opción «Tabla dinámica recomendada» para permitir que Excel elija la alternativa adecuada para ti según tus datos. Puedes, además, agregar un gráfico dinámico a tu tabla que facilite la comprensión del análisis.

No te olvides del pegado especial

Tomar algunos datos de una celda y pegarlos en otra celda es una de las tareas más comunes en Excel. A veces, necesitas copiarlo todo (formato, valor, fórmula, comentarios, etc.) y otras veces, sólo partes. El ejemplo más común de esto es cuando deseas perder el formato. De esta manera, los datos son pegados en tu hoja de cálculo con el estilo de esta. Así que simplemente copia los valores y todo lo que obtendrá es el texto, el número, cualquiera que sea el valor. El atajo después de copiar la celda (Ctrl C) es Alt E S V y es muy fácil de hacer. Otro atajo es Transpose. Esto invierte filas y columnas en segundos y puedes hacerlo con Alt E S E.

Realiza búsquedas avanzadas de caracteres

Quizás sepas cómo activar la búsqueda rápida con la combinación «Ctrl + B», pero hay dos caracteres comodín (que se usan para reemplazar otros caracteres), signo de interrogación y asterisco, que se usan en Excel para activar una búsqueda avanzada. Este tipo de búsqueda es útil cuando no estás seguro del resultado que buscas.

Hay tres caracteres comodín en Excel:

  • * (asterisco): representa caracteres que deben estar presentes en la frase que buscas. Por ejemplo, Ex * podría significar Excel, Excels, Example, Expert, etc.
  • ? (signo de interrogación): representa un solo carácter. Por ejemplo, Tr? Mp podría significar Trump o Tramp.
  • ~ (tilde): se utiliza para identificar un carácter comodín (~, *,?) en el texto.

Por ejemplo, supongamos que deseas encontrar la frase exacta Excel * en una lista. Si usa Excel * como cadena de búsqueda, te entregará cualquier palabra que tenga Excel al principio seguida de cualquier número de caracteres (como Excel, Excels, Excellent).

Para buscar específicamente Excel *, necesitamos usar ~. Entonces nuestra cadena de búsqueda sería excel ~ *. Este comodín garantiza que Excel lea el siguiente carácter tal cual, y no como comodín.

En resumen, Microsoft Excel es una herramienta esencial para cualquier persona que trabaje con datos y necesite analizarlos y organizarlos de manera efectiva. Con su amplia gama de funciones y herramientas avanzadas, Excel es una herramienta poderosa para la toma de decisiones empresariales y puede ayudar a los usuarios a obtener información valiosa y tomar decisiones informadas.

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