Celdas y rangos en Excel

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Las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección la cual se determina por la letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece.

Rangos en Excel

Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas:

  • Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo en la dirección deseada hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el botón.
  • Pulsa la tecla Mayús y utiliza las flechas del teclado para seleccionar el rango de celdas deseado.
  • Ingresa la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsa Entrar. La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.

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Seleccionar varios rangos

En ocasiones necesitas aplicar algún formato especial a rangos que no están contiguos y para poder seleccionarlos utilizaremos una técnica especial. Realiza la selección del primer rango e inmediatamente después pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada mientras haces la selección de otros rangos con el ratón. Al terminar de hacer la selección podrás soltar la tecla Ctrl.

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En la imagen anterior se han seleccionado los rangos A1:B2, A5:B6 y D3:D4. Aunque este tipo de  selección se facilita con el ratón también es posible seleccionar varios rangos utilizando solo el teclado y lo único que debemos hacer es pulsar la combinación de teclas Mayús + F8 después de haber seleccionado un rango lo cual nos permitirá agregar un nuevo rango a la selección. Te darás cuenta de que has pulsado correctamente la combinación de teclas porque la barra de estado mostrará el mensaje “Agregar a la selección”.

Seleccionar un rango en varias hojas

También es posible seleccionar un rango de celdas en varias hojas, la única peculiaridad es que solo se puede hacer la selección del mismo rango dentro de las hojas indicadas. Para iniciar debemos hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en la etiqueta de las hojas que deseamos incluir en la selección.

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Una vez hecha la selección, cualquier comando que ejecutemos se aplicará sobre todos los rangos de las diferentes hojas incluidas. La tecla Ctrl nos permite elegir hoja por hoja pero si deseamos incluir un grupo continuo de hojas podemos utilizar en su lugar la tecla Mayús y hacer clic en la etiqueta de la última hoja y automáticamente las hojas intermedias serán incluidas.

Copiar o mover rangos

La diferencia entre copiar y mover rangos es que al copiar un rango los datos originales quedan intactos, pero cuando movemos un rango los datos originales son removidos y colocados en la nueva ubicación. Para copiar un rango solo debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + C (Copiar) y posteriormente seleccionar la celda destino y pulsar las teclas Ctrl + V (Pegar). La celda que hayamos elegido como destino es donde se copiará la celda superior izquierda del rango. La copia de un rango puede ser dentro de la misma hoja o en otra hoja del libro.

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Para mover un rango seguimos los mismos pasos anteriores con la diferencia de que en lugar de pulsar Ctrl + C utilizaremos la combinación Ctrl + X (Cortar) y posteriormente pegaremos el rango en la celda deseada. Todos los comandos que he mencionado hasta ahora los puedes encontrar también en la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

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Es posible mover un rango dentro de la misma hoja utilizando solo el ratón. Primero selecciona el rango y después posiciona el puntero del ratón en alguno de los bordes y arrastra el rango hacia la nueva ubicación. Para copiar el rango en lugar de moverlo realiza la misma acción pero mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras las celdas. Observarás que se muestra un pequeño símbolo (+) junto al puntero del ratón indicando que se realizará una copia.

Pegado especial de celdas

Cuando decidimos copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la manera como serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece Excel. Para ver las opciones disponibles debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar:

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  • Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.
  • Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.
  • Formato de fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.
  • Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la celda.
  • Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
  • Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de las columnas de origen.
  • Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por columnas o viceversa.
  • Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.
  • Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el formato de números.
  • Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el formato de la celda.
  • Formato: Pega solamente el formato de las celdas.
  • Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a la celda origen.
  • Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
  • Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es actualizada automáticamente su cambian los datos originales.

Las celdas de una hoja contienen los datos que utilizaremos en nuestras fórmulas y reportes y es posible copiarlas o moverlas a otra ubicación de acuerdo a nuestras necesidades. Excel nos ofrece diferentes opciones de pegado que es importante conocer porque serán de mucha utilidad en nuestro trabajo cotidiano con la herramienta.

 

Fuente: www.exceltotal.com

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