IMPORTAR DATOS DE UNA PÁGINA WEB A EXCEL

Los datos con los que trabajamos en nuestros libros de Excel provienen solamente de dos lugares: están almacenados en el mismo libro o están almacenados en una fuente de datos externa como un archivo texto o una base de datos.

CONEXIÓN A DATOS EXTERNOS

El objetivo de la conexión de datos es mantener conectados a Excel con la fuente de datos externa de manera que esté informado sobre su ubicación exacta. De igual manera en ocasiones nos conectaremos a fuentes externas que requerirán un usuario y contraseña por lo que  dicha información permanecerá almacenada en la misma conexión de datos de manera que Excel puede conectarse de nuevo sin problema alguno.

PROCEDIMIENTO DE CONEXIÓN

Aunque existe una amplia variedad de fuentes de datos externas, al momento de conectarnos a ellas seguimos los mimos pasos:

1. Elegimos la fuente de datos externa que puede ser un archivo de texto, una base de datos SQL Server, un archivo XML, una pagina web, etc. Algunas de las fuentes tendrán requerimientos de conexión específicos.
2. En base a los requerimientos de conexión Excel nos solicitará la información pertinente para encontrar la fuente de datos y conectarse.
3. Una vez proporcionados los datos de conexión se importarán los datos a una hoja de Excel y la información de la conexión será guardada en el libro para futuras actualizaciones.

IMPORTAR DATOS CON UNA CONSULTA WEB

Una consulta web en Excel nos permite importar información publicada en un sitio público de Internet hacia nuestra hoja de cálculo. La consulta encontrará las tablas de datos dentro de la página web indicada y nos permitirá seleccionar aquella cuyos datos deseamos importar a nuestra hoja de Excel.

En esta ocasión vamos a trabajar en un ejemplo básico que nos dará una idea clara de cómo operan las consultas web en Excel. Para empezar debemos seleccionar la hoja donde queremos que se coloquen los datos y posteriormente ir a la ficha Datos, a la opción Obtener Datos > Desde otras fuentes y seleccionar Desde la web. que se encuentra dentro del grupo Obtener y transformar datos.

De inmediato se abrirá el cuadro de diálogo De web y será aquí donde deberemos colocar la dirección (URL) de la página Web que contiene los datos que necesitamos importar. Debemos colocar dicha dirección en el cuadro de texto indicado como Dirección URL. Para nuestro ejemplo colocaré lo siguiente:

Una vez ingresada la dirección deberás pulsar Aceptar que se encuentra justamente a la derecha del cuadro de texto. Esto hará que se cargue la conexión dentro de la ventana.

En caso de que la página que hayas indicado contenga tablas de datos que pueden ser importadas por Excel, observarás unos pequeños íconos de cada tabla.

Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son candidatos a la importación. Por el contrario, si no observas ninguna tabla querrá decir que Excel no reconoce los datos en el formato publicado por la página Web y por lo tanto no será posible importarlos a Excel.

Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, deberás hacer clic sobre su ícono y luego podrás ver al lado derecho una vista previa de los datos de la tabla.

Luego dar clic en la opción Cargar e inmediatamente Excel comenzará a importar los datos y al terminar los desplegará dentro de la hoja correspondiente.

Si por lo contrario, queremos que se muestre a partir de una ubicación determinada. Entonces seleccionar Cargar en…

Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que te preguntará por la ubicación de la hoja donde deseas colocar los datos. Una vez indicada la celda adecuada deberás hacer clic en Aceptar.

Entonces Excel comenzará a importar los datos desde la celda indicada.

Con esto hemos importado información contenida dentro de una página Web, pero eso no es todo ya que podemos indicar a Excel que actualice los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web original.

ACTUALIZAR DATOS DE LA CONSULTA WEB

Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra dentro del grupo Consultas y conexiones en la ficha Datos. Este comando ocasionará que Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente sin necesidad de abrir la página Web.

Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una página de dominio público, es decir, no deberá solicitar usuario ni contraseña o de lo contrario Excel no podrá importar los datos. Y por supuesto, si la página de origen elimina los datos publicados, no habrá forma de realizar la actualización.

Otro problema que puede existir al momento de actualizar los datos es que el sitio original haya modificado la página Web, específicamente el formato de la tabla que contiene los datos, de manera que ya no puedan ser reconocidos e importados por Excel.

ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE LA CONSULTA WEB

El método del comando Actualizar todo de la sección anterior es completamente manual, es decir, solamente se actualizarán los datos cuando pulses dicho botón. Sin embargo, es posible indicar a Excel que actualice los datos cada determinado tiempo.

Para lograr la actualización automática de nuestra Consulta Web deberás ir a la ficha Datos y pulsar el botón Consultas y conexiones que se encuentra a un lado del botón Actualizar todo. Se mostrará un cuadro de diálogo con la lista de conexiones disponibles.

En nuestro ejemplo solamente tengo la conexión creada para la consulta Web, pero si tuvieras más de una conexión deberás seleccionar aquella que corresponde a la consulta Web y hacer clic en el botón Propiedades lo cual abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En esta nueva ventana deberás poner especial atención a la sección Control de actualizaciones que es donde podrás configurar la actualización automática de la Consulta Web. A continuación explico cada una de las opciones de dicha sección.

• Habilitar actualización en segundo plano: esta opción está seleccionada de manera predeterminada y nos sirve para indicar a Excel que puede hacer la actualización de datos aun cuando estemos trabajando en otro libro o inclusive en otra aplicación.
• Actualizar cada: Al habilitar esta opción podremos indicar a Excel la cantidad de minutos que deberá esperar entre cada actualización de datos. Debes considerar que en cada actualización Excel utilizará recursos de tu computador y ancho de banda de tu conexión a Internet así que asegúrate de colocar una cantidad razonable de minutos de acuerdo a tus necesidades.
• Actualizar al abrir el archivo: Esta opción le indicará a Excel que actualice los datos cada vez que abrimos el archivo de manera que tengamos información actualizada al iniciar nuestro trabajo. Opcionalmente podemos indicar a Excel que remueva los datos antes de guardar el libro, es decir, la conexión seguirá existiendo y se actualizarán los datos al abrir el archivo, pero antes de guardar el libro, los datos serán removidos. Esto es útil cuando los datos importados son muy extensos y queremos evitar que el tamaño de nuestro archivo se incremente considerablemente.

Solo debo mencionar que la actualización en segundo plano requiere que Excel esté abierto. Dicha opción no actualizará los datos si Excel está cerrado y mucho menos si nuestro computador está apagado.

Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podrían construir tableros de mando que actualicen la información automáticamente al abrir el archivo. También se podrían implementar Consultas Web para intercambiar información desde Internet o en una Intranet (LAN) donde alguna aplicación Web genere información en tablas y con eso evitar la necesidad de copiar y pegar los datos manualmente en Excel.

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