CÓMO INSTALAR LOS COMPLEMENTOS DE BI PARA EXCEL Y POR QUÉ DEBES CONSIDERAR POWER BI DESKTOP COMO ALTERNATIVA

Excel, además de ser una herramienta de hoja de cálculo, también permite analizar datos. En este blog vamos a revisar las herramientas business intelligence para Excel.

Las capacidades de análisis de datos de Excel más populares son las siguientes:

• Ordenar : se puede ordenar los datos en una columna o en varias columnas. 
• Filtro : mostrar registros que cumplan ciertos criterios.
• Formato condicional: nos permite resaltar celdas con un determinado color, según el valor de la celda.
• Gráficos: un simple gráfico de Excel puede decir más que una hoja llena de números. Crear gráficos es muy sencillo.
• Tablas dinámicas: las tablas dinámicas son una de las características más potentes de Excel. Una tabla dinámica permite extraer conclusiones de un conjunto de datos grande y detallado.
• Tablas : hacen posible analizar sus datos en Excel de forma rápida y sencilla.
• Análisis hipotético: probar diferentes valores (escenarios) para las fórmulas.
• Solver : Excel incluye una herramienta llamada Solver que utiliza técnicas de la investigación de operaciones para encontrar soluciones óptimas para todo tipo de problemas de decisión.
• Analysis ToolPak : un programa complementario de Excel que proporciona herramientas de análisis de datos para el análisis de datos financieros, estadísticos y de ingeniería.

Por otra parte, las herramientas business intelligence para Excel específicas son las siguientes:

• Power Query: Transforma datos brutos en tablas útiles para su análisis con Excel o Power Pivot.
• Power Pivot: Es el motor que hace posible que los cálculos se muestran visualmente de forma interactiva en nuestros informes.
• Power View: Visualización de datos, con capacidad de exploración muy sencilla e intuitiva.
• Power Map: Herramienta para visualizar datos geoespaciales en 3D. Mediante a este complemento de Excel se puede geolocalizar, explorar e interactuar con datos geográficos y temporales.

Excel tiene estos 4 complementos desarrollados por Microsoft que agregan herramientas y funcionalidad para trabajar con gran cantidad de datos y nos permiten hacer Business Intelligence dentro de Excel. Que nos permite analizar información para nosotros mismos crear reportes, métricas avanzadas y dashboards sin depender del personal de sistemas.

¿COMO INSTALAMOS ESTOS COMPLEMENTOS?

Bueno, va a depender de tu versión de Excel. Una vez identificada tu versión, búscala aquí:

TENGO EXCEL 2003 O 2007 PARA WINDOWS…

¡Debes actualizarte!, no puedes usar ninguno de estos complementos. Actualiza a la versión 2016 ó 2019 para disfrutar Excel en todo su potencial.

TENGO EXCEL 2010 PARA WINDOWS…

Buenas Noticias: tienes disponible de forma gratuita Power Pivot. Sigue este link para descargarlo (leer detalladamente los requisitos del sistema e instrucciones de instalación). Si Power Pivot no aparece en la cinta de opciones sigue estos pasos para arreglarlo.

También tienes disponible Power Query. Instala la última versión aquí.

Malas noticias: no cuentas con Power View ni Power Map.

TENGO EXCEL 2013 PARA WINDOWS…

Es importante saber que Power View y Power Pivot están disponibles sólo en las ediciones:

• Office Profesional 2016
• Excel 2016 Standalone (la que se instala independiente de los otros programas de Office)
• O cualquiera de estas suscripciones de Office 365: ProPlus,E3, E5.

En cambio Power Query y Power Map están disponibles para todas las versiones.

Cómo descargar y/o activar cada complemento:

• Power Query: sigue este link para descargarlo (misma descarga que para Excel 2010).
• Power Pivot: sigue este link para leer todas las instrucciones de cómo activarlo. No es descargable, ya viene instalado pero no activo en las versiones mencionadas más arriba.
• Power View: sigue este link para leer todas las instrucciones para activarlo. No es descargable, ya viene instalado pero no activo en las versiones mencionadas más arriba. Si no aparece en la cinta de opciones sigue estos pasos para arreglarlo.
• Power Map: sigue este link para descargarlo.

TENGO EXCEL 2016 PARA WINDOWS…

Power Query ya está integrado en la pestaña Datos y dejó de ser un complemento. Está disponible para todas las versiones de Excel.

Lo mismo aplica a Power Map que pasó a llamarse Mapas 3D y lo encuentras en la ficha Insertar de la cinta de opciones.

Respecto a Power View y Power Pivot, deben tener cualquiera de estas versiones:

• Office Profesional 2016
• Excel 2016 Standalone (la que se instala independiente de los otros programas de Office)
• O cualquiera de estas suscripciones de Office 365: ProPlus, E3, E5.

Y activarlos desde Opciones -> Complementos.

…LO MISMO PARA EXCEL 2019 PARA WINDOWS

POWER BI DESKTOP COMO ALTERNATIVA A LAS VERSIONES DE EXCEL

Si no pueden acceder a ninguna de estas versiones en Excel, aún pueden usar Power BI Desktop que es gratuito y mucho más potente que Excel para hacer Business Intelligence.

Las integraciones de Power BI con Excel son cada vez mejores. Tenemos disponibles dos complementos: Analizar en Excel y Power BI Publisher. Nos permiten bajarnos el modelo de datos desde la nube para utilizar Tablas Dinámicas, Power View o Power Map o publicar elementos de Excel en Power BI.

Hay varios motivos por los que PBI Desktop conviene más que Excel en la mayoría de los casos. Algunas que podemos nombrar son:

• Todos los meses Microsoft actualiza y mejora Power BI Desktop. Y escucha el feedback de sus usuarios. Excel es actualizado cada 3 años. Entre las actualizaciones se incluyen nuevos gráficos, funciones DAX, funciones para Power Query y fuentes de datos. Sigue las actualizaciones aquí.
• Es gratuito, olvídate de los problemas de versiones pagas de Excel.
• Microsoft pondrá todas sus esfuerzos de desarrollo en Power BI como solución de Business Intelligence.
• Han abierto el código para que otros programadores desarrollen nuevos gráficos y visualizaciones que puedes agregar a tu PBI Desktop o Cloud fácilmente.

Algo importante es que da igual aprender BI con Excel o con Power BI Desktop porque el DAX Engine y Power Query funcionan exactamente igual en ambos programas.

Power BI y Excel son dos herramientas que no se pueden comparar. No se puede decir que Power BI es un Excel dopado, como tampoco se puede decir que Excel es menor que Power BI. Excel es una hoja de cálculo, la hoja de cálculo que casi todo el mundo utiliza y seguirá utilizando. Power BI no va a hacer que se deje de usar Excel, sin embargo, ofrece otras cualidades, por ejemplo, podemos tener gráficos dinámicos y gráficos que compartir.

Excel y Power BI no son competencia, sino que son complementarios el uno del otro. Incluso en Power BI podemos hacer una conexión dinámica con Excel y podemos también integrar muchos archivos de Excel en Power BI para tenerlos agrupados, con las ventajas que eso nos aporta.

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