¿CÓMO CARGAR DATOS A UN COMBOBOX EN EXCEL?

El Cuadro combinado, también conocido como ComboBox, es un control ActiveX que nos permite crear una lista desplegable de la cual podremos seleccionar alguno de sus elementos. Pero antes de poder utilizar este control, es necesario saber cómo cargar datos a un ComboBox a partir de una lista de valores en una hoja de Excel.

Para este ejemplo consideraré dos posibles escenarios. El primero supone que el control ha sido agregado directamente a la hoja de Excel y el segundo escenario supondrá que el ComboBox se ha insertado en un Formulario VBA. Para ambos casos tomaré los valores de la columna A y los insertaré como los elementos del cuadro combinado.

CUADRO COMBINADO EN VBA

Excel tiene un control ActiveX conocido como Cuadro combinado el cual también es llamado comúnmente por su nombre en inglés: Combo Box. Este control nos permite crear listas desplegables en nuestros formularios.

Para insertar un Cuadro combinado debemos ir a la ficha Programador y dentro del botón Insertar pulsar el comando Cuadro combinado (control ActiveX):

Después de dibujar el Cuadro combinado tendrás un resultado como el siguiente:

CARGAR DATOS AL COMBOBOX EN UNA HOJA DE EXCEL

El caso más simple es cuando has agregado el Cuadro combinado directamente a la hoja de Excel ya que para agregar sus elementos bastará con hacer clic derecho sobre el control ActiveX y seleccionar la opción Propiedades. Se mostrará el listado de propiedades y en la propiedad ListFillRange deberás indicar el rango donde se encuentran los datos.

Después de aceptar los cambios tendremos listo nuestro ComboBox:

CARGAR DATOS AL COMBOBOX EN UN FORMULARIO VBA

En el caso donde el control está dentro de un formulario VBA, es necesario indicar por código los elementos que serán agregados al ComboBox de la siguiente manera:

Con este código recorremos todas las celdas del rango A1:A7 y por cada celda agregamos un nuevo elemento al ComboBox. Observa que el código está dentro del evento UserForm_Initialize lo que ocasionará que la carga de datos se haga en el momento en que se inicialice el formulario.

Si la lista de elementos de la columna A fuera fija, con cualquiera de los ejemplos anteriores será suficiente para cargar datos al ComboBox, pero si dicha lista crece continuamente y necesitas que los nuevos elementos sean considerados dentro del ComboBox, entonces debemos cambiar un poco el enfoque de la solución para considerar el uso de un nombre de rango dinámico.

RANGO DINÁMICO PARA CARGAR DATOS AL COMBOBOX

Para crear un rango dinámico es necesario utilizar la función DESREF y la función CONTARA la cual nos ayudará a conocer las celdas con valores dentro de la columna que contiene los datos. Para crear el nombre debemos ir a la ficha Fórmulas > Nombres definidos > Asignar nombre.

Creamos el nombre MiLista que nos servirá para hacer referencia a este rango dinámico de celdas. En el último cuadro de texto, donde generalmente colocamos una referencia a un rango de celdas, colocaremos la siguiente fórmula:

=DESREF(Ejemplo2!$A$1,0,0,CONTARA(Ejemplo2!$A:$A))

Esta fórmula devolverá una referencia a un rango que inicia en la celda A1 (de la hoja Ejemplo2) y termina N filas por debajo. La cantidad de filas a desplazarse hacia abajo será el resultado de la función CONTARA que cuenta las celdas no vacías de la columna A.

De esta manera queda creado nuestro nombre de rango dinámico que utilizaremos para cargar datos al ComboBox. Si quieres saber un poco más sobre la creación de este tipo de nombres te recomiendo leer el artículo Nombres de rango dinámicos. En las siguientes secciones haremos uso de este rango dinámico recién creado.

COMBOBOX EN HOJA DE EXCEL CON RANGO DINÁMICO

Si nuestro ComboBox se encuentra en la hoja de Excel, podemos hacer referencia al rango dinámico abriendo la ventana de propiedades y para la propiedad ListFillRange colocar el nombre del rango dinámico:

Sin embargo, con esta adecuación no es suficiente para que la actualización del ComboBox sea automática. Si dejamos las cosas así, los datos se refrescarán solamente hasta que cerremos y volvamos a abrir el libro, así que lo mejor será agregar código adicional a nuestra hoja para asegurarnos de que la actualización se hace en cuanto modificamos los elementos de la columna A.

Con este código nos aseguramos de que, al momento de agregar o eliminar un elemento de la columna A, el ComboBox refrescará automáticamente sus elementos.

COMBOBOX EN FORMULARIO VBA CON RANGO DINÁMICO

Para hacer que un ComboBox que está ubicado dentro de un formulario cargue sus datos desde el rango dinámico, debemos utilizar el siguiente código:

La única diferencia con el primer formulario es que el rango indicado es precisamente el nombre del rango dinámico. Al momento de abrir el formulario se cargará el ComboBox con todos los elementos de la columna A.

En este caso no es necesario agregar código adicional ya que cada vez que abramos el formulario se actualizarán los elementos del ComboBox.

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