Te presentamos 6 de las funciones más básicas e indispensables que ofrece la hoja de cálculo Excel para organizar bases de datos o agilizar operaciones si tienes un negocio.
Excel, es la hoja de cálculo más utilizada para analizar y procesar bases de datos cuenta con miles de funciones útiles a todos los niveles. Desde operaciones matemáticas simples, funciones para organizar datos y hasta fórmulas complejas.
Aquí te presentamos 6 de las funciones más básicas e indispensables para organizar bases de datos o agilizar operaciones si tienes un negocio:
FUNCIONES DE EXCEL
1. FUNCIÓN SUMA
Suma el contenido del rango o rangos especificados.
=SUMA(argumento1;argumento2;….)
Ejemplo: Si tenemos los datos que se muestran en la imagen siguiente, y necesitamos calcular el Total de gastos
Posicionados en la celda, C11, solicitamos la función SUMA, y en la Paleta de fórmula seleccionamos los argumentos.
Podemos construir la función escribiendo en la Barra de fórmulas =SUMA(B5:B9; C5:C9)
Para realizar una suma rápidamente podemos utilizar la opción Autosuma de la ficha Inicio del grupo Modificar. Simplemente seleccionamos la celda donde irá el resultado y presionamos el botón Autosuma. Aparecerá un rango de suma tentativo rodeado de una línea punteada. Si no es el que se desea sumar seleccionamos otro y presione enter.
2. Función SUMAR.SI
La función SUMAR.SI nos permite sumar los valores de un rango que cumplen con el criterio especificación.
SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
Ejemplo: Tenemos la siguiente tabla de datos, y queremos averiguar el total de dinero que tenemos por cobrar.
Para realizar este ejemplo utilizaremos la función SUMAR.SI de la siguiente forma:
1. Nos posicionamos en la celda en la que deseamos se muestre el resultado (en nuestro ejemplo C13)
2. Utilizamos el procedimiento para solicitar la función SUMAR.SI.
3. En la paleta de fórmula indicamos los siguientes parámetros:
Rango: Es el rango en el cual se encuentra el criterio que estableceremos para la suma, en nuestro ejemplo la columna Estado (C4:C11)
Criterio: el criterio a utilizar. En nuestro ejemplo el criterio será sumar los que no hayan pagado aún (“=No pago”).
Rango_suma: Indicamos el rango donde se encuentran los valores a sumar. En nuestro ejemplo la columna Monto (B4:B11).
4. Presionamos el botón Aceptar, para mostrar el resultado en la celda.
3. Función CONTAR.SI
La función CONTAR.SI, cuenta la cantidad de celdas del rango seleccionado que cumplan con el criterio especificado.
=CONTAR.SI(rango;criterio)
Ejemplo: Si en la siguiente tabla deseamos saber la cantidad de clientes que aún no han abonado su cuenta, utilizamos la función de la siguiente forma:
El resultado se mostrará como en la imagen siguiente:
4. Función MAX y Función MIN
Estas funciones nos devuelven el valor máximo o mínimo del rango o rangos especificados en los argumentos respectivamente.
=MAX(número1;número2;…..)
=MIN(número1;número2;…..)
Ejemplo: Si en la tabla siguiente deseamos saber cuál es la mayor cantidad que se ha cobrado. Utilizamos la función MAX de la siguiente forma:
Para la función MIN se realiza de la misma forma. (=MIN(C4:C11))
5. Función SI
La función SI es una de las funciones más populares de Excel y nos permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que se espera.
Para comprender mejor su lógica podríamos decir que:
SI(Si la condición es Verdadera, debemos hacer algo; si no lo es debemos hacer algo diferente)
Por esto, una función SI puede tener dos resultados. El primer resultado es, si la condición es Verdadera y el segundo, si la comparación es Falsa.
Ejemplo: Una empresa decide realizar una bonificación del 10% en la próxima compra a los clientes que en el presente año han comprado productos por un valor superior a 15.000, por lo que necesita saber cuáles tienen derecho a la bonificación y cuáles no. Tomaremos como base la siguiente tabla.
Basándonos en la tabla indicada, utilizaremos la función Si para completar la columna Bonificación, indicando que si el Monto, es mayor a 15000 agregue la palabra Bonificar y si esto no se cumple agregue la palabra No bonificar.
Para esto:
1. Posicionamos el indicador de celda en la celda C4, donde se mostrará el resultado.
2. Solicitamos la función SI, y en la Paleta de fórmulas indicamos los siguientes parámetros:
Prueba_lógica: Indicamos el criterio de la función, en nuestro ejemplo el Monto debe ser mayor a 15000, lo cual expresamos como B4>15000.
Valor_SI_verdadero: Establecemos qué deseamos hacer, si se cumple la prueba lógica. En nuestro ejemplo queremos que agregue la palabra Bonificar.
Valor_si_falso: Establecemos qué deseamos hacer, si la prueba lógica no se cumple. En nuestro ejemplo queremos que agregue el texto No bonificar.
3. Luego de construir la fórmula presionamos el botón Aceptar para visualizar el resultado.
En este caso, vemos que el Monto para ese cliente es mayor a 15000 por lo que el texto que agregó fue, Bonificar.
4. Para completar los datos en las restantes celdas de la columna, copiamos la fórmula hasta la celda C11, y obtendremos el siguiente resultado.
6. Función BUSCARV
Esta función es útil cuando se tienen dos conjuntos de datos distribuidos en dos hojas de cálculo distintas y se quiere hacer una combinación de dichos datos.
Por ejemplo, si en la Hoja 1 se tienen nombres y correos y en la Hoja 2 nombres y razones sociales, en la Hoja 1 se colocará en una columna nueva para extraer la información de razones sociales y se colocará la expresión =BUSCARV(A2,Hoja2!A:B, 2,FALSO), de modo que la información que se encontraba en la celda A2 de la Hoja 2 (la razón social del proveedor X) se pasará a esa celda nueva.
La fórmula se puede copiar para todos los valores, en este ejemplo se copiaría la razón social de todos los proveedores que se encuentren enlistados en las Hojas 1 y 2.
Artículo que te recomendamos leer:
Excel es Considerado un Lenguaje de Programación
¿Qué te pareció nuestra blog? Coméntanos.
