La importación de archivos TXT para percepciones, retenciones y activos fijos puede ser complicada y propensa a errores, especialmente al gestionar múltiples comprobantes y documentos. Cada mes, las empresas deben declarar impuestos como ventas, compras, percepciones y retenciones, pero registrar estos comprobantes puede volverse tedioso y consumir mucho tiempo. Para simplificar este proceso, hemos desarrollado una macro en Excel que automatiza la importación de archivos de forma rápida y precisa, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo, minimizar errores y cumplir con las normativas fiscales vigentes, optimizando así la gestión contable de manera eficiente.
Esta macro de Excel simplifica la importación de archivos TXT para percepciones, retenciones y activos fijos, automatizando el proceso según la normativa vigente. Incluye una interfaz para ingresar y organizar datos, lo que la hace ideal para gestionar un gran volumen de comprobantes y realizar importaciones de manera rápida y precisa. Además, facilita la generación de archivos listos para enviar, asegurando un control y registro contable eficiente y reduciendo significativamente el margen de error en los procesos.
Previos pasos al abrir la macro
Teniendo acceso como miembro premium, en la sección de Archivos excel, de ahí ubicar y descargue el archivo Excel, guárdelo en su computadora.
Al abrir la macro, es necesario habilitarla para acceder a todas sus funciones. Si necesitas ayuda, puedes consultar una breve guía en la pestaña llamada «Indicaciones». Una vez habilitada, estarás listo para utilizar la macro para importar archivos TXT para percepciones, retenciones y activos fijos.
Proceso para Introducir Información de la Empresa
Primero, introduce la información sobre la empresa y el periodo. Puedes hacerlo directamente en la hoja de DATOS o usar el icono de INFORMACIÓN DE EMPRESA, ubicado en la pestaña REGISTRO ACTIVOS, en el grupo INFORMACIÓN. Este icono te ayudará a facilitar el proceso.
Después, deberás indicar la ruta donde se importarán los archivos generados por la macro. Puedes hacerlo escribiéndola directamente o utilizando el icono de «Elegir Carpeta», que se encuentra en la pestaña REGISTRO ACTIVOS, en el grupo VARIOS.
La ruta se reflejará en la celda G11 de la hoja llamada «Datos», que es donde se especifica la ruta. Si no se ha seleccionado una carpeta, aparecerá una ventana indicando que no se ha seleccionado ninguna carpeta.
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Proceso para Introducir Información para las Estructuras
En el Excel, encontrarás las estructuras para cada uno de los formatos: Registro de Retenciones Formato 4.1, Registro de Activo Fijo Formato 7.1, Formato 7.3, y Formato 7.4, así como Comprobante de Percepción, Comprobante de Pago como Percepción y Comprobante de Retención; cada formato está en una hoja distinta.
En cada una de las hojas, encontrarás dos botones: «GENERAR ARCHIVO TXT» y «GENERAR ARCHIVO TXT VACÍO». El botón «GENERAR ARCHIVO TXT» tomará los valores de la tabla para crear el archivo, mientras que el botón «GENERAR ARCHIVO TXT VACÍO» creará un archivo vacío, independientemente del contenido de la tabla. Todos los archivos se generarán en la ruta establecida inicialmente.
Una vez definidos los datos generales de la empresa y la información para las diferentes estructuras, tienes tres opciones.
La primera opción es utilizar el botón «GENERAR TODOS LOS ARCHIVOS TXT» que se encuentra en la hoja de DATOS. Ten en cuenta que esta opción dependerá de si has indicado «SI» o «NO». Si seleccionaste «NO», la macro omitirá exportar esa información de la estructura; si seleccionaste «SI», la macro verificará si has seleccionado «CON INFORMACIÓN» o «SIN INFORMACIÓN». Todos los archivos TXT se generarán en la ruta previamente seleccionada.
La segunda opción puedes hacerlo uno por uno haciendo clic en las opciones resaltadas en rojo.
La tercera opción puedes usar los íconos en el grupo de ESTRUCTURAS, según que formato desee exportar.
El ícono de GENERAR TODO TXT funciona igual que el botón GENERAR TODOS LOS ARCHIVOS TXT en la hoja de DATOS. Además, encontrarás íconos para Formato 4.1, Formato 7.1, Formato 7.3, Formato 7.4, Comprobante de Percepción, Comprobante de Pago Percepción y Comprobante de Retención, cuyas funciones son equivalentes a los botones GENERAR ARCHIVO TXT en cada hoja de las estructuras.
Iconos de apoyo
Para eliminar información de ser necesario, se puede usar los iconos en el grupo de VARIOS, esta el icono de Borrar información eliminará los datos en la hoja «DATOS» únicamente, mientras que Eliminar todo registro eliminará todos los datos dentro de la macro.
Finalmente, si tienes alguna duda, puedes consultar en el grupo de «Nuestras redes», donde encontrarás enlaces directos a nuestras cuentas de PeruContable en Facebook, Instagram, YouTube, y TikTok.
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