¿Es lo mismo la Planilla de Gastos de Movilidad que los Viáticos?

Debemos aclarar que en el caso de los viáticos se entregan montos a los trabajadores para que se puedan desplazar en una provincia distinta, cuando se trata de viajes al interior del país.

Ello implica que exista primero el desplazamiento de una provincia a otra y luego se observe el desplazamiento al interior de dicha provincia por parte del trabajador.

En ese caso se utilizan los viáticos y se encuentra sustento con el respectivo comprobante de pago. Además de contar con el respaldo legal indicado en el literal r) del artículo 37 de la mencionada norma que precisa que son deducibles los gastos de viaje indispensables de acuerdo con la actividad productora de renta gravada.

Situación distinta la encontramos en el caso de la denominada planilla de gastos de movilidad, la cual únicamente sustenta desplazamientos locales y no en el caso de viajes al interior del país.

Observemos lo que indica el texto del literal a.1 del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, el cual regula el supuesto de la planilla de gastos de movilidad.

a.1. Los gastos por concepto de movilidad de los trabajadores que sean necesarios para el cabal desempeño de sus funciones y que no constituyan beneficio o ventaja patrimonial directa de los mismos.

Los gastos por concepto de movilidad podrán ser sustentados con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, en la forma y condiciones que se señale en el Reglamento.

Los gastos sustentados con esta planilla no podrán exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente al 4 % de la Remuneración Mínima Vital Mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada.

No se aceptará la deducción de gastos de movilidad sustentados con la planilla a que se hace referencia en el párrafo anterior, en el caso de trabajadores que tengan a su disposición movilidad asignada por el contribuyente.

Como se observa, en este caso no será posible sustentar el gasto de movilidad por desplazamientos al interior del país, toda vez que ello sería más bien viático.

Sobre el tema podemos citar una opinión de la Sunat, la cual está contenida en el Informe N.° 022-2009-SUNAT/2B0000, de fecha 6 de febrero del 2009, cuya conclusión es la siguiente:

No es posible justificar para fines del Impuesto a la Renta el gasto por los viáticos que requiere el personal desplazado para el cumplimiento de sus funciones mediante la anotación en la planilla de remuneraciones del pago de una cantidad con el detalle del concepto y días del desplazamiento efectuado por el personal.

Otro informe emitido por la Sunat sobre el tema de los viáticos y la planilla de gastos de movilidad es el Informe N.° 046-2007-SUNAT/2B0000, de fecha 26 de marzo del 2007. Las conclusiones de dicho informe son las siguientes:

1. Los gastos de transporte a que se refiere el inciso r) del artículo 37 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, son aquellos que se realizan para el traslado del trabajador a un lugar distinto al de su residencia habitual por asuntos del servicio que presta.

2. Los gastos de movilidad a que se refiere el aludido inciso son aquellos en los que se incurre cuando, siendo prestado el servicio en un lugar distinto al de su residencia habitual, la persona requiera trasladarse o movilizarse de un lugar a otro.

Caso de ciudades cercanas

Pueden existir casos en los cuales las distancias entre dos provincias son relativamente mínimas. A manera de ejemplo podemos indicar la distancia entre la provincia de Lima y la provincia constitucional del Callao, en las que se aprecia una continuidad geográfica que las mantiene unidas y no distantes.

Por ello, en este caso no sería aplicable la entrega de viáticos sino más bien correspondería la deducción del gasto de movilidad por medio de la planilla de gastos de movilidad, al amparo de lo indicado en el literal a.1 del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta.

Otro caso de cercanía entre dos provincias sería la de Chiclayo con la de Lambayeque, en donde la distancia que las separa por lo general no es más de quince (15) minutos y el trayecto se puede realizar a través de una carretera asfaltada, ya sea en automóvil o en transporte urbano.

Del mismo modo, aquí no correspondería considerar el otorgamiento de viáticos sino más bien funcionaría la utilización de la planilla de gastos de movilidad.

Caso de ciudades lejanas

Distinta situación se presenta si una empresa tiene su oficina principal en la provincia de Contumazá y decide enviar a dos de sus trabajadores a un curso de capacitación a la ciudad de Cajamarca.

En este caso sí sería necesario el otorgamiento de viáticos, al verificarse que entre ambas ciudades existen 129 kilómetros de distancia, la cual se recorre en un aproximado de cuatro horas.

Lo mismo sucedería si una empresa que tiene su sede en la ciudad de Chimbote envía a uno de sus trabajadores a realizar las negociaciones de compra de semillas de frutos en el distrito de Tauca, que está ubicado en la provincia de Pallasca. En esta tarea el trabajador demorará aproximadamente tres días.

La distancia que separa ambas ciudades es de 154 kilómetros y para llegar se requiere casi tres horas. En este nuevo caso apreciamos que necesariamente corresponderá el otorgamiento de viáticos que cubra el lapso de tiempo que requerirá para culminar sus gestiones de compras. Aquí no sería de utilidad la planilla de gastos de movilidad.