Un sistema contable sólido es clave para mantener el control financiero y tomar buenas decisiones en una empresa. Además, simplifica el registro de transacciones, la generación de reportes y asegura que se cumplan las normativas fiscales, evitando sanciones costosas y problemas legales.
ContaExcel es una herramienta diseñada para simplificar la contabilidad. Más de 500 contadores ya confían en ella por su facilidad y funciones completas. Automatiza asientos, genera estados financieros, realiza cierres contables, importa datos para SIRE y consulta RUC, DNI y tipos de cambio rápidamente. Incluye soporte por un año, actualizaciones y capacitaciones. ¡Contáctanos y mejora tu gestión contable con ContaExcel!
Introducción a las Funcionalidades de ContaExcel
El sistema incluye tres pestañas: Libros Electrónicos, Gestor de Inventarios y Sistema Contable.
En la pestaña de LIBROS ELECTRÓNICOS está la opción AUTOCOMPLETAR COLUMNAS, es ideal para agilizar el llenado de datos cuando usamos el sistema como aplicativo. De esta manera, podrás asegurarte de que tu sistema cumple con todos los requisitos mínimos para funcionar correctamente.
En la parte inferior del libro tenemos varios formatos de Libros Electrónicos, listos para usar. Si tienes datos en una fuente externa, simplemente cópialos, pégalos en el Excel, y utiliza la función AUTOCOMPLETAR COLUMNAS para que los formatos cumplan con los requisitos necesarios y puedan ser validados y aceptados por SUNAT de manera eficiente.
Con la opción VISUALIZAR Y VALIDAR REGISTROS, podemos revisar nuestros libros electrónicos para asegurarnos de que estén correctamente llenados y cumplan con los requisitos establecidos.
A través de la función IMPORTAR TXT, puedes cargar archivos generados desde fuentes externas y luego guardarlos fácilmente en la base de datos utilizando la opción GUARDAR DATA EN BASE DE DATOS.
A su lado se tiene la función Exportar TXT PLE, puedes generar los archivos TXT necesarios para subirlos al PLE, asegurando que sean aceptados y validados correctamente por SUNAT.
Al usar la función CONSULTA BASE DE DATOS, podemos revisar cómo está llenado nuestro libro electrónico, asegurándonos de que toda la información esté correcta antes de proceder a la exportación del TXT.
Finalmente con la función REINICIAR PLE, se borrará toda la data almacenada en los libros electrónicos. Es importante tener mucho cuidado al utilizar esta función, ya que el proceso es irreversible.
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Funcionalidades en la Pestaña de Gestor de Inventarios
En la pestaña de GESTOR DE INVENTARIOS, como primera opción encontramos CLIENTES. Desde allí, podemos crear y guardar todos los clientes que tengamos en distintos periodos, organizando así nuestra información de manera eficiente.
En la siguiente opción, PROVEEDORES, podremos crear y guardar los datos de todos los proveedores que tengamos.
En la opción INVENTARIOS, crea productos con código, nombre, unidad de medida y tipo de inventario, como mercadería, productos terminados, materias primas, o suministros. Agrúpalos por categorías, asigna precios y guarda toda la información fácilmente.
En la opción REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDA, podrás visualizar todo el movimiento de tus productos, incluyendo cantidades, precios, fechas y el tipo de comprobante con el que se están registrando las entradas y salidas.
En la opción CONSULTA POR PRODUCTO, podrás visualizar el movimiento de un producto específico dentro de un determinado rango de fechas, observando las entradas y salidas que ha tenido.
Además, contamos con la opción de generar nuestro KARDEX y la función REPORTES EXTRAS. En esta última, podremos realizar reportes detallados, como por proveedor, cliente, producto o categoría, dentro de un rango de fechas específico, permitiéndonos obtener la información necesaria según las necesidades.
Asimismo, en esta opción también contamos con la función para ELIMINAR toda la información contenida en la base de datos. Es importante tener mucho cuidado al utilizar esta función, ya que el proceso es irreversible.
Funcionalidades en la Pestaña de Sistema Contable V4.0
En la pestaña de SISTEMA CONTABLE V4.0, también podremos alimentar la información que se relaciona con la pestaña de GESTOR DE INVENTARIOS. Allí, podremos registrar asientos contables de compras o ventas, e incluir una opción para manejar los inventarios, donde se registrará la mercadería que está entrando o saliendo.
Dentro de la pestaña SISTEMA CONTABLE, el grupo inicial de asientos contables corresponde al INVENTARIO INICIAL, permitiendo realizar exclusivamente el asiento de apertura para establecer los saldos iniciales de las cuentas.
Para organizar tus operaciones con facilidad, se puede en la opción de COMPRAS, registra gastos como mercaderías, administración, ventas, servicios públicos y sus notas de crédito o débito. En VENTAS, administra comprobantes, notas relacionadas y crea nuevos clientes y proveedores. Además, controla de forma eficiente el movimiento de mercadería en el almacén desde ambas opciones.
En la opción de ASIENTOS VARIOS, se registrarán todos los asientos que no pueden ser clasificados en Inventario Inicial, Compras o Ventas, como por ejemplo, el asiento de depreciación, los costos de ventas y otros movimientos contables que no están directamente relacionados con transacciones específicas de mercadería o ventas.
En la opción de CUENTAS POR COBRAR Y/O PAGAR, podremos gestionar los documentos pendientes de cobro o pago. Cuando realicemos un asiento de compra o de venta y seleccionemos la opción de cancelación en efectivo, se desplegará una ventana para realizar la cancelación en ese mismo momento. Si optamos por el crédito, podremos cancelar el documento más adelante. Desde esta función, también podemos buscar los documentos por CUO o por fecha.
Como última opción, el CIERRE CONTABLE es un proceso totalmente automático que se realiza en dos partes. Primero, se lleva a cabo el cierre de las cuentas de resultado, es decir, el cierre de las cuentas de los elementos 6 y 7, que se trasladan a la cuenta de balance. Luego, se realiza el cierre de las cuentas de balance, lo que permite que nuestra contabilidad quede completamente saldada.
Funciones Operativas del Sistema Contable V4.1
En el grupo de OPERACIONES DEL SISTEMA, como primera opción encontramos ACTUALIZAR SISTEMA. Con esta función, podremos procesar todas nuestras cuentas contables siempre que tengamos la respuesta del sistema, generando automáticamente la hoja de trabajo. A partir de ahí, podremos elaborar nuestros estados financieros.
Y con la siguiente opción MODF Y/O ELIMINAR REGISTROS, podremos eliminar o modificar los registros ya ingresados en el sistema. Además, podremos buscarlos por código o fecha de operación, descripción de la cuenta contable o por código del libro.
En la opción PCGE, podremos crear y modificar nuestras cuentas contables para utilizarlas correctamente en el sistema. Estas cuentas están especialmente diseñadas para aparecer en nuestros estados financieros y permitir la generación de sus asientos automáticos mediante los amarres correspondientes.
Funciones de Reportes del Sistema Contable V4.1
En el grupo de REPORTES CONTABLES, en la opción CONSULTA POR PERIODOS, podremos obtener el reporte de los libros que deseamos visualizar dentro de un determinado período, permitiéndonos analizar y revisar la información específica en el tiempo que necesitamos.
En la opción de REPORTES ADICIONALES, podremos obtener reportes detallados como los de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Detracciones de Compras, Detracciones de Ventas, Cuentas Corrientes, Flujo de Caja y otros movimientos financieros dentro de determinados períodos. Esta opción nos facilita la obtención de información clave sobre el movimiento de efectivo y la gestión financiera en un plazo específico.
Funciones de Utilitarios del Sistema Contable V4.1
En el grupo de UTILITARIOS se tiene la opción CREAR /RESTAURAR BACKUP, que permite recuperar archivos de respaldo en caso de necesidad. Además, con la función GENERAR ARC. EN PDF, podemos convertir los reportes y archivos contables en formato PDF para archivarlos o presentarlos. También contamos con el ANALIZADOR DE ASIENTOS CONT., que facilita la búsqueda de posibles errores en los asientos registrados anteriormente, garantizando la precisión de la información.
Con la opción CUENTAS BANCARIAS, podremos crear y registrar nuestras cuentas bancarias con las que estamos trabajando en el sistema, facilitando la gestión de los movimientos financieros y la conciliación bancaria.
También, el sistema procesa lo que corresponde al DAO. Una vez que hayamos registrado nuestras compras y ventas, podremos procesar esta información y generar el archivo TXT necesario para ser importado al PDT correspondiente.
Con la opción REPROCESAR CUO’S , podremos ordenar los cubos de nuestros asientos contables en un orden cronológico, especialmente útil cuando hemos registrado los datos en desorden. Este proceso solo se puede realizar si aún no hemos enviado nuestros libros electrónicos, ya que al hacerlo estaríamos modificando o alterando la información previamente registrada.
Con la opción REPROCESAR ESTADOS DE OPER., podremos generar los estados de operación necesarios para ser utilizados en los libros electrónicos, organizando y estructurando la información contable de manera adecuada antes de su envío.
En la opción Actualizar Versión, se realiza la actualización general del sistema, la cual se lleva a cabo después de haber enviado el archivo correspondiente de actualización.
En la opción Reiniciar Data, podremos eliminar de forma grupal ciertos módulos, como el Gestor de Inventarios o el Sistema Contable, permitiendo una limpieza o reconfiguración del sistema según nuestras necesidades.
Ultimas Funcionalidades del Sistema Contable V4.1
En la opción ESTADOS FINANCIEROS, puedes generar una hoja de trabajo que facilita la elaboración de los estados financieros contables, incluyendo el balance general, el estado de ganancias y pérdidas por naturaleza, y el estado de ganancias y pérdidas por función.
En la opción de ESTADOS FINANCIEROS CONTABLES, podremos generar el estado de situación financiera, el estado de resultados integrales, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, proporcionando un panorama completo de la salud financiera de la empresa.
Como última opción, es posible generar las NOTAS EEFF en los estados financieros, ofreciendo detalles clave para una comprensión completa de la información financiera. Esta es una descripción general del Sistema ContaExcel Versión 4.1.
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