El presupuesto es útil para determinar la cantidad de recursos que se requieren para desarrollar las diferentes actividades de la empresa y para controlar los ingresos, gastos e inversiones a realizar en un tiempo determinado.
El presupuesto es una herramienta de planeación que expresa en términos financieros o monetarios las operaciones y recursos que forman parte de la empresa en un período de tiempo determinado, para lograr los objetivos fijados por la organización en su estrategia.
Así mismo, es un plan que integra y coordina todas las áreas, actividades, departamentos y responsables de la empresa, expresando de forma monetaria y cuantificada los objetivos que la organización quiere lograr.
¿Para qué sirve un Presupuesto?
Un presupuesto sirve para organizar las cuentas, y de esta manera tener control sobre la economía, lo que nos permitirá tener una visión amplia para priorizar gastos, fijar objetivos y tener cómo darle frente a algún acontecimiento imprevisto que implique un gasto de dinero.
Cuando se cuenta con un presupuesto es posible definir los gastos que podemos asumir y así hacer un mejor uso del dinero. Esto se logra a partir del conocimiento de cuánto ganamos por nuestro trabajo o cuánto recibimos por otros conceptos como bonificaciones, honorarios, rendimiento de inversiones, cobro de alquileres, entres otras fuentes de ingresos.
Con un presupuesto se puede establecer metas, las cuales tendrán un plazo (corto, mediano o largo) y será alcanzable si los gastos se ajustan a un patrón de consumo y a un ahorro regular.
Objetivos de un Presupuesto
Al realizar un presupuesto, probablemente lo haces sin tener presente que este cuenta con unos objetivos concretos. Si quieres saber cuáles son, los conocerás a continuación:
- El tiempo es determinante para crear un presupuesto; por lo mismo, el primer objetivo de esta lista abarca planear de manera integral y sistemática todas las acciones a realizar por un determinado periodo de tiempo. El dinero presupuestado debe alcanzar para suplir las necesidades que surgen a partir de la puesta en marcha de un proyecto.
- De igual manera, uno de los objetivos de un presupuesto es garantizar el control y la medición de los resultados cualitativos y cuantitativos. Si el presupuesto se genera para una entidad, a este objetivo se le debe adicionar el fijar responsabilidades a cada una de las áreas, todo con el fin de cumplir con las metas previstas.
- Coordinar las diferentes fuentes de los recursos, para así asegurar la marcha y el cumplimiento de un plan.
- Otro objetivo de un presupuesto, es determinar los recursos económicos, los cuales pueden ser estratégicos para una empresa o un área de la misma.
Importancia del Presupuesto
Un presupuesto es importante porque a partir de su realización es posible priorizar los gatos, llevar un seguimiento de estos y los ingresos para tener un control sobre ellos. Así, determinar cuánto dinero queda para el ahorro y contar con un fondo para atender alguna emergencia o imprevisto.
Características de un Presupuesto
Para tener conocimiento certero de que estamos ante un presupuesto, es preciso analizarlo desde sus características:
- Regular: se realiza teniendo en cuenta los gastos reales durante un periodo de tiempo determinado.
- Integral: tiene en cuenta todos los puntos de interés y las diferentes perspectivas. Si es dentro de una empresa, se tendrán en cuenta todas las áreas.
- Previsivo: se realiza con el fin de organizarse y prepararse para actuar en un tiempo futuro.
- Cuantitativo: se estipula en términos monetarios; es decir, en cuánto se requiere para desarrollar el cumplimiento de un objetivo.
- Orientado a fines: siempre busca ser una herramienta que ayuda con el alcance de una meta.
- Detallado: deber ser claro y con todos los detalles posibles, que brinden la información necesaria para responder antes las diversas situaciones.
- Realista: los datos que se registran en un presupuesto deben ser objetivos, con un histórico real con información concreta y de fiar.
- Flexible: siempre estará disponible para ajustarse, en atención a premisas iniciales incompletas o circunstancias cambiantes.
Tipos de Presupuesto
Presupuesto maestro
En él se une, en un documento, el presupuesto operativo y el presupuesto financiero. Por lo tanto, se puede decir que es una planificación completa de presupuesto.
Presupuesto operativo
Es el que recoge los datos correspondientes a los gastos y los ingresos ordinarios de una empresa.
Presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas es un informe donde se detallan los ingresos estimados de una empresa por la ejecución de las ventas dentro de un periodo de tiempo determinado.
Presupuesto de producción
En este documento se deja detalle de los gastos posibles en la fabricación de mercancía o realización de servicios.
Presupuesto de compras
Es un documento donde se determina el dinero que se gastará en la adquisición de materias que una empresa o negocio requiere para producir.
Presupuesto de flujo de caja
Dentro de este documento se trata de pronosticar el comportamiento de los ingresos y egresos de efectivo para un periodo determinado.
Presupuesto de tesorería
Hace parte de la cadena presupuestal de una empresa y busca recabar su información financiera para convertirla en información de términos monetarios.
Presupuesto marketing
Es el presupuesto en el que se estipulan los recursos que serán asignados a los gastos de publicidad, campañas, estrategias de comunicación, entre otras actividades relacionadas.
Pasos para elaborar un Presupuesto
- Establece objetivos:
El motivo principal para elaborar un presupuesto siempre será un objetivo, el cual será a corto, mediano o largo plazo.
- Realiza un presupuesto realista:
El presupuesto debe ser posible de cumplir, no estar alejado de tu realidad económica, por lo que la honestidad contigo mismo será fundamental.
- No sobreestimes los ingresos:
Para ello tendrás en cuenta los ingresos que recibes de forma regular, como el pago de un salario; no debes tener en cuenta ingresos inciertos, es decir, que solo son un supuesto.
- Prioriza gastos:
Registra todos tus gastos diarios y ocasionales. De esta manera, administras bien tus recursos sin caer en gastos innecesarios e inesperados que afecten el cumplimiento de tu meta.
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