Una Secretaria o asistente administrativa, que trabaja para un gerente desempeña una serie de tareas similares a las de una asistente de oficina. Sin embargo, el enfoque del trabajo es de los proyectos de la jefatura y no de todo el departamento de la compañía.
Y entre sus principales tareas incluyen el manejo en:
1. Comunicaciones
Este tipo de profesionales generalmente responde las llamadas telefónicas solamente para el jefe sirviendo como la primera persona que entra en contacto con los visitantes de la oficina, además de saludar a las personas que llegan para las citas, tomar los mensajes telefónicos del Gerente , prepara comunicaciones escritas, tales como cartas y correos electrónicos, también en nombre del jefe.
2. Documentos
La Secretaria asistente de un gerente usa también aplicaciones de software para preparar hojas de datos, documentos de procesamiento de textos, bases de datos y otros tipos de documentos, tales como los formatos de la empresa. Ella es responsable por la precisión de los documentos, lo que requiere habilidades efectivas de escritura y gramática.
3. Organización
Las funciones de organización son clave dentro de sus responsabilidades teniendo que mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras los sistemas de teléfono, de videoconferencia y de otro equipo de oficina. La asistente debe mantener control de lo que está en inventario y cuándo solicitar insumos de oficina, además de mantener los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de forma que los gerentes tengan un acceso fácil a los documentos importantes.
4. Gestión de proyectos
La Secretaria asistente de un gerente se involucra también directamente en la gestión de los proyectos especiales por lo que requiere obtener información de proveedores y clientes, así como negociar con ellos precios u otras condiciones. Este profesional también ayuda a crear presentaciones y reportes para conferencias o reuniones.
Fuente: Pymex.
