¿Para qué sirve una orden de compra?

• Perucontable
• 24 agosto 2022
• Categorías: General

Con el objetivo de conseguir mayor control y dinamismo a la hora de adquirir bienes para su empresa, tiene la opción de hacer una orden de compra y remitirla a su proveedor.

A este respecto, en primer lugar le compartimos la definición que tiene una orden de compra, qué debe contener y qué finalidad persigue.

Definición de una orden de compra

Una orden de compra es un documento que se utiliza para solicitar bienes o servicios a un proveedor. Es una parte importante del proceso de la cadena de suministro y se puede usar cuando el comprador necesita adquirir un bien de un proveedor o cuando hay artículos que se deben pedir para usar en la empresa.

Una orden de compra o pedido es un documento formal que acredita que existe un vínculo de colaboración entre el proveedor y el cliente. Dicho documento constata la adquisición de un producto o servicio y compromete al cliente a abonar la cantidad que le corresponde. Concretamente, se trata de la obligación del comprador de pagar una vez entregado el producto o servicio.

La orden de compra incluirá todos los detalles necesarios, tales como:

• El nombre de la empresa y su dirección.
• La fecha
• Una lista de artículos que se están ordenando
• El precio y la cantidad de cada artículo (incluidos los descuentos)
• Términos de pago

Puede que algunos clientes que pretendan realizar un pedido de gran volumen soliciten previamente una cotización que les informe del precio final de sus servicios o de la venta de sus productos. En este caso, puede crear una cotización, la cual carece de validez legal o bien hacer una factura proforma, que sí tiene valor legal.

¿Para qué sirve una orden de compra?

Cualquier artículo que una empresa adquiera, por ejemplo, material de oficina, materias primas, etc., ha de ir acompañado de una orden de compra, enumerada correlativamente a fin de poder llevar un control minucioso. Dicho número vinculado con cada orden de compra representa, tanto para el comprador como para el vendedor, un medio de seguimiento del estado del pedido.

Es importante tener en cuenta de que este documento no tiene la misma validez que una factura. Se trata de una orden de compra cuyo objetivo es autorizar al proveedor a que entregue la factura a su cliente correspondiente a la mercadería que ha adquirido.