Cuando se paga una suma extraordinaria: participación de utilidades retenciones mensuales renta de quinta categoría en el 2015

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caso practico

Una de las consultas más recurrentes es aquella sobre el cálculo de la retención de las rentas de quinta categoría que perciben los trabajadores, y que toda las personas naturales y jurídicas o entidades públicas o privadas que los paguen están obligadas a retener mensualmente sobre las remuneraciones conforme con el mandato del artículo 75 del TUO de la ley del impuesto a la renta.

El presente artículo tiene por objetivo dar algunos criterios para realizar y/o verificar que los cálculos de las retenciones de renta de quinta categoría son realizados de forma correcta a fin de evitar riesgos tributarios.

Criterios de cálculo

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Cada mes es una historia diferente

El cálculo de la retención sobre las rentas de quinta categoría que se realiza en cada uno de los meses del ejercicio fiscal en cueros es una historia diferente, ya que se puede modificarse la remuneración ordinaria o percibir una suma extraordinaria que hagan de la retención un acto único. En cada uno de dichos meses ese cálculo no operad e la misma forma porque al formula del cálculo cambia, sea por el número del cociente, el monto de reducción de las retenciones efectuadas de los meses anteriores, por descuentos que el empleador aplica al trabajador por tardanzas, por las horas extras que recibe, las comisiones que se les otorga, los aumentos y disminuciones de las remuneraciones que opera, etc. Este punto no es menor ya que si seguimos el orden formal del cálculo de la retención dispuesto en el artículo 40 del reglamento de la LIR evitaremos el riesgo tributario por cálculos equivocados.

Así, se debe tener claro que efectuar cálculos uniformes en la hoja Excel a lo largo de los meses de año en curso es una idea que nos puede genera cálculos erróneos.

Por ello, ¿Cuál sería la consecuencia de no seguir el orden formal el cálculo de la retención? La consecuencia inmediata es realizar erróneamente cálculos de retenciones de rentas de quinta en exceso o defecto.

Por ejemplo, en caso de que resulte en exceso, el agente de retención no cometerá alguna infracción tributaria dada la naturaleza de anticipo o pago a cuenta de la obligación de pago del impuesto declarado, lo cual puede regularizar en el mes de diciembre efectuando el ajuste respectivo, evitándose así realizar rectificaciones de la PDT Planilla Electrónica – PLAME.

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No obstante, el perjuicio ante una retención ante una retención en exceso es al trabajador en primer lugar también a la empresa, sobre todo cuando se detecta el artículo erróneo de la retención pasado el ejercicio fiscal de la obligación, ya declarado y pagado a la administración tributaria.

Así por ejemplo, se descubre que en la determinación del ejercicio fiscal 2014 del trabajador se efectuó una retención en exceso de los periodos 06/2014, 07/2014 y 08/2014 recién en mayo de 2015, generando una contingencia a la empresa cuando ya aplico como gasto deducible ese exceso en la presentación de la declaración jurada anual de tercera categoría del 2014, además de la devolución al trabajador de dicho exceso.

En este caso, se tendrá que rectificar la declaración jurada del impuesto a la renta anual sin perjuicio de las sanciones que hubiera lugar como la establecida en el numeral 1 del artículo 178 del TUO del código tributario por aplicar indebidamente un gasto como deducible indebido.

En el caso de que se hubiera generado una retención en efecto, es decir, menor al que estaba obligado a retener, es susceptible de ser sancionado por cometer la infracción tributaria establecida en el numeral 1 del artículo 178 del código tributario por declarar cifras o datos falsos, por el numeral 13 del artículo 177 del mismo código por no efectuar las retenciones o percepciones establecidas por ley en el caso que declare en el PLAME sin retención.

La administración tributaria es muy estricta cuando observa que no existe una línea de continuidad en las declaraciones del PLAME detectando las retenciones mensuales en efecto, además ella tiene hasta 10 años para verificar o fiscalizar los periodos según el segundo párrafo del artículo 43 del código tributario.

Observar siempre el principio del percibido

Al principio de lo percibido es a veces olvidado cuando se calculan las retenciones de rentas de quinta categoría por la misma propensión a uniformizar el cálculo a lo largo de los periodos mensuales. Casos como rentas variables, horas extras, descuentos por tardanzas, aumentos de sueldos, el ingreso a la empresa a medio año a trabajadores en su primer empleo o cuando se efectúan pagos de sumas extraordinarias, etc. Todos estos supuestos y más hacen difícil y confuso el cálculo si no se observa al principio lo percibido, el cual sencillamente parte a efectos de la retención en el mes de pago, el monto que efectivamente perciba o se le dispone al trabajador.

Por ejemplo, si el trabajador desde el periodo 01/2015 tiene una remuneración ordinaria de S/. 2,500, este monto será la base del cálculo, pero si llegamos a junio y se hace un aumento siendo en ese momento su remuneración ordinaria de S/. 3,500, la proyección del cálculo a partir de junio hasta diciembre será de ese monto, sumándose las remuneraciones efectivamente pagas de enero a mayo con el monto de S/. 2,500 porque lo que efectivamente percibió el trabajador.

En el caso de que en un determinado periodo mensual, digamos 07/2015, un trabajador tenga una remuneración ordinaria según contrato de trabajo de S/. 3,000, pero llego tarde cuadro días consecutivos en el mes, efectuándose un descuento de S/. 90, el trabajador por el criterio de los percibido a efectos de la retención de renta de quinta categoría recibe tan solo S/. 2,910. La base para la proyección hasta diciembre será los S/. 2,910 para efectuar un correcto cálculo de la retención de la renta de quinta.

Siguiendo el caso, el trabajador percibe S/. 2,910, pero el agente de retención declara en el PLAME S/. 3,000, sobre este monto aplica gasto deducible en al declaración jurada anual de la renta de tercera categoría, procedimiento que es practica recurrente en la empresa ¿Cómo ingreso afecto?, ¿Cómo un monto preparatorio? Por un lado, la empresa se beneficia al aumentar individuamente el gasto como deducible la dicha referencia que no lo paga al trabajador, y por otro lo tendría que tratar como ingreso, es decir, se genera una distorsión y una grave contingencia tributaria, todo ello por olvidar el principio de lo percibido para el deudor tributario quien es el trabajador.

En el caso de las sumas extraordinarias, el punto es que el periodo tributario de un mes en que se dispone el trabajador, es decir, el mes en que efectivamente se paga al trabajador percibiendo un rembolso, una bonificación por productividad, o cualquier otro monto que no exonerado o Inafecto (como por ejemplo, los subsidios), no se efectúa la proyección hasta diciembre, es decir, no forman parte de la base de la renta de quinta para aplicar la deducción de las 7 UIT, si no que se sigue al procedimiento del literal e) del artículo 40 del reglamento de la LIR.

Al respecto, las bonificaciones extraordinarias, que son montos residuales por la no afectación de cargas como Essalud sobre las gratificaciones ordinarias que percibe el trabajador en el periodo 07/2015 y que percibirá en 12/2015 en el mes en que se paguen, no se proyectan porque son sumas extraordinarias. No es posible que se estimen iguales a las gratificaciones de julio y de diciembre, no existe equivalencia entre ellas por donde, no existen “bonificaciones extraordinarias truncas” como si sucede con las gratificaciones ordinarias según la legislación laboral. Si un trabajador cesa en el periodo 10/2015, no se puede esperar que tuviera derecho a la “bonificación extraordinaria” que percibirá en el periodo 12/2015 por que ceso antes y no ocurriría que se lo dispongan o paguen en el mes.

Por último, en el caso de cese del trabajador antes del periodo de 12/2015, se debe seguir el procedimiento establecido en el literal d) del artículo 41 del reglamento de la LIR. En resumen, ajuste final que se opera es como si fuera el periodo de diciembre, por lo cual si no llega a superar las 7 UIT, se devuelve. No obstante, si el trabajador va aun empleo que le van a duplicar o hasta triplicar el sueldo, no recomendable es que no s ele devuelva lo retenido en los meses anteriores, ya que con el certificado de rentas y retenciones que se emita, su nuevo empleador seguirá la posta calculando desde el periodo de 01/2015, y en la liquidación del periodo 12/2015 pueda resultar una alta carga tributaria. Por ello, sería recomendable que el trabajador lo mantenga como pago a cuenta o anticipo mensual dado que la obligación tributaria del impuesto a la renta es de prioridad anual.

Exigencia del certificado de rentas y retenciones de renta de quinta categoría

Como parte de la política de la empresa, cuando se contrate a un nuevo trabajador debe exigirse el certificado de rentas y retenciones de renta de quinta categoría emitido por el antiguo empleador que corresponde al ejercicio fiscal en curso. Ello debe tener en cuenta, ya que las retenciones solamente corresponden a pagos a cuenta, no al pago del impuesto por la periociddad anual del tributo, estando obligado el agente de retención a efectuar la regularización del impuesto a la renta anual del trabajador en el periodo 12/2015.

Calculo de la retención de renta de quinta categoría

La fórmula de cálculo para la determinación de la retención establecida en el artículo 40 del reglamento de la LIR responde a un artificio matemático para los efectos de la obligación de retener en el mes del pago. Si fuera el caso de que se retenga en efecto, no cabe posteriormente efectuar compensaciones posteriores. Pero si se detecta el error después de aquel periodo ya declarado, en este supuesto se tiene que rectificar el PLAME, pagar el tributo omitido con los intereses moratorios y pagar las multas con los intereses moratorios y pagar las multas con los intereses moratorios que correspondan.

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