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Los auxiliares contables en pequeñas empresas suelen ser responsables de más tareas que en las grandes empresas. En una compañía pequeña, el auxiliar contable debe ocuparse de la totalidad del proceso contable en relación a las cuentas de los clientes, con los pagos y hacer un balance de las cuentas; pagar facturas, encargarse de las conciliaciones bancarias y de las nóminas.
Los deberes de los auxiliares contables que trabajan en grandes empresas suelen ser más especializados. El Gerente puede asignarle la tarea de encargarse de una parte del proceso contable. Muchas compañías grandes contratan a varios auxiliares contables para que realicen distintas funciones
Por ejemplo, el contador puede asignarle a un auxiliar que se encargue sólo de las cuentas por cobrar. Por lo tanto, este auxiliar debe solicitar los pagos de los clientes, realizar los balances de las cuentas y comunicarse con los clientes cuyas cuentas estén atrasadas.
Otro auxiliar puede ocuparse de las cuentas a pagar, que incluyen ingresar de facturas de acreedor en el sistema, preparar y emitir cheques o pagos vía online y comunicarse con los acreedores.
Una de las principales aptitudes necesarias para los auxiliares contables es la habilidad de prestar atención a los detalles. Los auxiliares deben realizar transacciones contables con el menor margen de error posible. Muchos auxiliares contables trabajan con demasiado papeleo, por lo que deben ser bien organizados.
De tal modo que los auxiliares son responsables en gran medida de la información financiera confidencial de una compañía, y deberían realizar las transacciones con discreción e integridad. Deben comprender los principios básicos de la contabilidad, como los débitos y créditos.
La mayoría de las empresas exigen que los auxiliares contables cuenten con al menos un título secundario. Sin embargo, algunas grandes empresas prefieren que posean un título técnico o que cuenten con una experiencia equivalente.
Muy pocas compañías requieren títulos universitarios, al menos que el trabajo sea altamente especializado. Los auxiliares pueden beneficiarse con certificados contables adquiridos en institutos comunitarios y escuelas técnicas. Algunas empresas requieren que los empleados cuenten con experiencia en ciertos programas de software contable. El conocimiento de Microsoft Word, Excel y Access también es favorable. Los programas que usan las empresas para manejar su información contable es el Concar, por lo general, que es también conocida por la mayor parte de la población que se dedica a labores de auxiliar contable.
La labor de un auxiliar contable abarca diferentes funciones. Todas ellas pueden ser englobadas dentro de los siguientes ámbitos:
El auxiliar contable debe dominar los conceptos básicos de la contabilidad. Tiene que estar en condiciones de realizar balances contables, manejar cuentas, coordinar procesos de compra y venta y liquidar sueldos, por ejemplo. Muchas veces el auxiliar contable forma parte de un equipo liderado por un contador ya graduado y con experiencia laboral.
Es importante tener en cuenta que la labor de un auxiliar contable no está regulada por una resolución o una ley. Las tareas que se les asignan a los auxiliares contables cambian de acuerdo a cada empresa. Incluso, si bien quienes trabajan como auxiliares contables suelen ser contadores o estudiantes de carreras vinculadas a la economía, tampoco existe un requerimiento formal o legal al respecto.
En algunos casos, las funciones del auxiliar contable exceden el ámbito propio de la contabilidad. A estos trabajadores se los suele requerir como cobradores o hasta como mensajeros en algunas empresas. Las obligaciones y las responsabilidades, por lo tanto, varían de acuerdo a la compañía en cuestión.
No obstante, estas son algunas de las funciones que, de manera habitual, suelen desarrollar quienes cubren el puesto de auxiliar contable:
Una de las desventajas poco agradables para el auxiliar contable son las fechas límites de presentación de información. Sin embargo, para sacar un beneficio de esta desventaja, una vez terminando con la presentación de cumplimiento del trabajo, también entra la etapa de descanso y se puede y debe dar un buen tiempo para la relajación en cuanto al trabajo.
Los auxiliares contables al manejar data numérica de una empresa, tienen una gran responsabilidad que puede conllevar a causar el estrés personal, ocasionando problemas de salud mental y otros aspectos perjudiciales para la profesión contable. Por eso, es necesario tomar un equilibrio para no causar efectos secundarios que dañarían la salud y profesión no solo del auxiliar contable sino del equipo de contadores de las empresas.
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