Antes de entrar de lleno a las funciones que un asistente contable debe realizar, es necesario conocer cuál es el perfil que se busca en los profesionales que desean posicionarse en este tipo de plazas de trabajo, es decir, cuáles son las principales características que este profesional debe tener. Así, debido al grado de responsabilidad requerido para este tipo de trabajos, es necesario que el profesional que se postule como asistente contable sea una persona organizada, orientada al cumplimiento de metas, dispuesta a trabajar bajo procesos previamente definidos, con alta capacidad para procesos numéricos, buena comunicación y proactividad, principalmente.
Por otro lado, suele requerirse que el auxiliar contable tenga conocimiento general de algunos programas para el manejo de libros electrónicos, así como la realización de transferencias monetarias tanto a nivel nacional como internacional. Sin embargo, es importante destacar que este no siempre es un requisito indispensable para todos los casos, pues algunas empresas están dispuestas a invertir recursos humanos y económicos en la capacitación del personal de administración y finanzas, para el uso eficiente de este tipo de herramientas.
De manera general, puede decirse que el asistente contable es el profesional que se desempeña en rubros administrativos y/o financieros de empresas e instituciones, con la función principal de fungir como apoyo al gerente, contador general o gerente financiero de la institución, así como apoyo en procesos contables que sean requeridos por otras áreas de la empresa. Es quien debe ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.
Entraremos en detalle de las principales funciones que un asistente contable debe realizar como parte de dicha posición profesional. A continuación, mostraremos las funciones más comunes:
Por ello, debe realizar conciliaciones de las diferentes cuentas bancarias de la empresa.
Los problemas contables más importantes se derivan de no tener correctamente estructurado lo que denominamos PRM: Procesos + Registros + Metodología. La suma de estos tres factores, simplemente, significa tener un orden en el trabajo.
Tan simple, que muchas veces no se cumple, o se acumula cierto tipo de trabajo contable, o se carece de documentación que soporte ciertos asientos o incluso no existe una manera eficaz de obtener información de la contabilidad de la empresa. Por ejemplo, movimientos de importes de caja que no se registran adecuadamente y se pierde el rastro de ese dinero.
Cuando se realizan las Conciliaciones bancarias, se evidencia que se acumulan documentos pendientes de entregar en contabilidad y que imposibilitan realizar la prueba y empujan a la utilización de cuentas auxiliares que se eternizan en el Estado de Situación Financiera y le confieren mala imagen. Esto origina que siempre tengamos en nuestro Estado de Situación Financiera, cuentas que nunca se limpian y que lamentablemente luego seamos culpables de no realizar una eficiente labor de análisis.
Cuando una empresa crece y no se dimensiona el departamento Administrativo y Contable de igual manera, los problemas crecen. Y la realidad es que para muchas empresas la contabilidad y las finanzas son esas molestias que hay que sacar adelante y se hace de cualquier manera, siendo este el mayor de todos los errores posibles: creer que la contabilidad no es importante.
Otro problema muy recurrente consiste en asignar conceptos a cuentas contables erróneas. En caso de duda, siempre el asistente contable tiene a un Contador experto, al cual es recomendable recurrir. Hay muchos posibles ejemplos de partidas mal asignadas. Entre ellos destacan los gastos de representación, hay que distinguir muy bien cuando lo son y cuando no, se evidencian multas y sanciones contabilizadas como impuestos, cuando son gastos rechazados, etc.
Otra fuente de problemas contables es las “cuentas saco”. Es recomendable evitarlas en la medida de lo posible. Como ejemplo más negativo, me he encontrado contabilidades con una sola cuenta de clientes (que si tu negocio es una tienda se puede hacer perfectamente), cuando podían diferenciarse claramente con nombre y apellidos, al tratarse de una escuela. ¿Cómo controlas qué cliente ha pagado y cual no? ¿Con otra contabilidad externa? Lo lógico es llevarlo correctamente en la contabilidad oficial y no duplicar contabilidades.
Otra práctica contable que provoca problemas, y en este caso además dudas, son las cuentas con socios y administradores. En la gran mayoría de pymes resulta que los socios y los administradores son importantes acreedores de la empresa.
Aparte de la mala imagen que ofrece este tipo de saldos en el balance, conviene controlar muy rigurosamente qué gastos se ajustan estrictamente a la actividad de la empresa y dejar fuera a los demás. Una de las dudas más frecuentes es conocer si ciertos gastos se pueden activar en el inmovilizado como inversión. Muchas de estas dudas esconden ajustes en el resultado final del ejercicio. La recomendación es siempre ajustarse a los criterios de activación y amortización establecidos.
Igualmente, las cuentas de patrimonio neto ofrecen muchas dudas contables, ya que no suelen tener mucha actividad, y cuando la tienen, generan dudas. Recomiendo tener especial cuidado y pulcritud con estas cuentas y consultar en caso de dudas.
Insisto en que, independientemente de la confianza que tengamos en nuestros contables, siempre es interesante realizar una auditoría anual de las cuentas. Aunque sólo sea para constatar que se están haciendo las cosas bien, o para mejorarlas un poco.
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