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Asistente

1.Perfil del asistente contable

Antes de entrar de lleno a las funciones que un asistente contable debe realizar, es necesario conocer cuál es el perfil que se busca en los profesionales que desean posicionarse en este tipo de plazas de trabajo, es decir, cuáles son las principales características que este profesional debe tener. Así, debido al grado de responsabilidad requerido para este tipo de trabajos, es necesario que el profesional que se postule como asistente contable sea una persona organizada, orientada al cumplimiento de metas, dispuesta a trabajar bajo procesos previamente definidos, con alta capacidad para procesos numéricos, buena comunicación y proactividad, principalmente.

Por otro lado, suele requerirse que el auxiliar contable tenga conocimiento general de algunos programas para el manejo de libros electrónicos, así como la realización de transferencias monetarias tanto a nivel nacional como internacional. Sin embargo, es importante destacar que este no siempre es un requisito indispensable para todos los casos, pues algunas empresas están dispuestas a invertir recursos humanos y económicos en la capacitación del personal de administración y finanzas, para el uso eficiente de este tipo de herramientas.

De manera general, puede decirse que el asistente contable es el profesional que se desempeña en rubros administrativos y/o financieros de empresas e instituciones, con la función principal de fungir como apoyo al gerente, contador general o gerente financiero de la institución, así como apoyo en procesos contables que sean requeridos por otras áreas de la empresa. Es quien debe ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.

Entraremos en detalle de las principales funciones que un asistente contable debe realizar como parte de dicha posición profesional. A continuación, mostraremos las funciones más comunes:

  • Apoyar en procesos de compras y adquisiciones de bienes y servicios: 
    Esta persona debe ser capaz de llevar un proceso ordenado y sistemático de los diferentes procesos de compra que la institución realice, ya sea para bienes específicos o servicios profesionales.
    Así, el asistente contable suele tener la responsabilidad de llevar un registro de cada proceso de compra, desde la solicitud de cotizaciones hasta la conformidad en el recibido del bien o servicio adquirido.
    Es el asistente contable, el responsable de recibir la documentación contable que sirve de soporte a las operaciones y transacciones de la entidad, revisando su exactitud y devolviendo aquellos que presentan datos ilegibles e incompletos.
    Por lo tanto, deberá revisar, verificar datos y aplicar en el Sistema de Información Presupuestaria, con relación a la actividad contable a su cargo para contar con centros de costos con relación a los gastos.Es por ello que, el asistente contable debe participar activamente, colaborar y cumplir con todas las políticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa.Es obligación del Asistente Contable, mantener actualizado los libros legales de la empresa.
    También, el asistente debe preparar cuadros, informes, listados, memorándums y otros documentos simples propios del Departamento de Contabilidad.
  • Realizar el control de inventarios de los diferentes equipos que la institución posee: el asistente contable también puede tener bajo sus responsabilidades el mantenimiento al día de los diferentes inventarios que la institución posee, ya sea para el control de mobiliario, equipo informático, papelería, artículos de limpieza, etc. Del rubro y tamaño de la empresa dependerá la cantidad de inventarios y la responsabilidad que el asistente contable tenga sobre los mismos.
    Por ello, deberá codificar los diversos documentos contables de soporte de las compras de acuerdo con el Manual de Cuentas de la empresa y realizar el registro de los asientos de diario, ajustes, reclasificaciones y otros movimientos de naturaleza contable.
    El asistente también deberá mantener actualizados los archivos de comprobantes y otros documentos de naturaleza contable y mantener el control consecutivo de los documentos.
    Así también, deberá mantener actualizados los registros auxiliares asignados de aquellas cuentas del sistema contable.
    Es responsable de analizar y conciliar cuentas contables que presentan inconsistencias dentro del sistema.
    Debe participar en los inventarios físicos de suministros, materiales y herramientas ubicados en los diferentes almacenes de la empresa identificando claramente ubicación y cantidades reales existentes.
    El asistente contable debe colaborar en velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato.
  • Facturación de ventas realizadas:cuando la empresa se dedica a la venta de bienes o servicios, es bastante probable que el asistente contable tenga bajo sus responsabilidades la elaboración y archivo de todas las facturas emitidas como parte de estos
    procesos.
    Es por ello, que el asistente debe revisar oportunamente los Estados de Cuenta por ventas a los clientes respectivos
  • Fungir como referente entre la empresa e instituciones bancarias: además, el asistente contable debe ser un enlace entre la empresa y las diferentes instituciones bancarias con las que esta se deba relacionar, para diversos procesos, como pagos a proveedores, pago de salarios, solicitud de créditos, manejo de las cuentas interbancarias, trámites en instituciones financieras, etc.

    Por ello, debe realizar conciliaciones de las diferentes cuentas bancarias de la empresa.

  • Encargarse de las planillas de la empresa: el proceso de preparación de la planilla de la empresa es otra de las principales funciones que un asistente contable debe realizar, para garantizar los pagos a tiempo de los empleados, así como los descuentos de ley o por préstamos que correspondan según el tipo de contrato que posea cada uno de ellos.
  • Dar seguimiento a procesos tributarios: los procesos tributarios son otra de las responsabilidades que recaen en el asistente contable, pues es quien debe encargarse de los pagos de impuestos, reporte de retenciones y demás declaraciones que exijan las instancias gubernamentales correspondientes.
  • Elaboración de estados financieros: además de levantar informes financieros de forma periódica también es una de las principales tareas que los asistentes contables deben de realizar. Por ello, la habilidad para realizar operaciones contables es indispensable en este tipo de posiciones.

 Los problemas contables más importantes se derivan de no tener correctamente estructurado lo que denominamos PRM: Procesos + Registros + Metodología. La suma de estos tres factores, simplemente, significa tener un orden en el trabajo.

Tan simple, que muchas veces no se cumple, o se acumula cierto tipo de trabajo contable, o se carece de documentación que soporte ciertos asientos o incluso no existe una manera eficaz de obtener información de la contabilidad de la empresa. Por ejemplo, movimientos de importes de caja que no se registran adecuadamente y se pierde el rastro de ese dinero.

Cuando se realizan las Conciliaciones bancarias, se evidencia que se acumulan documentos pendientes de entregar en contabilidad y que imposibilitan realizar la prueba y empujan a la utilización de cuentas auxiliares que se eternizan en el Estado de Situación Financiera y le confieren mala imagen.  Esto origina que siempre tengamos en nuestro Estado de Situación Financiera, cuentas que nunca se limpian y que lamentablemente luego seamos culpables de no realizar una eficiente labor de análisis.

Cuando una empresa crece y no se dimensiona el departamento Administrativo y Contable de igual manera, los problemas crecen. Y la realidad es que para muchas empresas la contabilidad y las finanzas son esas molestias que hay que sacar adelante y se hace de cualquier manera, siendo este el mayor de todos los errores posibles: creer que la contabilidad no es importante.

Otro problema muy recurrente consiste en asignar conceptos a cuentas contables erróneas. En caso de duda, siempre el asistente contable tiene a un Contador experto, al cual es recomendable recurrir. Hay muchos posibles ejemplos de partidas mal asignadas. Entre ellos destacan los gastos de representación, hay que distinguir muy bien cuando lo son y cuando no, se evidencian multas y sanciones contabilizadas como impuestos, cuando son gastos rechazados, etc.

Otra fuente de problemas contables es las “cuentas saco”. Es recomendable evitarlas en la medida de lo posible. Como ejemplo más negativo, me he encontrado contabilidades con una sola cuenta de clientes (que si tu negocio es una tienda se puede hacer perfectamente), cuando podían diferenciarse claramente con nombre y apellidos, al tratarse de una escuela. ¿Cómo controlas qué cliente ha pagado y cual no? ¿Con otra contabilidad externa? Lo lógico es llevarlo correctamente en la contabilidad oficial y no duplicar contabilidades.

Otra práctica contable que provoca problemas, y en este caso además dudas, son las cuentas con socios y administradores. En la gran mayoría de pymes resulta que los socios y los administradores son importantes acreedores de la empresa.

Aparte de la mala imagen que ofrece este tipo de saldos en el balance, conviene controlar muy rigurosamente qué gastos se ajustan estrictamente a la actividad de la empresa y dejar fuera a los demás. Una de las dudas más frecuentes es conocer si ciertos gastos se pueden activar en el inmovilizado como inversión. Muchas de estas dudas esconden ajustes en el resultado final del ejercicio. La recomendación es siempre ajustarse a los criterios de activación y amortización establecidos.

Igualmente, las cuentas de patrimonio neto ofrecen muchas dudas contables, ya que no suelen tener mucha actividad, y cuando la tienen, generan dudas. Recomiendo tener especial cuidado y pulcritud con estas cuentas y consultar en caso de dudas.

Insisto en que, independientemente de la confianza que tengamos en nuestros contables, siempre es interesante realizar una auditoría anual de las cuentas. Aunque sólo sea para constatar que se están haciendo las cosas bien, o para mejorarlas un poco.