Archivo de documentos laborales y prueba en procesos judiciales

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En muchas ocasiones y cada cierto número de años, las empresas prescinden de cierta documentación referente a los trabajadores, probablemente por políticas internas de organización que puedan tener, o sencillamente depuran la información por no considerarla útil, sin embargo, no es muy recomendable prescindir de toda la documentación archivada, y por mas tedioso que pueda resultar lo mejor es tener el file personal de cada trabajador guardando al menos algunos documentos laborales durante un periodo razonable.

Los empleadores no pueden confiarse en que jamás tendrán problemas con sus trabajadores debido al tiempo que éstos lleven prestando sus servicios en la empresa, ya que por más antiguos que sean sus colaboradores no podrán conocer de forma certera si el trabajador planea accionar o no ante la autoridad administrativa de trabajo o en su defecto ante el poder judicial, llegando a perjudicarlos gravemente si es que han incumplido con las normas laborales vigentes, o si cumpliéndolas no han conservado los documentos necesarios.

Un ejemplo podría ser el caso de un trabajador que demanda a su empleador por desnaturalización de sus contratos sujetos a modalidad conjuntamente con estabilidad laboral y el empleador no haya guardado el contrato primigenio de la relación laboral. El problema se origina debido a que a pesar de que el empleador puede haber cumplido con realizar un contrato sujeto a modalidad con la cláusula objetiva correctamente fundamentada, si éste al momento de ofrecer como medios probatorios los contratos de trabajo carece del primero o primigenio, los otros que son renovaciones automáticamente se consideran nulos así ha quedado expresado en la sentencia emitida por el Tribunal Constitucional en el Expediente N° 01113-2011-PA/TC ; por tanto, tomando ese criterio el juez puede amparar la demanda del trabajador accionante.

http://www.tc.gob.pe/jurisprudencia/2011/01113-2011-AA.html

De igual forma, la sentencia del Exp. N° 01783-2011-PA/TC manifiesta: “(…),por lo que al no haberlo efectuado y al no constar en autos que las partes hayan suscrito un contrato de trabajo a plazo fijo desde el 13 de abril de 1993, este Tribunal concluye que de acuerdo a lo previsto en el artículo 4º del Decreto Supremo N.º 003-97-TR, se configuró una relación laboral a plazo indeterminado, por lo que el demandante sólo podía ser despedido por una causa justa prevista en la ley. Siendo así son nulos los contratos de trabajo celebrados al amparo del Decreto Ley Nº 22342 que suscribieron las partes con posterioridad, mediante los cuales se pretendió encubrir la existencia de una relación laboral a plazo indeterminado.”

http://www.tc.gob.pe/jurisprudencia/2011/01783-2011-AA.html

Como puede apreciarse, el Tribunal Constitucional ha marcado un precedente en cuanto a la carga probatoria que tendría el empleador, sin embargo tampoco impone una fecha o límite del tiempo que éste podría guardar archivado el contrato, quedando a criterio del empleador y de los límites de la contratación temporal el conservar los contratos laborales de los trabajadores, siendo ahora ello imprescindible, no solo por estas jurisprudencias, sino por lo mismo que la Nueva Ley Procesal de Trabajo presume el vínculo laboral con la sola prestación del servicio del trabajador, ratificando una vez más la carga de la prueba del empleador.

Ahora bien, los contratos de trabajo no son los únicos documentos laborales que deben ser guardados por los empleadores, ya que el Decreto Supremo No. 001-98-TR establece que los empleadores están obligados a conservar las planillas, boletas de pago y constancias correspondientes hasta 5 años después de efectuado el pago, a excepción de las planillas de remuneraciones que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).

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Por tanto, no sólo el Tribunal Constitucional marca precedentes para que el empleador deba mantener guardados los contratos laborales, en especial los temporales, sino que también por mandato legal está obligado a conservar las planillas, boletas de pago y constancias correspondientes, pero estos sí con un límite temporal.

Otras consideraciones:

Ante un eventual proceso judicial laboral resulta común que el juez exija al empleador la exhibición de documentación como la planilla de pagos, boletas de pago firmadas, liquidaciones de utilidades, de beneficios sociales, o de CTS, u otro documento similar a pesar de que pudiera tener más de 5 años de antigüedad; y es más común que el abogado patrocinador se entere que dichos documentos se destruyeron, se perdieron, se quemaron o simplemente no se logran encontrar.

Sin embargo, en muchos casos, dichos documentos son la única forma de demostrar que un empleador no mantiene deuda alguna con algún trabajador o ex trabajador; y los jueces laborales los exigen por considerar que el empleador se encuentre en posición inmejorable para demostrar que cumplió con sus obligaciones.

En ese sentido, resulta importante tener presente las obligaciones legales vigentes relacionadas con la conservación de documentos tanto en el ámbito laboral, tributario y previsional:

En el ámbito laboral el Decreto Supremo No. 001-98-TR establece que los empleadores están obligados a conservar las planillas, boletas de pago y constancias correspondientes hasta 5 años después de efectuado el pago, a excepción de las planillas de remuneraciones que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).

En concordancia con lo anterior, el artículo 5 del Decreto Ley 25988, Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de la Eliminación de Privilegios y Sobrecostos, establece que las empresas, cualquiera que sea su forma de constitución y siempre que no formen parte del Sector Público Nacional, están obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un período que no excederá de cinco (5) años contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento o el cierre de las planillas de pago, según sea el caso. Por tanto, pasado el plazo de cinco (5) años, las empresas pueden disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción.

En el ámbito tributario, el artículo 87 del Código Tributario establece que los deudores tributarios están obligados a conservar los libros y registros, sean llevados en sistema manual o mecanizados, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, mientras el tributo no esté prescrito (4 años, 6 años si no se declaró, y 10 años si se retuvo y no se pagó), lo que incluye a documentos relacionados con la obligación de aportar al Sistema de Seguridad Social en Salud (EsSalud), y la retención y pago del aporte al Sistema Nacional de Pensiones (ONP) y del Impuesto a la Renta de quinta categoría.

En vista de las regulaciones reseñadas, y ante un eventual proceso judicial laboral en el que se exija presentar documentación antiguos para acreditar el cumplimiento de obligaciones, se deberá tener presente las siguientes recomendaciones:

  1. Una vez trascurrido el plazo de 5 años se deberá remitir las planillas de pago a la ONP, y conservar el documento que acredite dicha remisión.

  2. Es recomendable que los la destrucción, reciclaje o almacenamiento de documentos, consten en un documento que otorgue certeza sobre los mismos (acta notarial, contratos de almacenamiento, etc.).

  3. Respecto a los tributos, aportes y contribuciones, se debe tener presente el plazo de prescripción aplicable a cada uno, a fin de determinar el tiempo por el que se debe conservar los documentos relacionados con los mismos.

  4. Resulta de vital importancia tener presente las recomendaciones acotadas, ya que con la entrada en vigencia de la Nueva Ley Procesal del Trabajo, resulta probable que el criterio existente que el empleador se encuentra en mejor capacidad de probar el cumplimiento de sus obligaciones tome mayor fuerza.

     

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