EL SIAF es un Sistema de Ejecución, no de Formulación Presupuestal ni de Asignaciones (Trimestral y Mensual), que es otro Sistema. Sí toma como referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas.
El SIAF ha sido diseñado como una herramienta muy ligada a la Gestión Financiera del Tesoro Público en su relación con las denominadas Unidades Ejecutoras (UEs).
El registro, al nivel de las UEs, está organizado en 2 partes:
- Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado, Girado) y
- Registro Contable (contabilización de las Fases así como Notas Contables).
El Registro Contable requiere que, previamente, se haya realizado el Registro Administrativo. Puede realizarse inmediatamente después de cada Fase, pero no es requisito para el registro de la Fase siguiente.
A diferencia de otros sistemas, la contabilización no está completamente automatizada. Esto, que podría ser una desventaja, ha facilitado la implantación pues el Contador participa en el proceso.
¿Por qué invertir en la creación de SIAFs?
Primero conviene destacar las insuficiencias de los modelos de administración financiera vigentes aún en muchos de los países, los cuales fueron producto de la superposición de modelos o visiones incompatibles que subsisten hoy y reproducen la opacidad que permite la reproducción de intereses ajenos a los de las mayorías.
Para ilustrar la situación basta recordar brevemente la evolución durante el siglo pasado: al esquema tradicional, propio de antes de las guerras mundiales, institucionalmente desarticulado y centrado en la legalidad del gasto, se superpuso en las décadas de los años sesenta y setenta un modelo planificador de carácter deductivo, en el que grandes objetivos y metas debían guiar la asignación de recursos, pero que desafortunadamente, en la práctica, raramente logró concretarse en acciones específicas. A esto se superpuso, en los años ochenta, el enfoque del ajuste, cuya preocupación central fue la coordinación del flujo de caja del sector público en su conjunto, sin importar mucho las prioridades o la eficiencia de la gestión. En estas condiciones es difícil saber a quiénes beneficia realmente el gasto público y es difícil por lo tanto saber quiénes serán los enemigos de los procesos de reforma.
Ese es el punto de partida contra el cual es necesario comparar la alternativa de un sistema integrado de gestión financiera, en la actualidad, el punto de partida para la reforma es una combinación de todos estos elementos.
Periodo de Implantación del Sistema
En el período 1997-1998 la tarea primordial del MEF ha sido la implantación del SIAF-SP en todas las UEs del gobierno central y regiones, para cuyo logro se realizaron programas de entrenamiento, difusión y pruebas. Fue realmente fundamental el nivel de credibilidad de los usuarios en el sistema, el mismo que se consolidó durante ese período. También debe destacarse el enorme esfuerzo de los funcionarios de las UEs que participaron en la etapa de implantación. Al respecto, se enfatizan algunos elementos importantes:
- Coordinación permanente con los órganos rectores: El Sistema debía adecuarse a sus procedimientos y normas, así como instrumentos operativos (tablas).
- Registro manual paralelo en 1997: Permitió conocer el ámbito de operaciones de las UEs para su adecuado tratamiento en el sistema. Además hizo posible un afianzamiento del uso de clasificadores presupuestales; así como operaciones contables, insumos para la primera versión de la tabla de operaciones. Igualmente se prestó mucha atención al tema de los documentos fuente. Se logró establecer la figura del expediente u operación, unidad de registro del sistema. En los últimos meses de 1997 las UEs registraron sus operaciones en una primera versión en Fox del módulo de registro SIAF-SP.
- En enero de 1998, el MEF entregó 506 equipos (computador personal, módem, impresora, estabilizador o UPS) a igual número de UEs: El equipo tiene instalado el módulo visual de registro SIAF-SP. El Sistema incluye un mecanismo de correo electrónico para la transferencia de información.
- Registro automatizado paralelo en 1998, utilizando los equipos y sistemas entregados: Las UEs registraron y transmitieron más de un millón de operaciones por un valor cercano al 50% del total del presupuesto anual, las mismas que se reflejaban en la base de datos oracle de la sede MEF. Este registro permitió reforzar el entrenamiento, así como identificar nuevas operaciones para la tabla de operaciones. Un aspecto muy importante de esta etapa fue la revisión del tratamiento a las operaciones típicas (planillas, compras, encargos, caja chica, entre otras).
- Personal entrenado en cada UE: A fines de 1998, antes de ponerse en marcha el sistema existía al menos una persona adecuadamente entrenada en cada UE. Progresivamente se ha incorporado un mayor número de funcionarios, especialmente en aquellas UEs que trabajan en red.
- Organización y puesta en marcha de la mesa de atención, como centro de recepción de llamadas de los usuarios y su derivación a las diversas áreas (soporte, análisis, contadores, control de calidad, informática).
- Organización del equipo de soporte a usuarios, con 12 técnicos entrenados en la instalación del sistema, conectividad, hardware. Cuentan con un stock de equipos y partes; PCs, UPS, discos duros, tarjetas de red. Este equipo asegura que una UE. restablezca su capacidad operativa en un máximo de 72 horas.
Equipos de trabajo en la sede del ministerio de economía y finanzas:
- Análisis, para revisar el tratamiento de las operaciones, preparación de manuales;
- Control de calidad, para revisar cada versión de software y apoyar a las UEs para un adecuado registro;
- Contadores, encargados de elaborar y dar mantenimiento a la tabla de operaciones;
- Informática, grupos de análisis de sistemas, visual, oracle, conectividad, soporte técnico;
- Usuarios, sectoristas para monitorear el trabajo de residentes.
Uno de los aspectos más importantes del trabajo desarrollado en estos 5 años, ha sido el dominio del aspecto logístico, especialmente en las UEs ubicadas fuera de Lima, aproximadamente 390. Los equipos de soporte a usuarios, control de calidad y contadores han visitado todas las UEs varias veces, familiarizándose con el acceso y reforzando la vinculación de la sede con los usuarios. La presencia del residente facilitó toda esta coordinación.
A partir de Enero 1999, el SIAF-SP se ha constituido en un Sistema Oficial de registro de las operaciones de gastos e Ingresos de las Unidades Ejecutoras.
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