¿Qué información financiera deben elaborar las entidades públicas para el Cierre Contable?

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El Cierre contable es la información contable que deben presentar las entidades públicas a la cuenta general de la republica. El objetivo de este Instructivo es uniformizar la presentación de la información básica, para la elaboración y presentación a la cuenta general de la república.

Tiene por finalidad, señalar la información básica que deben proporcionar las entidades a la contaduría pública de la nación, por cada año finalizado. Este instructivo establece el cumplimiento de la información financiera y presupuestaria por parte de las entidades del gobierno central y por cada grupo de instancias descentralizadas, gobiernos regionales, gobiernos locales, organismos autónomos, instituciones públicas, sociedades de beneficencia, y a nivel pliegos presupuestarios que exige la ley marco del proceso de la cuenta general de la república. 
“El presente instructivo, es de aplicación obligatoria en todos los organismos del sector público nacional, excepto empresas públicas, para registrar sus operaciones económicas, financieras y de presupuesto usando el nuevo plan contable gubernamental y demás directivas que para el caso estén vigentes…” Esta información contable se presenta a través de la siguiente estructura:

A.   Información Financiera
Los estados financieros balance general y estado de gestión deben ser elaborados siguiendo las pautas indicadas en la presentación de las cuentas que señala el nuevo plan contable gubernamental; asimismo, se presentarán comparativamente con los importes registrados en el ejercicio anterior, debiendo ser actualizados por efectos de inflación.
Con el propósito de uniformizar y hacer posible el análisis que corresponde al órgano rector del sistema de contabilidad, cada uno de los conceptos de los estados financieros, sustentarán su composición a través de notas y anexos debidamente detallados.
Los estados financieros comparativos, son aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ejercicio económico. Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros
La presentación de los estados financieros comparativos incrementa la utilidad de dichos informes y nos muestran claramente la naturalidad y tendencia de los cambios que afectan a la Entidad.

  • Balance General (EF-1) / Comparativo

Por definición el balance general es un estado financiero estático, mediante el cual se reportan cifras acumuladas a una fecha dada, que corresponde a la situación financiera a dicha fecha. Bajo este criterio, y teniendo en cuenta que la comparación se refiere a dos cortes o cierres de ejercicio consecutivos y de igual duración, ella la comparación se debe realizar en relación con cifras acumuladas a una fecha de corte determinada, la cual es anual, semestral. En otras palabras, el usuario de los estados financieros al referenciar las fechas de corte o cierre debe poder establecer sin dificultad lo que es materia de comparación.
Así mismo el usuario de la información debe poder determinar qué variaciones importantes se han presentado entre una fecha y otra, aspecto éste que es el que se debe revelar respecto del balance de publicación.

  • Estado de Gestión (EF-2) / Comparativo:

El estado de gestión a diferencia del balance general, se caracteriza por lo dinámico, puesto que por definición mide lo que ha pasado en un período determinado. En este sentido, necesariamente la comparación debe referirse a períodos de tiempo iguales, con independencia de la duración estatutaria de los ejercicios comparados.

  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (EF-3)

Representa las variaciones ocurridas en las distintas partidas patrimoniales durante un período económico, muestra separadamente las fuentes de las cuales se derivaron los fondos.  Asimismo, se reflejan las partidas patrimoniales del año pre-anterior y anterior ajustado con el factor de reexpresión.

  • Estado de Flujos de Efectivo (EF-4)

Representa la información de ingresos y egresos de efectivo y equivalente de efectivo practicadas durante un período; los cuales se clasifican en actividades de operación, inversión y financiamiento, de manera tal que se concilie el saldo de efectivo entre variación neta, entre el comienzo y el final del efectivo.

  • Notas a los Estados Financieros

Son explicaciones o descripciones de hechos o situaciones cuantificables o no, que tienen por objeto facilitar la adecuada interpretación de los estados financieros.  Las Notas pueden presentarse en forma narrativa y compilada de acuerdo a la descripción establecida para cada nota; asimismo, deben ser claramente referenciadas en los rubros o conceptos a los cuales están vinculados.
Los conceptos que usualmente son objeto de descripciones complementarias son: los principios y prácticas contables, situaciones posteriores a la fecha de los estados financieros, explicación de los rubros presentados en el balance general y estado de gestión.

  • Anexos a la Información Financiera
  • AF-1 Inversiones, muestra las inversiones en acciones de capital colocadas en empresas públicas y organismos financieros; este anexo financiero muestra el saldo del ejercicio anterior, el movimiento del ejercicio, ajustes y los saldos finales.
  • AF-2 Inmuebles, maquinaria y equipo, muestra el saldo inicial, movimiento del ejercicio, ajustes y saldos finales de las cuentas divisionarias de la cuenta principal 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo
  • AF-2A Infraestructura pública, muestra el movimiento de las cuentas divisionarias de la cuenta 37 Infraestructura pública, con indicación del saldo inicial, los ajustes respectivos y los saldos finales.
  • AF-3 Depreciación, agotamiento y amortización acumulada, muestra cada una de las depreciaciones a nivel de sub cuentas con indicación del saldo inicial, aumentos y disminuciones y finalmente muestra la columna de saldos finales a valores ajustados.
  • AF-4 Otras cuentas del activo, muestra el saldo inicial, movimiento, ajustes y saldo final de las diferentes cuentas de menor importancia, tales como inversiones intangibles, bienes agropecuarios, culturales, cargas diferidas y otros conceptos.
  • AF-5 Provisión para beneficios sociales, muestra las diferentes provisiones para beneficios sociales con indicación del régimen laboral al que pertenecen; el saldo inicial, movimiento relacionado con los incrementos y disminuciones, deduciendo los adelantos de beneficios sociales, así como los saldos finales; los importes en su totalidad serán revelados a valores históricos.
  • AF-6 Ingresos diferidos, refleja el saldo inicial, disminuciones y aumentos y saldo final a valores históricos, de las operaciones efectuadas por importes percibidos con anticipación sujetos a liquidación futura.
  • AF-7 Hacienda nacional, demuestra el saldo inicial, movimiento (aumentos, disminuciones, traslado a hacienda nacional adicional), ajustes y saldo final de la cuenta 54 hacienda nacional, durante un período determinado.
  • AF-8 Transferencias recibidas por los gobiernos locales,  transferencias recibidas por las sociedades de beneficencia pública, no aplicable en los gobiernos regionales.
  • AF-9 Movimiento de fondos de sub cuentas corrientes del tesoro público, muestra el movimiento de las solicitudes de giro aprobadas, los cheques y cartas órdenes pagados; así como, las reversiones de fondos realizados durante el ejercicio vigente.  También nos muestra los cheques, cartas ordenes y reversiones de ejercicios anteriores.
  • AF-10 Declaración jurada, sobre libros de contabilidad, beneficios sociales y conciliación, documento que tiene valor de declaración jurada y nos muestra la identificación  de la entidad, los funcionarios, las fechas de legalización, folios y fechas último registro de los libros principales de contabilidad; nos muestra también aspectos sobre conciliaciones realizadas y declaración de beneficios sociales realizados.
  • AF-11 Relación de funcionarios autorizados a firmar los estados financieros y presupuestarios, documento a través del cual se detalla la relación de funcionarios autorizados a firmar los estados financieros y presupuestarios, describiendo el cargo y los documentos que se debe firmar.
  • AF-12 Transferencias corrientes recibidas, nos muestra el valor de las transferencias corrientes recibidas tanto en efectivo, en bienes, en como documentos valorados, en forma comparativa con el ejercicio anterior, a valores históricos y a valores actualizados.
  • AF-13 Transferencias corrientes otorgadas, nos muestra el valor de las transferencias corrientes entregadas, tanto en efectivo como en bienes, comparando el ejercicio vigente y el ejercicio anterior, mostrándolos a valores constantes y a valores actualizados.

B.    Información Presupuestaria
Se formulan al cierre del ejercicio a través de los documentos resumen que presentan el movimiento presupuestal de ingresos y egresos, compromisos y ejecución; así como la aprobación del Presupuesto de Ingresos y Gastos.

  • La formulación y presentación de los estados presupuestarios deberán estar adecuadas a los clasificadores de Ingresos y gastos vigentes a la fecha, por fuente de financiamiento, categoría del gasto, grupo genérico, adjuntando un anexo explicativo de ingresos y gastos (por específica)
  • Las entidades de gastos de inversiones que ejecutaran les otorguen fondos por las fuentes de financiamiento recursos ordinarios y recursos de la privatización y concesiones, no mostrarán la programación de presupuesto de ingresos ni la ejecución respectiva; y en cuanto a la información de otras fuentes de financiamiento distintas a las ya mencionadas, la entidad informará el presupuesto de ingresos al igual que gastos.
  • El marco legal del presupuesto debe estar debidamente conciliado entre la entidad y la contaduría pública de la nación de acuerdo a las cifras desagregadas contenida en la ley anual de presupuesto (presupuesto inicial) y las modificaciones constituidas por los créditos suplementarios, las habilitaciones y transferencia de partidas, así como los créditos y anulaciones presupuestarias.   esta información debe estar sustentada con los dispositivos legales fedateados.

En la cuenta general de la república se integrará la información presupuestaria cuya ejecución de ingresos y gastos (EP-1) haya sido producto de una contabilización neta de anulaciones y reversiones reflejadas ene el balance constructivo. A continuación se detalla, la información presupuestaria a presentar de acuerdo al instructivo Nº 07:

  • Programación del presupuesto de ingresos PP-1 y Gastos PP-2 son documentos a través de los cuales se muestra, el monto anual de los recursos financieros con qué dispondrá el pliego durante el ejercicio fiscal, a fin de ejecutarlos y aplicarlos en gastos corrientes, de inversión y de capital, teniendo en cuenta las metas presupuestales definidas, factibles de ser cumplidas en términos físicos financieros.  Esta información, deberá presentar siempre el principio de equilibrio presupuestario, tanto en el Presupuesto Inicial, Modificaciones y el Presupuesto Autorizado Final.
  • Estado de Ejecución de Ingresos y Gastos EP-1 documento a través del cual se revela la ejecución real de los ingresos y gastos, mostrados a nivel de fuente de financiamiento, categorías de gasto y genéricas de gasto respectivamente; a través de esta información presupuestal, podemos identificar los montos ejecutados en ingresos y gastos tales como; corrientes, de capital, transferencias y donaciones, entre otros.
  • Estado de Fuentes y Usos EP-2, es el estados a través del cual se revela: la forma de aplicación de los recursos obtenidos, clasificándolos en gastos corrientes, gastos de capital y créditos obtenidos; muestra también el resultado obtenido entre el ingreso y gasto corriente, traducido en el concepto de ahorro o desahorro corriente, éste parámetro es importante ya que nos servirá como referencia para la toma de decisiones respecto a la reorientación de la captación de recursos propios; nos muestra también el resultado económico que proviene del resultado de los ingresos menos los gastos corrientes ahorro o desahorro; más los ingresos menos los gastos de capital.  Finamente nos muestra el resultado financiero producto de la diferencia entre el resultado económico menos el movimiento de los ingresos y gastos de capital
  • Clasificación Funcional EP-3 estado presupuestario que muestra, el presupuesto  autorizado final, la ejecución y la variación respectiva, clasificándolas de acuerdo a funciones desarrollas por el pliego; tales como, servicios generales, servicios sociales y servicios económicos.
  • Clasificación Geográfica del Gasto EP-4, documento presupuestario, que refleja el desempeño presupuestal de acuerdo a la ubicación geográfica en el cual se aplicó el marco presupuestal y la ejecución respectiva.

C.   Información Complementaria
Compuesta por información necesaria y requerida por contaduría pública de la nación para, sustentar la consistencia del estado financiero y presupuestario al cierre del ejercicio, entre otras definiremos las principales:

  • Balance Constructivo;  es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del mayor, ajustes, asientos de regularización patrimonial, distribución de los saldos de las cuentas patrimoniales, de gestión y resultados y las presupuestarias con la finalidad de obtener información para la formulación de los estados financieros y presupuestarios.
  • Relación de asientos de regularización patrimonial;  corresponden a la cuenta hacienda nacional adicional por los fondos recibidos por la entidad, para atender gastos de capital durante el ejercicio o reversiones al tesoro público. Asimismo, se deberán registrarán las capitalizaciones efectuadas a la cuenta hacienda nacional.  Dichas regularizaciones patrimoniales deberán efectuarse separadamente, tanto por los cargos y abonos.
  • Relación de asientos de ajuste por corrección monetaria;  son asientos contables que reflejan los cálculos efectuados a las cuentas no monetarias actualizados con factores de ajuste, para su presentación a valores constantes.  Los ajustes deben ser controlados en una cuenta separada para mantener el valor histórico y el incremento por actualización, dando como resultado la determinación del Resultado por Exposición a la Inflación (REI).
  • Relación de Asientos de determinación de resultados y cierre contable a nivel de cuentas divisionarias;  para la respectiva distribución se toma cada una de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio y se las clasifica en cuentas patrimoniales; las cuentas de ingresos y gastos se clasifican como cuentas de gestión y resultados; y los saldos de las cuentas presupuestarias en este respectivo rubro.  Los importes que reflejen estas clasificaciones deben coincidir con los estados financieros balance general EF-1, estado de gestión EF-2 y estado de ejecución de ingresos y gastos EP-1 y las notas a los estados financieros.

Normatividad Contable y Aplicación Práctica del Nuevo Plan Contable Gubernamental, Perú 1998, Contaduría Pública de la Nación.

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