{"id":16159,"date":"2024-10-13T23:07:00","date_gmt":"2024-10-14T04:07:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.perucontable.com\/excelcontable\/?p=16159"},"modified":"2024-10-14T23:59:41","modified_gmt":"2024-10-15T04:59:41","slug":"como-agrupar-filas-en-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.perucontable.com\/excelcontable\/como-agrupar-filas-en-excel\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00d3MO AGRUPAR FILAS EN EXCEL?"},"content":{"rendered":"
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Cuando los datos de nuestra hoja son extensos y queremos crear un reporte que nos permita mostrar un resumen con los subtotales para cada una de las categor\u00edas de los datos, entonces podemos realizar una agrupaci\u00f3n de filas en Excel, lo cual nos permitir\u00e1 obtener el resultado deseado en nuestro reporte.<\/p>\n\n\n\n

Agrupar filas en Excel funciona mejor para hojas de trabajo estructuradas que tienen encabezados de columna, sin filas o columnas en blanco y una fila de resumen (subtotal) para cada subconjunto de filas.<\/p>\n\n\n\n

Para agrupar filas en Excel<\/strong> tenemos dos m\u00e9todos: el autom\u00e1tico y el manual. En esta ocasi\u00f3n revisaremos ambos casos y veremos los beneficios de cada uno de ellos. Para nuestro ejemplo utilizar\u00e9 una peque\u00f1a muestra de datos que contiene la informaci\u00f3n de ventas de una empresa.<\/p>\n\n\n

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Nuestro primer objetivo ser\u00e1 mostrar el total de los art\u00edculos vendidos en cada mes as\u00ed como el monto total de las ventas. Esto quiere decir que, independientemente del m\u00e9todo que decidamos utilizar, tendremos que agrupar la informaci\u00f3n por mes, por lo que el primer paso que debemos dar es asegurarnos que los datos est\u00e1n ordenados por la columna Mes<\/strong><\/em> tal como lo ves en la imagen anterior.<\/em><\/p>\n\n\n\n

AGRUPAR FILAS EN EXCEL AUTOM\u00c1TICAMENTE<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Para agrupar filas en Excel autom\u00e1ticamente utilizaremos el comando Subtotal<\/em> que se encuentra en la ficha Datos<\/em> y dentro del grupo Esquema<\/em>.<\/p>\n\n\n

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Antes de ejecutar dicho comando debemos asegurarnos de seleccionar cualquier celda de nuestra hoja que contenga datos y entonces pulsar el bot\u00f3n Subtotal<\/em> lo cual mostrar\u00e1 el siguiente cuadro de di\u00e1logo.<\/p>\n\n\n

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La primera de las listas, la cual tiene la etiqueta Para cada cambio en<\/strong><\/em>, mostrar\u00e1 cada una de las columnas de nuestros datos. Esto nos indica que Excel agregar\u00e1 una nueva fila con los subtotales cada vez que detecte un cambio en esa columna y adem\u00e1s agrupara dichas filas. Para nuestro ejemplo he elegido la columna Mes<\/strong><\/em> porque son los datos que deseo agrupar.<\/p>\n\n\n\n

La siguiente lista nos permite elegir la operaci\u00f3n que deseamos aplicar sobre las columnas. Las opciones son diversas como la suma, cuenta, promedio, m\u00e1ximo, m\u00ednimo, etc. Ya que para nuestro reporte quiero mostrar la suma de art\u00edculos y de ventas, entonces selecciono dicha funci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

La tercera opci\u00f3n nos permite elegir las columnas sobre las cuales se efectuar\u00e1 la operaci\u00f3n y de manera predeterminada Excel nos sugerir\u00e1 alguna columna pero ser\u00e1 nuestra responsabilidad asegurarnos que la operaci\u00f3n a realizar hace sentido sobre dicha columna. Para nuestro ejemplo Excel sugiri\u00f3 la columna Ventas<\/em> y manualmente agregu\u00e9 la columna Art\u00edculos<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

La opci\u00f3n Reemplazar subtotales<\/strong> actuales<\/strong><\/em> hace sentido cuando ya hemos creado previamente subtotales para los datos. Si seleccionamos esta opci\u00f3n, entonces se insertar\u00e1n los nuevos resultados sobre la misma l\u00ednea de subtotales o de lo contrario se crear\u00e1 una nueva l\u00ednea.<\/p>\n\n\n\n

La opci\u00f3n Salto de p\u00e1gina entre grupos<\/strong><\/em> se encargar\u00e1 de insertar un salto de p\u00e1gina despu\u00e9s de cada cambio en la columna indicada. La verdad es que esta opci\u00f3n casi nunca la utilizo, pero es importante que sepas lo que hace.<\/p>\n\n\n\n

Finalmente la opci\u00f3n Resumen debajo de los datos<\/strong><\/em> se encarga de insertar la fila de subtotales por debajo de cada grupo. Si removemos esta selecci\u00f3n, entonces la fila de subtotales estar\u00e1 por arriba de cada grupo.<\/p>\n\n\n\n

Ahora que tenemos una idea m\u00e1s clara sobre todas las opciones del cuadro de di\u00e1logo Subtotales<\/em>, har\u00e9 clic en el bot\u00f3n Aceptar<\/em> y tendremos el siguiente resultado:<\/p>\n\n\n

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Observa que a la izquierda de los encabezados de fila se han agregado unas l\u00edneas verticales junto con unos recuadros que contienen el s\u00edmbolo menos [-]. Al pulsar en cualquiera de esos recuadros se colapsar\u00e1n las filas correspondientes al grupo. Por ejemplo, en la siguiente imagen ya no se muestran las filas con los detalles del mes de Febrero<\/em> sino solamente la fila del subtotal.<\/p>\n\n\n

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Observa que el recuadro de la izquierda, donde hice clic previamente, ya no muestra el s\u00edmbolo menos [-] sino que tiene el s\u00edmbolo m\u00e1s [+] y si hacemos clic sobre dicho recuadro se volver\u00e1n a expandir las filas del grupo. Tambi\u00e9n podr\u00e1s utilizar los botones Mostrar detalle<\/em> y Ocultar detalle<\/em> que se habr\u00e1n habilitado dentro de la ficha Datos > Esquema.<\/p>\n\n\n

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Adem\u00e1s de los controles anteriores, se habr\u00e1n agregado unos botones de nivel justo por arriba de  las l\u00edneas verticales, pr\u00e1cticamente a la izquierda del encabezado de la columna A, y que para este  ejemplo tienen los n\u00fameros 1, 2 y 3.<\/p>\n\n\n\n

Cada n\u00famero indica un nivel de detalle de los datos<\/strong>. Entre m\u00e1s grande sea el n\u00famero significa que se mostrar\u00e1 mayor detalle de los datos. Para nuestro ejemplo, el nivel 3 significa que se mostrar\u00e1n las filas de datos, los subtotales de cada grupo y el total general. Si hacemos clic en el nivel 2, se mostrar\u00e1n solamente los subtotales y el total general.<\/p>\n\n\n

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Si haces clic en el bot\u00f3n del nivel 1, entonces se mostrar\u00e1 solamente la fila con el Total general<\/em>. Ahora que ya sabemos c\u00f3mo agrupar filas en Excel<\/strong>, te mostrar\u00e9 como desagrupar los datos en caso de que lo necesites.<\/p>\n\n\n\n

C\u00d3MO DESAGRUPAR FILAS EN EXCEL<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Ya que hemos utilizado el comando Subtotales<\/em> para agrupar las filas de nuestros datos, te sugiero volver a utilizar dicho comando para desagrupar las filas. Una vez que abras el cuadro de di\u00e1logo Subtotales<\/em>, deber\u00e1s hacer clic en el bot\u00f3n Quitar todos<\/em>.<\/p>\n\n\n

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Esto dejar\u00e1 los datos tal como los ten\u00edamos al principio, es decir, quitar\u00e1 la agrupaci\u00f3n de filas y adem\u00e1s remover\u00e1 las filas de subtotales y el total general. Si por el contrario, solamente deseas desagrupar las filas, pero que permanezcan los subtotales y el total general, deber\u00e1s abrir men\u00fa desplegable del bot\u00f3n Desagrupar<\/em> y elegir la opci\u00f3n Borrar esquema<\/em>.<\/p>\n\n\n

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Si posteriormente quieres remover f\u00e1cilmente las filas de subtotales y el total general, deber\u00e1s ejecutar el comando Subtotales<\/em> y pulsar el bot\u00f3n Quitar todos<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

OTRO EJEMPLO DE AGRUPACI\u00d3N DE FILAS<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Si en lugar de agrupar los datos por la columna Mes<\/em>, queremos conocer el total de Art\u00edculo<\/em> y Ventas<\/em> para cada Vendedor<\/em>, entonces debemos comenzar por ordenar los datos por dicha columna.<\/p>\n\n\n

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Posteriormente, al ejecutar el comando Subtotales<\/em>, debes asegurarte de seleccionar la columna Vendedor<\/em> dentro de la primera lista.<\/p>\n\n\n

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Al pulsar el bot\u00f3n Aceptar<\/em> se har\u00e1 la agrupaci\u00f3n de filas en base al nombre del vendedor y se agregar\u00e1n los subtotales correspondientes.<\/p>\n\n\n

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En este caso, la presentaci\u00f3n del reporte ha cambiado un poco ya que presenta un enfoque diferente de los datos donde podemos ver f\u00e1cilmente los objetivos alcanzados por cada uno de los vendedores durante el primer trimestre del a\u00f1o. Sin embargo, si comparas el total general de este reporte con el que hicimos en la secci\u00f3n anterior, observar\u00e1s que tienen el mismo resultado.<\/p>\n\n\n\n

GRUPOS CON OPERACIONES DIFERENTES<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Otra variante com\u00fan al momento de agrupar filas en Excel es cuando queremos aplicar dos operaciones diferentes sobre las columnas. Por ejemplo, \u00bfc\u00f3mo podemos hacer que nuestro reporte muestre la cantidad de vendedores que participaron en cada mes adem\u00e1s del total de art\u00edculos y ventas?<\/p>\n\n\n\n

Para hacer este tipo de reporte debemos  estar dispuestos a tener dos filas de subtotales: una para la funci\u00f3n suma y otra fila para la funci\u00f3n de cuenta. El reporte lo podemos hacer en dos pasos: primero creamos el mismo reporte del primer ejemplo y en seguida volvemos a ejecutar el comando Subtotales,<\/em> solo que en esta segunda ocasi\u00f3n nos aseguramos de tres cosas:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Elegir la funci\u00f3n R<\/em>ecuent<\/em>o(contar).<\/li>\n\n\n\n
  2. Agregar el subtotal a la columna Vendedor<\/em>.<\/li>\n\n\n\n
  3. Desmarcar la opci\u00f3n Reemplazar subtotales actuales<\/em>.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n
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    Observa que en la parte posterior de la ventana Subtotales<\/em> se ven los datos que ya fueron agrupados previamente con la funci\u00f3n Suma<\/em> para las columnas Art\u00edculos<\/em> y Ventas<\/em>. Al pulsar el bot\u00f3n Aceptar<\/em> obtendremos el siguiente resultado.<\/p>\n\n\n

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    Si queremos que los subtotales de ambas operaciones est\u00e9n en una misma l\u00ednea, la \u00fanica opci\u00f3n que tenemos es realizar la agrupaci\u00f3n de filas manualmente.<\/p>\n\n\n\n

    C\u00d3MO AGRUPAR FILAS MANUALMENTE<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    La \u00fanica ocasi\u00f3n que considero adecuada para el m\u00e9todo Manual<\/em> es cuando queremos tener una sola l\u00ednea de subtotales donde se apliquen diferentes tipos de c\u00e1lculo sobre las columnas. Este m\u00e9todo se refiere a que Excel se podr\u00e1 encargar de la agrupaci\u00f3n, pero nosotros tendremos que agregar manualmente las filas de subtotales.<\/p>\n\n\n\n

    En la siguiente imagen puedes observar los datos originales de nuestro ejemplo y adem\u00e1s que he insertado manualmente las filas 8, 14, 22 y 23. En las celdas de cada fila he insertado las f\u00f3rmulas que necesito, por ejemplo, la celda D8 hace uso de la funci\u00f3n SUMA para obtener el total de las filas superiores.<\/p>\n\n\n

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    Por el contrario, la celda B8 utiliza la funci\u00f3n CONTARA para hacer la cuenta de los vendedores del mes. Una vez que he creado manualmente cada una de las filas de subtotales y del total general, debo ir a la ficha Datos > Esquema y abrir el men\u00fa del comando Agrupar<\/em> para seleccionar la opci\u00f3n Autoesquema<\/em>.<\/p>\n\n\n

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    Excel reconocer\u00e1 autom\u00e1ticamente el esquema previamente definido y realizar\u00e1 la agrupaci\u00f3n correspondiente de los datos.<\/p>\n\n\n

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    Para desagrupar las filas de este reporte podr\u00e1s ir al comando Desagrupar<\/em> y seleccionar la opci\u00f3n de men\u00fa Borrar esquema<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

    Como puedes observar, este reporte incluye dos operaciones diferentes en una misma l\u00ednea, algo  que no podemos lograr con el comando Subtotales<\/em>. Este es el \u00fanico caso donde recomiendo utilizar el procedimiento manual ya que, para la gran mayor\u00eda de los casos, el comando Subtotales<\/em> ser\u00e1 suficiente para agrupar y desagrupar filas en Excel.<\/p>\n\n\n\n

    Art\u00edculo que te recomendamos leer:<\/strong>
    <\/a>REEMPLAZAR F\u00d3RMULAS R\u00c1PIDAMENTE EN EXCEL<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Te recomendamos:<\/strong><\/p>\n\n\n\n