{"id":15757,"date":"2021-06-10T19:36:47","date_gmt":"2021-06-11T00:36:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.perucontable.com\/excelcontable\/?p=15757"},"modified":"2023-11-15T21:33:37","modified_gmt":"2023-11-16T02:33:37","slug":"como-actualizar-una-lista-desplegable-automaticamente-en-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.perucontable.com\/excelcontable\/como-actualizar-una-lista-desplegable-automaticamente-en-excel\/","title":{"rendered":"C\u00d3MO ACTUALIZAR UNA LISTA DESPLEGABLE AUTOM\u00c1TICAMENTE EN EXCEL"},"content":{"rendered":"
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\"\"<\/figure><\/div>\n\n\n

Las listas desplegables nos permiten restringir las opciones que un usuario puede ingresar en una celda, lo cual es de mucha utilidad para validar los datos de nuestra hoja. Sin embargo, las opciones de una lista son determinadas al momento de crearla y en m\u00e1s de una ocasi\u00f3n queremos que esos valores de la lista aumenten o disminuyan autom\u00e1ticamente.<\/p>\n\n\n\n

Cuando creamos una lista desplegable en Excel, definimos un rango de celdas como el origen de los datos, y cada vez que necesitamos agregar o quitar elementos a la lista debemos modificar la referencia de dicho rango.<\/p>\n\n\n\n

Esto hace que la actualizaci\u00f3n de los elementos de una lista sea un proceso manual que puede quitarnos tiempo. Sin embargo, existen un par de t\u00e9cnicas que podemos utilizar para automatizar la actualizaci\u00f3n de los elementos de una lista desplegable en Excel.<\/p>\n\n\n\n

LISTA DESPLEGABLE BASADA EN UNA TABLA<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

El primer m\u00e9todo, y el m\u00e1s simple de todos, es que nuestros datos de origen est\u00e9n en una tabla. De esta manera, Excel se encargar\u00e1 de actualizar autom\u00e1ticamente los elementos de la lista desplegable. A continuaci\u00f3n, muestro los pasos para crear este tipo de lista:<\/p>\n\n\n\n

1. Una vez que has ingresado los datos de origen dentro de una hoja, deber\u00e1s seleccionarlos y pulsar el comando Insertar > Tabla<\/strong>.<\/p>\n\n\n

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\"Actualizar<\/figure><\/div>\n\n\n

2. Excel identificar\u00e1 el rango de datos y mostrar\u00e1 un cuadro de di\u00e1logo para confirmar la creaci\u00f3n de la Tabla<\/em>. Deber\u00e1s asegurarte de que Excel haya detectado adecuadamente el encabezado de los datos y pulsar Aceptar.<\/p>\n\n\n

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\"C\u00f3mo<\/figure><\/div>\n\n\n

3. Ahora que la tabla ha sido creada, deber\u00e1s seleccionar la celda, o celdas, donde se crear\u00e1 la lista desplegable e ir a la pesta\u00f1a Datos > Herramientas de datos > Validaci\u00f3n de datos<\/strong>.<\/p>\n\n\n

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\"Modificar<\/figure><\/div>\n\n\n

4. En el cuadro de di\u00e1logo Validaci\u00f3n de datos<\/strong><\/em>, deber\u00e1s elegir la opci\u00f3n Lista<\/em> y posteriormente hacer clic en el bot\u00f3n de selecci\u00f3n de rango.<\/p>\n\n\n

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\"Lista<\/figure><\/div>\n\n\n

5. En seguida deber\u00e1s seleccionar los elementos de la tabla reci\u00e9n creada, sin incluir el encabezado de columna.<\/p>\n\n\n

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\"Celda<\/figure><\/div>\n\n\n

6. Deber\u00e1s terminar la selecci\u00f3n del rango y hacer clic en el bot\u00f3n Aceptar para crear la lista desplegable.<\/p>\n\n\n

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\"Lista<\/figure><\/div>\n\n\n

7. Al agregar un nuevo elemento en la tabla, Excel actualizar\u00e1 autom\u00e1ticamente los elementos de la lista desplegable.<\/p>\n\n\n

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\"Agregar<\/figure><\/div>\n\n\n

Aunque el m\u00e9todo descrito anteriormente es el m\u00e1s sencillo para crear una lista desplegable basada en una tabla, tiene una restricci\u00f3n, y es que la tabla debe estar en la misma hoja donde se encuentra la lista desplegable.<\/p>\n\n\n\n

Si queremos olvidarnos de las restricciones y evitar cualquier problema con la actualizaci\u00f3n de la lista, puedes seguir los mismos pasos anteriores y crear la lista utilizando la siguiente f\u00f3rmula:<\/p>\n\n\n\n

=INDIRECTO(\"Tabla1[Categor\u00edas]\")<\/strong><\/code><\/p>\n\n\n\n

La funci\u00f3n INDIRECTO se encargar\u00e1 de traducir la cadena de texto en una referencia hacia la columna Categor\u00edas<\/em> de la Tabla1<\/em> y de esta manera la lista quedar\u00e1 vinculada a la tabla de nuestro ejemplo. Recuerda que al crear tu lista deber\u00e1s indicar el nombre de tu tabla y columna. La siguiente imagen muestra la ubicaci\u00f3n exacta donde debemos colocar esta f\u00f3rmula:<\/p>\n\n\n

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\"Lista<\/figure><\/div>\n\n\n

Aunque esta segunda alternativa puede tomarte algunos segundos adicionales para ingresar la f\u00f3rmula, funcionar\u00e1 correctamente sin importar la hoja donde se encuentre la tabla. Al implementar adecuadamente cualquiera de los dos m\u00e9todos anteriores, la lista desplegable se actualizar\u00e1 autom\u00e1ticamente al momento de agregar o remover filas en la tabla.<\/p>\n\n\n\n

LISTA DESPLEGABLE BASADA EN UNA F\u00d3RMULA<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Las tablas de Excel fueron introducidas desde la versi\u00f3n 2007, as\u00ed que la soluci\u00f3n que revisamos en la secci\u00f3n anterior no era posible en las primeras versiones de la hoja de c\u00e1lculo.<\/p>\n\n\n\n

Por esa raz\u00f3n, encontrar\u00e1s varias publicaciones que hablan sobre la soluci\u00f3n que se utilizaba antes de que existieran las tablas y que est\u00e1 basada en una f\u00f3rmula que utiliza las funciones CONTARA y DESREF de la siguiente manera:<\/p>\n\n\n\n

=DESREF(F2, 0, 0, CONTARA(F:F)-1)<\/strong><\/code><\/p>\n\n\n\n

El objetivo de la funci\u00f3n CONTARA es devolver la cantidad de celdas que no est\u00e1n vac\u00edas en la columna F. De esta manera, si agregamos un nuevo elemento a la columna F, la funci\u00f3n CONTARA incrementar\u00e1 autom\u00e1ticamente el n\u00famero de celdas contadas.<\/p>\n\n\n\n

En esta f\u00f3rmula he restado el valor 1 al resultado de la funci\u00f3n CONTARA porque necesito descontar la celda ocupada por el encabezado de columna. En caso de que no tengas un encabezado, deber\u00e1s remover dicha resta.<\/p>\n\n\n\n

La funci\u00f3n DESREF se encarga de crear una referencia al rango que comenzar\u00e1 en la celda F2 y que incluir\u00e1 el n\u00famero de filas devuelto por la funci\u00f3n CONTARA menos 1. Esta f\u00f3rmula la colocamos como el origen de la lista desplegable:<\/p>\n\n\n

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\"Lista<\/figure><\/div>\n\n\n

De esta manera, la lista se actualizar\u00e1 cada vez que se agrega o se quita un elemento en la columna F. Debido al comportamiento de la funci\u00f3n CONTARA, es indispensable que toda la columna donde se encuentran los elementos de la lista sea utilizada solamente para almacenar dicha informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

El beneficio de actualizar una lista desplegable en Excel de forma autom\u00e1tica garantiza que los datos o valores que siga ingresando o modificando en las celdas de los datos, se visualizar\u00e1 inmediatamente en la celda donde se encuentre la lista, esto evita que no se tenga que actualizar de forma manual la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

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C\u00d3MO INSTALAR LOS COMPLEMENTOS DE BI PARA EXCEL Y POR QU\u00c9…<\/a><\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n

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