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Fórmulas de Excel que debes dominar para ser más productivo en la oficina

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Guía práctica para sacarle el máximo provecho a Excel y conocer las funciones más interesantes que la herramienta de Microsoft proporciona.

Una de las aplicaciones de hoja de cálculo por excelencia es, sin duda, Microsoft Excel. Aunque aprenderlo a usar es muy sencillo, muchos usuarios aún no han podido dominar esta herramienta. Pero, usarlo de forma básica no tiene nada que ver con ser un experto en Excel. Para sacarle el máximo provecho al programa debe saber usar las fórmulas apropiadas que le ayudarán a hacer un trabajo más óptimo.

¿Cuáles son las fórmulas de Excel que debo aprender? La página especializada Xataka realizó esta útil guía que a continuación compartimos:

OPERACIONES MATEMÁTICAS SIMPLES

Son las fórmulas más simples. Con estas podrá sumar, restar, multiplicar y dividir.

  • Sumas: Con la fórmula =SUMA(A1:A50) podrá sumar los valores de las celdas en su interior.
  • Restas: Si desea restar los valores de dos celdas deberá usar el símbolo de resta “-“ entre ambas. Es decir: =A2-A3
  • Multiplicaciones: Para hacer esta operación debe intercalar entre las celdas un asterisco *. Así: =A1*A3*A5*A8
  • Divisiones: La fórmula es =A2/C2

Cabe señalar que en Excel se respeta el orden de las operaciones, es decir, primero las multiplicaciones y divisiones, y luego sumas y restas. Asimismo, con el paréntesis le puede dar la prioridad a sus operaciones.

MAX Y MIN

Para saber la media aritmética, debe saber primero cuál es el mayor o menor valor de un conjunto, en Excel puede utilizar dos nombres: MAX y MIN (las puede usar con celdas separadas o rangos de celdas).

Fórmula: =MAX(celdas) / =MIN(celdas)
Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)

Fórmulas de Excel

(Foto: Microsoft Excel)

SI.ERROR

SI.ERROR es una fórmula que le ayudará a evitar errores, pues permite devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones.

Fórmula: =SI.ERROR(operación, valor si hay un error)
Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),”Ha habido un error”)#

CONTARA

CONTARA es una de las fórmulas para contar valores, esta herramienta cuenta valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías.

Fórmula: =CONTARA(rango de celdas)
Ejemplo: =CONTARA(A:A)

CONTAR.SI

La fórmula contará el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos pueden ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.

Fórmula: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)
Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C,”Pepe”)

DIAS

Los cálculos de fechas son lo más complicado, pero esta fórmula hace el trabajo duro por usted, pues te da el número de días que hay de diferencia entre dos fechas.

Fórmula: =DIAS(primera fecha, segunda fecha)
Ejemplo: =DIAS (“5/11/2018”, B2)

Fórmulas de Excel

(Foto: Microsoft Excel)

HIPERVINCULO

Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula.

Fórmula: =HIPERVINCULO (dirección del enlace, texto del enlace)
Ejemplo: =HIPERVINCULO (“http://www.google.com”, “Google”)

TRANSPONER

Esta fórmula cambia las filas por columnas. Debe aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla que quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas.

Fórmula: {=TRANSPONER(intervalo de celdas)}
Ejemplo: {=TRANSPONER(A1:C20)}

Cabe señalar que TRANSPONER es una fórmula de matriz, por lo que se necesita pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla.

– REEMPLAZAR

Esta es una fórmula útil con la cual puedes insertar o reemplazar parte de un texto. No consiste en reemplazar un texto por, sino insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente, sustituyendo parte del texto original.

Fórmula: =REEMPLAZAR (texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del texto original que se borran, texto a insertar)
Ejemplo: =REEMPLAZAR (“Cusco”, 6, 8, “Ombligo del mundo”)

CONCATENAR

Esta fórmula le puede sacar de varios apuros. Permite juntar varios elementos de texto en un único texto. Cabe señalar que no puede especificar un rango de celdas, sino celdas individuales separadas por comas.

Fórmula: =CONCATENAR (celda1, celda2, celda3)
Ejemplo: =CONCATENAR (A1, A2, A5, B9)

¿Cómo crear fórmulas de Excel?

Muchos usuarios solo usan las hojas de cálculo para crear listas fácilmente modificables. Pero, la verdadera finalidad de Excel es calcular. Y esto se hace a través de fórmulas.

Entonces, ¿cómo puede crear fórmulas en Excel? Sencillo. A continuación una fórmula de suma:

  • Hacer clic en la Celda donde desea realizar la fórmula.
  • Escriba el signo de igual (=) para indicar a Excel la fórmula a realizar.
  • Escriba el primer número que deseas sumar (ejemplo, 1500).
  • Escriba el símbolo de suma (+) para indicar a Excel la operación a realizar.
  • Escriba el segundo número a sumar (ejemplo, 200).
  • Presione Enter o hacer clic en el botón Introducir en la Barra de Fórmulas para completar la operación. Y listo.

¿Cómo descargar Excel gratis?

La mejor opción de todas, la gratuita, es la versión online. Entrando a la página office.live.com y registrándose con un correo, podrá empezar a usarlo.

Si quiere conocer qué ventajas tiene la versión de pago, puede descargar Excel gratis y probarlo durante un mes sin ningún costo. Una vez transcurrido el tempo de prueba puede pagar o volver a la versión online.

Las opciones de pago son:

Office 365 Hogar
Office 365 Personal
Office Hogar y Estudiantes 2016 para PC.
Office Hogar y Estudiantes 2016 para Mac.

Fuente: gestión.pe


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Conoce estas 10 funciones de Excel y ejemplos

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Conoce estas 10 funciones de Excel con ejemplos son las primeras que has de conocer y dominar para después seguir mejorando y llegar a tener nivel avanzado.

  1. Suma.
  2. Resta.
  3. Producto.
  4. Dividir.
  5. Porcentaje.
  6. Máximo.
  7. Mínimo.
  8. Promedio.
  9. Contar. 
  10. Contara.

Otro post relacionado para un nivel intermedio lo puedes leer en esta misma web: Fórmulas en Excel nivel intermedio.

Además creo que te puede interesar mis vídeos sobre Excel en Linkedin Learning, como este:

Suma.

Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:

=SUMA(celda(s):celda(s)).

Escribe en la hoja de cálculo en la celda A1 el número 5 y en A2 el número 6.

A continuación en la celda A3 escribe la siguiente formula =A1+A2

Pulsa Intro.

El resultado es 11 aparece en la celda A3.

Resta.

Análogamente a la suma, pero con el signo – en vez del signo+. Y será:

=RESTA(celda(s)-celda(s)).

Escribe en la hoja de cálculo en la celda B1 el número 10 y en B2 el  6.

Ahora en la celda B3 escribe la siguiente formula =B1-B2

Pulsa Intro.

El resultado es 4 aparece en la celda B3.

Producto.

Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos números.

Aparecerá: =PRODUCTO(celda(s);celda(s)).

Introduce los datos en la hoja de cálculo, en la celda C1 el 4 y en C2 el 2.

Ahora en la celda C3 escribe la siguiente formula =C1*C2

Pulsa Intro.

El resultado es 8 aparece en la celda C3.

Dividir.

De forma similar al producto. La formula =DIVIDIR((celda(s)/celda(s)).

Escribe en la hoja de cálculo, en la celda D1 el número 10 y en D2 el número 2.

Ahora en la celda D3 escribe la siguiente fórmula =D1/D2

Pulsa Intro.

El resultado es 5 como puedes ver en la celda D3.

Porcentaje.

Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo la cantidad entre el total. La expresión de esta función es = PRODUCTO(%; celda(s)).

En este ejemplo escribe en la celda E1 100 y en E2 escribe 0,10 y luego aplica formato %.

A continuación escribe en E3 =E1*E2. Haz clic en Intro.

En dicha celda E3 se muestra 10 que es el resultado de aplicar el 10% sobre 100.

Máximo.

Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo MAX(rango).

Ejemplo: Máximo en el rango F1 a F5: 1, 5, 2, 9,4 es = 9.

Mínimo.

Análogamente Excel nos va a indicar el valor mínimo de un conjunto de valores =MIN(rango).

Ejemplo: Mínimo en el rango F1 a F5: 1, 5, 2, 9,4 es = 1.

10 funciones de Excel

Funciones básicas Excel

Promedio.

Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión: =PROMEDIO(rango).

Ejemplo: Promedio en el rango F1 a F5: Donde los datos son respectivamente: 1, 5, 2, 9,4 es = 4,2.

Contar.

Te indica cuántos números hay en la lista de argumentos

Ejemplo: Contar en el rango F1 a F5: 1, 5, 2, 9,4 es = 5.

Contara.

La sintaxis de esta función es la siguiente: CONTARA(valor1; [valor2]; …)

Cuenta el número de celdas en un rango dado que no están vacías. Sea texto, número, formulas, mensaje de error.

Fuente: excelcontabilidadytic.com


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