Aunque Excel no sea un programa de edición de texto es bastante habitual escribir en las hojas de cálculo e introducir información relevante en las celdas. Para no cometer errores ortográficos Microsoft Office incluyó en todos sus programas una herramienta que revisa el contenido e indica las faltas ortográficas, esta función es muy popular en Word y en muchas ocasiones el usuario de Excel desconoce que existe. Vamos a ver cómo revisar la ortografía de las celdas de Excel de manera rápida y sencilla.
La ortografía no es una moda que cambia según las tendencias, escribir bien es sinónimo de cultura y educación, por eso es recomendable revisar siempre lo que escribimos. En las celdas de Excel podemos aplicar el formato texto y comenzar a escribir, pero a diferencia de Word no aparecerá una marca roja en aquellos términos mal redactados. Al no tener esta opción en Excel, el autor de la hoja de cálculo no es consciente de las faltas de ortografía que comete, por eso te explicaremos como corregir estas faltas ortográficas.
Cómo revisar la ortografía en las hojas de Excel
Para detectar las faltas de ortografía en Excel utilizaremos la herramienta «Ortografía» que se encuentra en la cinta de opciones del programa. Cuando deseemos comprobar toda la ortografía del archivo acudiremos a la pestaña revisar y seleccionaremos la herramienta. Para ahorrar tiempo también podemos el atajo de teclado de Excel, al apretar la tecla F7 la herramienta comenzará a revisar toda la ortografía.
De manera automática el programa revisará uno por uno todos los textos e indicará en un cuadro de diálogo todas aquellas palabras que tengan algún error ortográfico.
Para cada uno de ellos, el sistema te dará sugerencias para corregir el error. Selecciona la opción que desees usar y haz clic en el botón Cambiar. El programa hará el cambio inmediatamente.
Además tenemos los botones:
Cambiar todas: realiza la misma acción que la opción Cambiar, pero en este caso realiza el cambio cada vez que aparezca esta palabra dentro de la corrección.
Autocorrección: con esta opción añades la palabra al listado de autocorrección, de forma que cuando vuelvas a escribir la palabra de forma errónea en cualquier libro, Excel lo cambiará por la palabra correcta de forma automática.
Una vez que el programa no encuentre más errores, un cuadro de diálogo te lo informará. Allí, haz clic en el botón Aceptar para terminar la corrección gramatical.
Cómo omitir correcciones ortográficas:
Aunque el corrector de ortografía de Excel es muy bueno, en ocasiones puede marcar palabras o nombres propios que están bien escritos como incorrectos. En estos casos, puedes elegir no cambiar la palabra usando las siguientes opciones:
- Omitir una vez: el programa se saltará la palabra seleccionada sin realizar ningún cambio.
- Omitir todo: esta opción hará que el programa salté esa palabra sin realizar ningún cambio a lo largo de toda la hoja de cálculo.
- Agregar al diccionario: con esta opción agregas la palabra al diccionario del programa, así nunca más la marcará como un error. Asegúrate de que la palabra esté perfectamente escrita antes de elegir esta opción.
Consideraciones a tener en cuenta
La herramienta de la ortografía es muy fácil de usar, como hemos visto al seleccionarla comprueba todo el libro de Excel, en concreto tiene en cuenta el contenido de las diferentes hojas o pestañas, los encabezados de la página, los pies de página, los gráficos y los comentarios. Todo texto que haya incluido en dichos campos pasará por la revisión del programa.
Para revisar únicamente un rango de celdas tendremos que seleccionarlas previamente, así conseguiremos solo evaluar dicho contenido.
La barra de la fórmula de Excel solo se revisa si la seleccionamos, de este modo evitaremos que nos alerten de errores que en realidad es el nombre o la sintaxis de la diferentes funciones de Excel.
Gracias a estas herramientas para corregir textos en Excel conseguirás que tus hojas de cálculo estén libres de faltas de ortografías.
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