AUDITORÍA DE FÓRMULAS EN EXCEL

A veces tenemos que buscar errores en un libro de Excel o entender como funciona. Con la auditoría de fórmulas de Excel será muy sencillo.

Si tenemos un libro sencillo, esto no será muy difícil. Pero cuando el libro empieza a ser relativamente grande, con muchas fórmulas interdependientes o, aún peor, no lo hemos hecho nosotros y, por tanto, no tenemos ni idea de como está construido, la cosa puede ser realmente complicada.

De repente te envían un libro largo de Excel y, al empezar a analizarlo, contiene muchos errores de cálculo y referencias circulares. Bueno, esto es algo que puede resultar bastante común, y es de necesidad del usuario descifrar que rayos ha pasado.

Existen ciertos consejos que puedes usar para mejorar la interacción con una hoja de cálculo como esta.

1. Aprender el significado de los errores.

Excel utiliza distintas palabras para referir a cada uno de sus errores, todo dependerá del caso.

• #N/A: error regular de las fórmulas de búsqueda y significa que el valor buscado no se encuentra en el rango
• #¿NOMBRE?: error para indicar que hay un texto dentro de la barra de fórmulas que Excel no identifica como función, posiblemente porque no está entre comillas o porque el nombre de la función está mal escrito.
• #¡REF!: error que indica que la celda, rango u objeto al que hace referencia la formula ya no existe.
• #¡DIV/0!: error habitual al realizar operación aritméticas e indica que un número se está dividiendo entre 0.
• #¡NUM!: error que indica que se está tomando como referencia un valor que no es un número valido y por lo tanto el resultado no puede ser un número.

2. Usar la herramienta de auditoria para rastrear fórmulas.

AUDITORIA DE FORMULAS EN EXCEL

La auditoría de fórmulas en excel se pueden realizar de varias maneras diferentes. Si hace clic en la pestaña de la cinta de Excel denominada Fórmulas, puede ver la sección denominada Auditoría de fórmulas en excel. Es posible que tenga que personalizar la cinta de opciones para ver esta opción. A continuación se muestran las diversas formas en que puede auditar una fórmula.

Rastrear precedentes en auditoria de formula de Excel

Rastrear precedentes muestra todas las celdas utilizadas para calcular el valor de una determinada celda. Cuando está activo, verá un cuadro azul alrededor de las celdas y una flecha que muestra la dirección del flujo de información en la auditoria de la formula.

Para usar esta función en la auditoria de formulas en excel, haga clic en la celda que tiene la fórmula en ella y presione el botón Rastrear precedentes. Todas las celdas utilizadas en la fórmula de esa celda se delinearán en azul. Puede utilizar el botón Quitar flechas en esta misma sección para deshacerse de las flechas azules.

Resultado:

Quitar flechas

Para eliminar las flechas en auditoria de formulas en excel, ejecute los siguientes pasos.

1. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Quitar flechas.

Rastrear dependientes auditoria de formulas 

Para mostrar flechas que indican qué celdas dependen de una celda seleccionada, ejecute los siguientes pasos.
1. Seleccione la celda C12.
2. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Rastrear dependientes .

Resultado:

Como se esperaba, el costo por persona depende del tamaño del grupo.

Mostrar fórmulas

Por defecto, Excel muestra los resultados de las fórmulas. Para mostrar las fórmulas en lugar de sus resultados, ejecute los siguientes pasos.
1. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas , haga clic en Mostrar fórmulas.

Resultado:

Comprobación de errores

Al igual que un corrector ortográfico, que comprueba los datos que se escriben en las celdas para ver si contienen errores, se pueden implementar determinadas reglas para comprobar si hay errores en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún error, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes. Todas ellas se pueden activar y desactivar individualmente.

Los errores se pueden señalar y corregir de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico, o inmediatamente a medida que se produzcan en la hoja de cálculo en la que trabaja. En ambos casos, cuando se detecta un error, aparece un triángulo en la esquina superior izquierda de la celda.

Para verificar los errores comunes que ocurren en las fórmulas, ejecute los siguientes pasos.
1. Ingrese el valor 0 en la celda C12.
2. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Comprobación de errores .
Resultado. Excel encuentra un error en la celda C13. La fórmula intenta dividir un número por 0.

Evaluar fórmula

Para depurar una fórmula evaluando cada parte de la fórmula individualmente, ejecute los siguientes pasos.
1. Seleccione la celda C13.
2. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Evaluar fórmula .

3. Haga clic en Evaluar cuatro veces.

Excel muestra el resultado de la fórmula.

En este blog hemos aprendido a rastrear y auditar las fórmulas de una hoja. Para ello, se utilizan unos procedimientos que nos permiten ver las relaciones que conectan unas fórmulas con otras y distinguir entre las celdas que suministran valores a las fórmulas y las que dependen de su resultado.

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