Las órdenes de compra resultan una herramienta fundamental dentro de las cuentas por cobrar de cualquier empresa. Pues, este documento aporta formalidad y claridad a los procesos comerciales. Además, permite tener comunicación y mantener al día la gestión de proveedores.
En muchos casos, no aplicarlo o no saber de qué trata puede definirse como un proceso confuso y desorganizado.
Por ello, te invitamos a informarte más sobre este documento en el siguiente artículo.
¿Qué es una orden de compra?
Este es un documento legal que envía el comprador a un proveedor con el objeto de autorizar una compra.
Así mismo, este documento debe contener la descripción de los productos que el comprador quiere obtener por parte del proveedor o empresa proveedora. Además, incluye los detalles sobre qué artículos quiere adquirir el comprador, la cantidad de artículos que quiere recibir, la fecha de pago, el precio del producto, entre otros aspectos.
Por tanto, resulta una herramienta clave para documentar y servir de sustento a las transacciones entre comprador y vendedor, siendo base de una buena gestión de compras.
Características
Entonces, para saber y entender con más precisión sobre una orden de compra, explicaremos los rasgos o atributos que estas tienes, las cuales son:
- Es un documento oficial y legal. Esto porque va a respaldar las transacciones entre comprador y vendedor. Adicionalmente, protegen tanto al comprador como al vendedor al ser legalmente vinculantes.
- Certificar y acredita una operación comercial. Este documento sirve para sustentar la operación comercial que se va a realizar, sea venta de bienes o prestaciones de servicios.
- Es un respaldo mercantil. Sirve para legitimar las transacciones y también para poder documentar las operaciones a realizar.
- Es detallado en cuanto a los elementos que lo integran. Detalla y contiene todos los elementos que se quiere acordar entre vendedor y comprador.
- Permite orden y control, ya que debe haber algún folio o secuencia. Además, sin un proceso eficiente y preciso para administrar cada orden de compra, se desperdician tiempo y recursos y los errores innecesarios se vuelven comunes.
- Ayuda a visualizar los movimientos de compra. Esto ayuda a que no falte ningún tipo de información y exista un control en cuanto a los artículos que se desea comprar.
- Permite la comunicación entre un vendedor y un comprador. Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido.
- Puede integrar garantías de una compra. Cuando el proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos partes.
- Es un proceso ágil. A partir de una orden de compra de un cliente puedes realizar la factura correspondiente de manera más rápida.
Importancia
Las órdenes de compra son importantes porque brindan:
- Certeza: Pues ambas partes (comprador y vendedor) quedan protegidas en caso de que el proveedor no cumpla con su parte enviando los productos solicitados o que el comprador no pague la cantidad establecida.
- Optimización: Agiliza la gestión del inventario y el control de las finanzas.
- Envío más rápido y eficiente: Este documento permite precisar la fecha de envío en la que el comprador recibirá el pedido, de esa forma se adecúa a las necesidades y acuerdos.
Contenido
- Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden de compra)
- Datos de contacto y dirección del proveedor
- Fecha y lugar de emisión del pedido.
- Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a comprar.
- Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá el producto)
- Costo total del pedido y costo de envío.
- Firma o autorización.
Proceso de Orden de Compra
1. Identificar necesidad y enviar solicitud.
El comprador debe identificar una necesidad dentro de la empresa. Durante este primer instante se debe buscar no solo resolver la necesidad, si no también, se debe tener en cuenta la cantidad y cuándo se requiere.
Luego, se debe enviar la solicitud al área de compras u otra área encargada.
2. Elegir al proveedor.
Después de que el área encargada haya recepcionado y aprobado el pedido, se tiene que elegir al proveedor que enviara la orden de pedido o cotización correspondiente. La mayoría de las empresas cuenta con una lista de proveedores y elegirá al que más le convenga en cuanto a cumplimiento de sus necesidades y costos.
Una vez elegido el proveedor se debe conseguir los datos para redactar la orden de compra.
3. Redactar la Orden de Compra.
En este paso, se considera el formato que tiene cada empresa, ya que lo va a utilizar con frecuencia. Además, se considera los datos que se van a considerar en la compra, como características, unidades, costos, datos del proveedor, comprador, lineamientos, firmas autorizadas, etc.
4. Enviar al proveedor y esperar su respuesta de conformidad.
Una vez redactado el documento correctamente se debe enviar al proveedor. Después se tendrá que esperar que el proveedor revise el pedido y responda su conformidad, para tenerlo listo en la fecha indicada.
5. Pagar la factura
Una vez aceptada y cumplida las acciones correspondientes a la orden de compra, el proveedor tiene que emitir la factura para que por su parte el comprador pueda cancelarla.
Diferencias entre orden de compra y factura
Las órdenes de compra y las facturas son dos etapas diferentes de un mismo proceso. Por ello, cada uno de estos documentos es diferente del otro.
| ORDEN DE COMPRA | FACTURA |
| Es una solicitud del comprador donde establece qué bienes y servicios quiere obtener. | Es una relación de los bienes y servicios realmente prestados, emitida por el proveedor para que el cliente cumpla con pagar. |
Cuando se siguen los pasos correctos en cuanto a los procesos de compra, resulta más ordenado y se lleva un mayor control, pues estos dos documentos van de la mano. Así, si el equipo financiero o el área de compras, puede estar seguro de pagar una factura y si se ha cumplido la entrega de bien o prestación del servicio solicitado, ya que puede consultar a la orden de compra original. De este modo, debería poder ver rápidamente si los bienes y servicios entregados coinciden con lo que se pidió.
Tipos de Orden de Compra
Existen cuatro tipos de orden de compra:
- Orden de compra estándar. Es el tipo de orden más usado. Este se utiliza cuando se adquiere un producto o servicio de manera regular.
- Orden de compra planificada. Es utilizado para la anticipación de la compra de un producto o servicio y cuando aún se desconoce la fecha de entrega.
- Orden de compra abierta. Este tipo de orden de compra es utilizado cuando el momento de la compra y la cantidad de producto aún no está definido. Pues, solo se detalla un plazo específico y una cantidad máxima de productos.
- Orden de compra por contrato. En este tipo de orden, la compra acordada entre el comprador y el vendedor no está fijada por la oferta y demanda, sino por un acuerdo establecido entre ambos.
Ejemplos
Te recomendamos:
- Impuesto a la Renta de 3ra Categoría
- Diplomado en Tributación Empresarial
- Programa de Especialización en Legislación Laboral y Gestión de planillas
Te dejamos esta plantilla de excel para descargar:
¿Qué te pareció este artículo? Déjanos tus comentarios