La comunicación efectiva en los negocios es clave para garantizar el funcionamiento positivo de los procesos internos y externos en tu empresa. Cuando se realizan compras es muy importante comunicar claramente las solicitudes para evitar cualquier tipo de confusión.
Para lograr esta claridad en la comunicación puedes utilizar órdenes de compra, que son documentos útiles que facilitan a las empresas y proveedores comunicarse entre sí de manera formal. Son una herramienta importante que ayuda al manejo de los procesos relevantes para muchas empresas, además de que funcionan como documentación que protege a ambas partes ante un procedimiento legal o de auditoría.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra, es un documento comercial que registra una solicitud de compra. En este se incluyen las diversas especificaciones y condiciones que debe cumplir el proveedor en la distribución de los bienes solicitados, en materia de precios, cantidad y envío. Estos documentos son expedidos por el comprador, quien hace entrega de los mismos a la empresa acreedora.
Este documento actúa como un comprobante de la solicitud y realización de una compra, pues permite que tanto los compradores como los proveedores puedan llevar un registro de sus egresos e ingresos y el concepto de los mismos.
Características de una orden de compra
Las órdenes de compra son documentos que permiten agilidad y ahorro de tiempo, además de que ofrecen la garantía de una transacción. Independientemente del tipo de orden de compra:
- Es un documento oficial y legal.
- Constata y acredita una operación comercial.
- Es un respaldo mercantil.
- Es detallado en cuanto a los elementos que lo integran.
- Permite orden y control, ya que debe haber algún folio o secuencia.
- Ayuda a visualizar los movimientos de compra.
- Permite la comunicación entre un vendedor y un comprador.
- Puede integrar garantías de una compra.
- Es un proceso ágil.
Importancia de la orden de compra
La importancia de una orden de compra radica en su valor legal, a partir del cual se pueden emprender reclamaciones y demandas por el incumplimiento del pago por parte del comprador. En consecuencia, un documento de este tipo también constituye una especie de contrato, lo que permite establecer lazos de confianza entre las distintas empresas que participan en el mismo.
En materia de impuestos, una orden de compra permite realizar una deducción de los mismos en la evaluación de presupuestos y finanzas, siendo uno de los cálculos más importantes dentro del control de la empresa en su contexto financiero.
Elementos de una orden de compra
- Información del vendedor y comprador.
- Datos de entrega y facturación.
- Fecha y número de orden de compra.
- Notas y observaciones.
- Firma o autorización.
1. Información del vendedor y comprador
Esta información es importante ya que ayudará a las partes interesadas a conocer detalles sobre el nombre y la dirección en la que se entregará el producto o servicio. Mejorará la comunicación en torno a la petición de compra y evitará cualquier tipo de confusión.
2. Datos de entrega y facturación
Uno de los objetivos de contar con órdenes de compra es señalar minuciosamente dónde queremos que se nos envíen los bienes o servicios que estamos comprando; además de la dirección de facturación de la orden que, en muchas ocasiones, suele ser la misma. De no ser así, es importante señalarlo en el documento.
3. Fecha y número de orden de compra
Este es un elemento importante en las órdenes de compra. Permite identificar la solicitud realizada y gracias a él podemos ahorrarnos el tiempo de buscar entre documentos los detalles específicos. Con un número de seguimiento podemos llevar un orden más formal de todas las compras.
4. Notas y observaciones
Aquí se incluye la descripción y detalles de los artículos proporcionados, cantidades y precios definidos para cada uno.
5. Firma o autorización
Este relevante elemento señala quién autoriza la orden de compra. Esta firma ayuda a que todos los departamentos involucrados en la compra puedan llevar a cabo la petición sin ningún inconveniente.
Ventajas de una orden de compra
- Permite llevar a cabo los procesos de compraventa de manera rápida.
- Garantiza el cumplimiento de los requisitos de la solicitud.
- Formaliza las relaciones comerciales legalmente.
- Registra diferentes aspectos de la actividad comercial de dos empresas o más.
- Es un documento útil a la hora de evaluar las ventas efectuadas.
- Permite establecer lazos de confianza entre las empresas implicadas.
- Dentro de los procesos contables de la empresa, permite evaluar el estado financiero de las mismas.
- Permite realizar un cronograma de las diversas actividades comerciales a realizar.
- Se utiliza para calcular los diversos presupuestos financieros y operativos de una empresa.
- Permite controlar los aspectos relacionados al envío de la mercancía solicitada.
¿Cómo hacer una orden de compra?
El proceso de emisión de una orden de compra se puede definir en cuatro pasos, principalmente, los cuales son:
Enviar la solicitud de compra
Una empresa debe tomar sus decisiones de manera colectiva, pues debe considerar los diversos presupuestos elaborados por cada área para emprender nuevas acciones comerciales y económicas. Por esta razón, es importante que al llevar a cabo un proceso de compraventa, se realice una solicitud al área de compras para que esta analice los diversos costos en los que se debe incurrir por la adquisición de los bienes solicitados.
Seleccionar un proveedor
El área de compras se encarga de evaluar el panorama del mercado actual, para poder establecer una relación comercial con el proveedor más indicado. Por lo tanto, este departamento selecciona un vendedor, una vez la solicitud ha sido autorizada, con base a un análisis de los costos y de las necesidades reales de la empresa.
Cabe destacar que en este proceso de selección también participa el área de finanzas, pues este se encarga de destinar los recursos necesarios a la adquisición de nuevos bienes según el estado financiero actual de la empresa, realizando cálculos como el estado de resultados.
Confirmar el pedido
Una vez que la solicitud ha sido enviada al proveedor, este analiza la posibilidad de cumplir con los requisitos de la misma. Posteriormente, confirma la venta de los bienes mediante un sistema de contratación que regula las relaciones comerciales de este tipo.
Recibir la compra realizada
La etapa final del ciclo de una orden de compra se trata, únicamente, de adquirir los bienes solicitados por parte del proveedor. En este punto, se debe asegurar que las especificaciones de la solicitud hayan sido cumplidas. Puede que el vendedor, o empresa acreedora, expida una nota de remisión para dejar constancia de la entrega de los productos.
Finalmente cuando las empresas van adquiriendo cada vez más responsabilidades, es necesario operar con un sistema de órdenes de compra que garantice reunir la información necesaria para tomar las mejores decisiones comerciales.
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