Gestión de documentos: Sepa más acerca de las Cotizaciones

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La cotización es aquel documento que el departamento de logística y/o compra usa en una negociación. El primer desafío de la empresa es superar exitosamente esta primera etapa.

En otras palabras, el primer paso es realizar una cotización según el requerimiento del cliente o de un cliente interno (administrativo y operativo) que permita que el proceso se lleve a cabo.

El proceso de cotización, tiene como objeto comunicarle a nuestro cliente cual es el precio de un determinado producto y/o servicio antes de proceder a distribuir el bien o brindar el servicio según corresponda. No se puede determinar el precio de un producto sin conocer el costo del mismo; por lo tanto cuando se conocen los costos se puede proceder con la realización de una cotización exitosa. El mercado comparable será el determinante en la fijación del precio, puesto que más allá del beneficio o utilidad que se pretende obtener, el limite del precio siempre lo impone el mercado.

La cotización, es vital para toda empresa que preste servicios o realice venta de bienes. Le indicará a nuestro cliente la inversión que implicará el servicio o bien que solicita. La cotización se transforma en una excelente oportunidad de convencer a un potencial cliente de que nos compre porque es quizás lo primero que verá de nuestro trabajo.

ELEMENTOS DE LAS COTIZACIONES:

  • DATOS DE LA EMPRESA: Se debe incluir todos los datos de la empresa como el logo, nombre o razón social, RUC, dirección fiscal, teléfono de contacto, email y persona de contacto.
  • DATOS DEL CLIENTE: Se debe incluir los datos del cliente como su nombre o razón social, RUC, dirección fiscal, teléfono de contacto, email y persona a contactar.
  • DESCRIPCION: Se debe nombrar cada uno de los servicios o productos que estás cotizando identificado por sus unidades de medida. Más adelante podrás dar mayor alcance.
  • TIEMPO: Se debe consignar el tiempo estimado de entrega de los servicios o productos que esta en proceso de cotización.
  • PRECIO: Se debe indicar el precio de cada servicio o producto que hayas especificado en la descripción, especificando valor unitario con la finalidad de un mejor entendimiento.
  • SUB-TOTAL: El sub-total corresponde a la suma de los valores de todos los servicios o productos de la cotización.
  • IMPUESTOS: El impuesto corresponde al monto del tributo que este gravado tu producto o servicio por ejemplo el IGV o ISC. La suma de sub-total + impuestos nos da el total de la cotización.
  • Otros datos importantes: De ser posible incluir en la cotización otros costos asociados con tu servicio o producto: traslados, fletes, almacenaje, etc.
  • Notas adicionales:
  • Enumerar las cotizaciones por cliente para tener un mejor control para una segunda propuesta a la misma compañía.
  • Indicar el proyecto, como por ejemplo “Hotel El Te de Guerrero”.
  • Condiciones del servicios, es decir 50% de adelanto y 50% entrega del bien o servicio.
  • Formas de pago (efectivo, cheque, transferencias, etc.).
  • Cuentas corrientes bancarias e interbancarias.Cuentas corrientes de detracciones.
  • La vigencia de la cotización, con la finalidad de tener una mayor aceptación si tendríamos que realizar alguna variación de precios por distintos factores.
  • Detalle de cada servicio y especificación técnica de cada producto, con la finalidad de aclarar que estamos ofertando mediante la cotización.
  • Indicar y dejar por escrito lo que no esta incluido en la cotización. Recomendable para evitar suposiciones y dejar en claro lo que no incluye el proceso.

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