Los procesos cíclicos se caracterizan por la mejora continua sobre los mismos y, por consiguiente, de sus resultados.
Asimismo, la división de una actividad dentro de una empresa en tareas específicas y claras facilita la organización de la misma y su posterior ejecución. Por estas razones es que el desarrollo de un proyecto se realiza de manera cíclica, y es aquí donde nace el concepto de ciclo de vida de un proyecto.
Los proyectos son un conjunto de actividades que pueden suponer un verdadero reto para el equipo encargado de su desarrollo, ya sea por la complejidad de las tareas o por la interdependencia de las mismas. El concepto de ciclo de vida de un proyecto permite abordar este tipo de procesos fácilmente.
¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?
El ciclo de vida de un proyecto es el término utilizado en la gestión de proyectos para identificar las diferentes etapas o fases en las que se divide este tipo de procesos. Este se extiende desde el momento en que el grupo encargado del desarrollo del proyecto plantea una idea del mismo hasta su materialización.
Se denomina “ciclo” debido a que supone la repetición de las etapas o fases que hacen parte del proyecto de manera constante. De esta manera, una vez terminado uno de estos ciclos, los gerentes pueden implementar nuevas estrategias o realizar cambios necesarios con base a un estudio retrospectivo de los procesos anteriores.
Un ciclo de proyecto se puede definir como el marco de actividades, estrategias, procesos y capital humano involucrados en su desarrollo. Por lo tanto, se tiene en consideración las diversas conexiones, interdependencias y sucesiones internas del proyecto.
Importancia del ciclo de vida de un proyecto
La importancia del ciclo de vida de un proyecto radica en su naturaleza metodológica, pues se trata de un marco a partir del cual los diferentes gerentes de la empresa encargados del proyecto, y aquellas personas que participan activamente dentro del mismo, pueden emprender y plantear acciones de valor de manera segura.
Algunas de las ventajas que evidencia la importancia de considerar este concepto dentro del desarrollo de un proyecto son:
- Permite tomar decisiones seguras, reduciendo los riesgos al implementar nuevas estrategias o cambios.
- Facilita la gestión de los proyectos en cuanto a los recursos humanos y económicos disponibles.
- Brinda una mayor comprensión de lo que es el proyecto en realidad y de su ejecución. Reduce la complejidad del mismo mediante su división en partes entendibles.
- Propicia la mejora continua del proyecto.
- Reduce las pérdidas de dinero, así como los costos improductivos.
- Mejora la comunicación entre las personas involucradas en el proyecto.
Objetivos del ciclo de vida de un proyecto
- Brindar una base sobre la cual tomar decisiones.
- Prevenir a los gerentes de posibles obstáculos.
- Guiar a todas las personas involucradas en el proyecto hacia un objetivo en común.
- Reducir los riesgos.
- Coordinar las actividades del proyecto de manera consecuente.
- Invertir los recursos de mejor manera.
Etapas del ciclo de vida de un proyecto
El ciclo de vida de un proyecto se divide en cinco etapas, principalmente. En general, durante el desarrollo de cada una de las fases se hace una constante revisión sobre los procesos y resultados, brindando un mayor control sobre los mismos y dando un amplio campo de acción en el caso de ser necesario aplicar nuevas estrategias o realizar modificaciones. Estas fases son:
1. Fase de Inicio
El concepto general del proyecto se da en esta fase, a través de la identificación de una problemática a la cual se le quiere brindar una solución. Por lo tanto, en esta etapa se establecen los objetivos generales y específicos del proyecto, los recursos de los que dispone el equipo para su desarrollo y se realiza un estudio respecto a ideas similares.
Los puntos más destacables del proyecto, como los objetivos, las metodologías a implementar, los miembros del equipo y los recursos disponibles, se registran en un informe de libre acceso para aquellos que participen en el proyecto.
2. Fase de planificación
Consiste en el planteamiento de las actividades a partir de las cuales se pueden alcanzar los objetivos del proyecto, así como el ordenamiento de las mismas en un cronograma. En este punto, se designa el capital humano necesario para cada una de las tareas definidas, se informa a todos sobre las fechas de entrega y se disponen los recursos para cada área de trabajo.
3. Fase de ejecución
En este punto, cada uno de los trabajadores pone en práctica lo anteriormente establecido en la planificación del proyecto, teniendo en cuenta su posición y labor dentro del mismo a la hora realizar sus tareas.
4. Fase de seguimiento y control
Debido a que, a menudo, los proyectos están compuestos por una gran cantidad de actividades que se desarrollan de manera simultánea, es necesario realizar un constante seguimiento a los procesos internos y llevar a cabo un control sobre sus resultados. En esta fase se verifica la calidad de los productos entregados, así como de los lugares de trabajo y de las prácticas laborales.
5. Fase de finalización o cierre
Por último, se prepara un informe en el que se incluyen los resultados del análisis respecto a lo realizado durante la ejecución del proyecto. Se evalúan diversos aspectos relacionados al trabajo individual de los trabajadores, así como de los procesos en sí. Este registro permite que, en futuros proyectos, se tenga una base sobre la cual se puedan implementar modificaciones.
Ejemplo de Ciclo de vida de un proyecto
La mayoría de tipos de proyectos se encuentran enmarcados en un ciclo de vida predictivo, pues se suelen tener los objetivos claros al momento de emprender cualquier actividad. Sin embargo, algunas características de los ciclos de vida iterativos y adaptativos pueden complementar el desarrollo de un proyecto y conducirlo al éxito. Para ejemplificar lo anterior, se puede exponer el siguiente caso:
Un grupo de asesores contables, junto a un equipo de programadores, ha planteado la necesidad de desarrollar un software que facilite el análisis de estados financieros de las empresas que solicitan las consultorías. Como se puede notar, el proyecto divide en dos ramas:
- Rama contable: se refiere al conjunto de objetivos enfocados en el área financiera. La idea, como se ha mencionado, es optimizar los cálculos financieros mediante una herramienta que automatice este tipo de labores.
- Rama informática: es la parte tecnológica del proyecto y, por lo tanto, está sujeta a constantes mejoras a causa de los avances del medio así como por la identificación de problemas o la adición de nuevas funcionalidades.
Por lo tanto, aunque la rama contable del proyecto tenga unos objetivos en específico, aquellos que hacen parte de la rama informática son indefinidos, pues el software puede someterse a diversos cambios debido a los avances del ámbito de la tecnología. Es aquí donde se evidencian los tres tipos de ciclos de vidas.
Una vez comprendido el anterior punto, el equipo de trabajo da inicio al ciclo de vida del proyecto:
- Inicio: una vez se tiene una idea clara del proyecto, los miembros del equipo establecen los objetivos específicos. En este caso, al tratarse de desarrollar un programa para calcular estados financieros, se puede nombrar cada uno de ellos de manera individual (por ejemplo, el estado de flujo de efectivo, balance general, estado de resultados, entre otros).
Respecto a la parte técnica del programa, los programadores establecen el objetivo de desarrollar una interfaz que incluya todas las herramientas básicas para el cálculo de estados financieros, por lo que será necesario diseñar funciones matemáticas y utilizar bases de datos.
Finalmente, todos los objetivos y planteamientos realizados por el equipo se registran en un documento.
- Planificación: tanto los programadores como los asesores contables diseñan un cronograma de actividades para el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta que el trabajo de ambos grupos debe complementarse. Algunas de las actividades que se pueden mencionar respecto al presente ejemplo son:
- Análisis de los estados financieros.
- Documentación de los estados financieros.
- Reunión entre programadores y asesores para la presentación de las diversas fórmulas contables.
- Diseño de la base de datos.
- Desarrollo del back-end y front-end del programa.
- Testeo.
- Ejecución: tanto los asesores como los programadores emprenden sus respectivas actividades teniendo en cuenta lo planeado. Asimismo, la existencia de dos líderes que dirijan a los grupos fortalecerá la unión entre los dos, coordinando los procesos y resultados y guiando a todos los miembros del equipo mediante una sola visión.
Por ejemplo, uno de los asesores contables es el encargado de vigilar que se estén tomando en cuenta todas las prácticas contables para el cálculo preciso de los estados financieros, así como de revisar la documentación constantemente. Por otra parte, un programador revisa el funcionamiento del programa y lo pone a prueba en diferentes contextos.
- Seguimiento y control: los líderes de cada grupo realizan una gestión de los procesos y resultados del proyecto, revisando el cumplimiento de entrega de los productos requeridos y aportando ideas para la corrección o modificación de un aspecto en particular.
Por ejemplo, uno de los asesores contables es el encargado de vigilar que se estén tomando en cuenta todas las prácticas contables para el cálculo preciso de los estados financieros, así como de revisar la documentación constantemente. Por otra parte, un programador revisa el funcionamiento del programa y lo pone a prueba en diferentes contextos.
- Finalización o cierre: finalmente, los dos equipos se reúnen y generan una discusión frente a ciertos puntos del proyecto, como los aspectos a mejorar, qué se hizo bien, opiniones respecto al trabajo individual, entre otros. Todo esto se registra en un informe, el cual, dado la naturaleza del proyecto, se debe revisar constantemente para la mejora continua de este último.
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