Estudio Contable

1. Definición de estudio contable

El auditor es el profesional encargado de revisar los libros contables de una empresa. Esto, con el objetivo de corroborar que los registros se correspondan con la actividad efectivamente realizada por la firma. Es decir, el auditor evalúa si la contabilidad de la compañía refleja la realidad, verificando que todas las operaciones hayan sido debidamente registradas y justificadas.

En ese sentido, cabe recalcar que la contabilidad de una compañía es como su carta de presentación ante las autoridades públicas, socios y potenciales inversionistas.

Es por ello, que lo ideal es que la figura del auditor sea lo más independiente posible, es decir, que no tenga ningún vínculo con algún miembro de la organización. Así, se evitan conflictos de intereses.

2. Servicios que ofrece un estudio contable

Dependiendo de las necesidades y del sector en el que se encuentre el negocio, el estudio contable brindará la asesoría y/ o soporte en las siguientes áreas: contable ,tributaria, laboral financiera, auditorias, entre otros, eso va a depender del valor agregado de cada estudio contable. Si la documentación a trabajar es voluminosa o para efectos prácticos tanto para el empresario como para el estudio, se brinda la opción de outsourcing’s que comprende en destacar personal del estudio contable hacia las oficinas del cliente para que desempeñe las funciones que le corresponde, siempre bajo la supervisión del Contador General.

El contar con los servicios de un contador o del estudio contable garantiza que todas las transacciones e información de la empresa esté con base en las normas y leyes establecidas.

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3. Objetivo principal del estudio contable

El objetivo principal de un estudio contable debe ser la de tener información oportuna para no generar contratiempos, sobrecostos o desembolsos de dinero innecesarios en cualquiera de las áreas de la empresa, para que esta se dedique a su core-business.

Por ejemplo, uno de los objetivos principales, es la de NO generar multas a los clientes, para ello la política del outsourcing es que la entrega de información que se otorgue al Estudio Contable sean los días 1 o 2 de cada mes, y máximo el día 8 ya la empresa debe tener conocimiento del desembolso de dinero que hará por el pago de impuestos, de tal forma que puedan planificarse con el debido tiempo para financiar dicho pago.

Pero, más allá de la liquidez que tenga o no el cliente, el estudio contable se preocupa que el cliente cumpla con sus obligaciones tributarias antes de la fecha de vencimiento (siempre se debe declarar como máximo, 3 días antes del vencimiento) para evitar cualquier contingencia con la Administración Tributaria y/o otras entidades.

4. ¿Es necesario un estudio contable si eres un pequeño negociante?

No necesariamente. Entendemos que cuando un negocio empieza, en su mayoría no van a tener la capacidad de contratar un Contador o estudio contable, sin embargo, eso no quiere decir que el pequeño negociante no deba capacitarse acerca de esos temas o que por lo menos una vez al año contrate a un especialista en Contabilidad para que haga un diagnóstico.

A través del diagnóstico contable, se podrá conocer si el pequeño negociante ha estado administrando bien el negocio o por si lo contrario, podría ser multado por la Sunat por no haber cumplido correctamente con sus obligaciones tributarias.

Es importante hacerlo con tiempo, ya que ello te ahorrará dinero, al hacer las correcciones correspondientes antes de que la Sunat te notifique.

5. ¿El servicio de un estudio contable lo resuelve todo?

La frase típica que dice: “deseo contratar los servicios de un estudio contable para encargarme solo de la parte comercial”. Un buen empresario, debe tener un buen conocimiento de toda su empresa, desde quienes son sus principales clientes, proveedores y competencia hasta temas de contabilidad y tributación (por lo menos lo básico), ya que con ello puede evitarse varios dolores de cabeza al conocer justo el tema en cuestión.

Es cierto que el Contador es el experto en la materia, en donde sabe las funciones y obligaciones que debe cumplir cualquier empresa o negocio, pero también es cierto, que el empresario debe conocer las acciones y decisiones que pueda tomar en función de estas decisiones buenas o malas, para poder corregirlas. Explicamos, algunas de las consecuencias de deslindarse completamente de la parte contable:

Contabilizar gastos no permitidos: Si lo hizo, la Sunat reparará dicho gasto y el IGV, es decir, se pagarán más impuestos.
Rebajar impuestos: si le pediste que quieres pagar menos impuestos, te contabilizó gastos no permitidos y lo peor aún con “compra de facturas falsas”.
Pagos por multas: si es que no lo hizo dentro de la fecha, se le olvidó contabilizar una venta, no legalizaron libros contables, no presentó la declaración jurada anual, declaró más compras de lo real, entre otros.

Asimismo, es importante recalcar pedir informes sobre el estado de la contabilidad de tu empresa, así como la devolución de todos los documentos, pues se evidencian casos, donde ya sea por falta de pago o porque el contador no realizaba sus unciones como correspondía, la empresa no contaba con respaldo contable-tributario para sustentar ante cualquier entidad y ello conllevó a realizar una reconstrucción de toda su contabilidad para poder salvaguardar cualquier contingencia (lo que lógicamente representa un costo extra por no supervisar).

6. Desarrollar la contabilidad in-house o tercerizarla a través del estudio contable

En primer lugar; está el tema del costo, pues según la magnitud de la empresa o del tamaño del Estudio Contable, subcontratar podría resultar más costoso. En segundo lugar, está la curva de aprendizaje, ya que por lo general tercerizar toma más tiempo ya que el proveedor tiene que aprender los procesos de la empresa, los cuales en muchos casos no están documentados ni formalizados. Adicionalmente y relacionado a esto, tercerizar implica dejar mucha información confidencial de la empresa en manos de terceros. Al contar con el apoyo de un externo, sería necesario compartir la información de los procesos y la forma interna en que se trabaja dentro de la empresa. Aunque existen mecanismos de protección, como los acuerdos de confidencialidad, siempre hay las posibilidades de que alguna información relevante se filtre y llegue a la competencia, lo que provocaría la pérdida de la ventaja competitiva. No obstante, este problema también sucede con el personal que se va de la organización, por lo que no debería ser la preocupación más importante a tomar en cuenta.

Lo otro es el desarrollo interno o in-house, el cual consiste en que la empresa desarrolla su contabilidad, con su propio personal, contratando a su propio Contador, rodeado de su equipo contable compuesto por analistas y asistentes y a la vez, compra un software contable en el mercado acorde con sus necesidades o en su defecto, contrata a desarrolladores de los softwares para poder adecuar un ERP (Enterprise Resource Planning) contable. La ventaja más evidente de este enfoque es que la empresa conoce su negocio y sabe cómo funcionan las cosas. Como toda la información les pertenece, en teoría, deberían desarrollarlo más rápido, porque la curva de aprendizaje es nula, o casi nula, y no hay necesidad de capacitar a nadie.

Con esta opción también habrá un mejor manejo de los tiempos y costos, así como del personal encargado del proyecto. La desventaja principal del desarrollo in-house es que se tendría al personal ocupado en el proyecto, de manera parcial o total, y dedicaría menos tiempo a sus actividades regulares, descuidando el core business del negocio.

Si opta por un desarrollo in-house, la empresa debe garantizar una buena gestión del proyecto, con personal experimentado, comprometido y competente, así como una buena definición de roles y actividades. El equipo de desarrollo debe actuar como si fuera la empresa tercerizadora experta y funcionar tan bien como si se tercerizara el servicio. Así, tenemos estos diagramas como ejemplo:

En primer lugar; está el tema del costo, pues según la magnitud de la empresa o del tamaño del Estudio Contable, subcontratar podría resultar más costoso. En segundo lugar, está la curva de aprendizaje, ya que por lo general tercerizar toma más tiempo ya que el proveedor tiene que aprender los procesos de la empresa, los cuales en muchos casos no están documentados ni formalizados. Adicionalmente y relacionado a esto, tercerizar implica dejar mucha información confidencial de la empresa en manos de terceros. Al contar con el apoyo de un externo, sería necesario compartir la información de los procesos y la forma interna en que se trabaja dentro de la empresa. Aunque existen mecanismos de protección, como los acuerdos de confidencialidad, siempre hay las posibilidades de que alguna información relevante se filtre y llegue a la competencia, lo que provocaría la pérdida de la ventaja competitiva. No obstante, este problema también sucede con el personal que se va de la organización, por lo que no debería ser la preocupación más importante a tomar en cuenta.

Figura 7. Flujograma del circuito de ventas en una empresa comercial
Fuente: Diagrama SAP para la empresa Energy Services, 2016.

Figura 8 Flujograma del circuito de compras inventarios/ Activos Fijos en una empresa comercial
Fuente: Diagrama SAP para la empresa Energy Services, 2016.

Como señalaremos, en este caso, se trata de una contabilidad in-house, apoyada en la contratación de un externo para el desarrollo del SAP Business One como ERP en la empresa. Todo el análisis y la definición de requerimientos los realiza la empresa, y solo se contrata a la tercerizadora para la adecuación del software en la empresa. Este esquema se usa con frecuencia con las consultoras del ERP SAP Business One, cuyo ejemplo, vemos en los flujogramas 7 y 8 desarrollados para la Empresa Energy Services para sus circuitos de Ventas y Compras.