Registro de ventas e ingresos – Información que debes conocer

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En función del tipo de empresa en la que se encuentre catalogada, ésta podrá verse obligada o no a mantener un registro de ventas e ingresos. Dentro de él, habrá que consignar, en orden cronológico así como correlativo, la totalidad de los comprobantes que se emitan, al igual que las operaciones llevadas a cabo.

Hay determinadas particularidades y requerimientos con los que ha de contar el registro de ventas. Así, por ejemplo, será obligatorio contar en la cabecera con los datos que se indican a continuación:

  • Denominación del registro Y formato (FORMATO 14.1.: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS)
  • Periodo y/o ejercicio correspondiente
  • RUC del deudor tributario
  • Apellidos y nombres, denominación y/o razón social

El registro de las operaciones se debe realizar en orden cronológico y de manera legítima. En otras palabras, no se admiten rectificaciones, ni espacios, ni líneas en blanco. Cuando no haya operaciones en un determinado período o ejercicio fiscal, se deberá consignar la leyenda «sin operaciones» dentro del folio correspondiente.

Por otra parte, si el registro se lleva mediante hojas sueltas o continuas, esto no es un imperativo.

El registro ha de llevarse de acuerdo con el formato 14.1 Registro de ventas e ingresos. En él se deberá consignar, mediante columnas separadas, los siguientes aspectos mínimos:

  • Número correlativo del registro o código único de la operación de venta
  • Fecha de emisión del comprobante de pago o documento
  • Fecha de vencimiento y/o pago del servicio
  • Tipo de comprobante de pago o documento
  • Número de serie del comprobante
  • Número del comprobante o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora
  • Tipo de documento de identidad del cliente
  • Número del RUC o documento del cliente
  • Apellidos y nombres, denominación o razón social del cliente
  • Valor de la exportación
  • Base imponible de la operación gravada
  • Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas
  • Impuesto selectivo al consumo ( de ser necesario)
  • Impuesto general a las ventas y/o Impuesto de promoción municipal
  • Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible
  • Importe total del comprobante de pago
  • Tipo de cambio utilizado

Es preciso indicar que el registro de ventas e ingresos tiene que ser legalizado ante un notario público perteneciente a la provincia en la que se sitúa el domicilio fiscal del deudor tributario con anterioridad a su utilización. Tratándose de Lima y Callao, dicha legalización puede realizarse por los notarios o jueces que se encuentren en cualquiera de dichas provincias.

Como contrapartida, no es necesario legalizar el registro llevado en formato electrónico.

Para finalizar, si el registro se hace de forma electrónica, únicamente habrá que conservar una serie de archivos tales como: los archivos TXTs, constancia XPLE, constancia de Anotación PDF.

Cuando se produzca una pérdida o destrucción de los registros de ventas e ingresos, el contribuyente está obligado a comunicar el hecho a la SUNAT dentro de un plazo de 15 días hábiles. Posteriormente, dispondrá de 60 días de plazo a fin de reelaborar el registro.

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