¿Quién realiza la aprobación de los Estados Financieros y Resultados del Ejercicio?

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La aprobación de los Estados Financieros y resultados del ejercicio constituye un asunto de suma importancia para las empresas, pues permite llevar una administración ordenada.

Aunque esta aprobación no constituye una obligación legal en sentido estricto, pero constituye un acto de suma importancia para las operaciones de la empresa.

En el caso de las empresas que adoptan la forma de sociedades anónimas o anónimas cerradas, la aprobación de los resultados del ejercicio es un procedimiento que se encuentra regulado en la Ley General de Sociedades con mucho detalle, estableciendo, paso a paso, qué es lo que se debe realizar.

Así, lo primero a tomar en cuenta es que el órgano encargado de aprobar los resultados es la junta de accionistas o la junta de socios, según se trate de una sociedad anónima o de otra forma societaria.

En el caso de las sociedades anónimas, la Ley General de Sociedades establece en su artículo 114 lo siguiente:

Artículo 114.- Junta obligatoria anual

La junta general se reúne obligatoriamente cuando menos una vez al año dentro de los tres meses siguientes a la terminación del ejercicio económico.

Tiene por objeto:

1. Pronunciarse sobre la gestión social y los resultados económicos del ejercicio anterior expresados en los estados financieros del ejercicio anterior.

2. Resolver sobre la aplicación de las utilidades, si las hubiere;

3. Elegir cuando corresponda a los miembros del directorio y fijar su retribución;

4. Designar o delegar en el directorio la designación de los auditores externos, cuando corresponda; y,

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5. Resolver sobre los demás asuntos que le sean propios conforme al estatuto y sobre cualquier otro consignado en la convocatoria.

Esta aprobación es necesaria para tomar las decisiones correspondientes al destino de las utilidades, la reserva legal, las inversiones y negocios que deben ejecutarse en el siguiente ejercicio, y otros aspectos que tienen mayor vinculación con las actividades de la empresa.

El procedimiento que se debe seguir para la aprobación de los resultados del ejercicio se inicia una vez que ha culminado el ejercicio. Le corresponde al directorio o a la gerencia, si se trata de sociedades sin directorio, elaborar la memoria anual, los Estados Financieros y la propuesta de aplicación de las utilidades, si fuera el caso.

Estos documentos deben contener la información necesaria para que los socios tengan en claro la situación económica y financiera de la sociedad, el estado de sus negocios y los resultados obtenidos en el ejercicio vencido.

Esta información debe ponerse a disposición de los socios con la anticipación necesaria para que éstos la puedan evaluar y, en el momento en que se reúna la junta de socios, que puedan tomar una decisión al respecto.

Para este fin, la memoria que debe elaborar el directorio o la gerencia consiste en un informe dirigido a la junta de socios en el que se dé cuenta de la marcha y estado de los negocios, los proyectos desarrollados y los principales acontecimientos ocurridos durante el ejercicio, así como de la situación de la sociedad y los resultados obtenidos.

En cuanto a los Estados Financieros, la Ley General de Sociedades establece que deben ser elaborados de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia y con principios de contabilidad generalmente aceptados en el país.

Una vez que toda esta información está terminada, el directorio o la gerencia, según corresponda, deberá convocar a la junta de socios para que se proceda a la aprobación de los resultados.

Para convocar a la junta obligatoria anual, la Ley General de Sociedades establece para las sociedades anónimas un plazo de anticipación no menor de diez días. La convocatoria deberá realizarse por publicación en el diario y para las sociedades anónimas cerradas mediante esquelas, cartas, faxes o incluso correos electrónicos, siempre que se pueda obtener una constancia de recepción.

En el caso de las demás sociedades, las formalidades para la convocatoria serán las que estén previstas en su estatuto.

Una vez que se ha efectuado la convocatoria, a partir del día siguiente cualquier accionista puede obtener en las oficinas de la sociedad, en forma gratuita, copias de los documentos que serán sometidos a aprobación en la junta.

Llevada a cabo la junta y tomados los acuerdos correspondientes, debe dejarse constancia de ellos en un acta en el libro de actas. No se requiere que los acuerdos relativos a la aprobación de resultados se inscriban en los Registros Públicos.

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