¿Qué es una caja chica de un ministerio?

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Como consecuencia de la actuación de José Luis Gavidia en detrimento de la caja chica del Ministerio de Defensa, repasamos la normativa sobre la utilización de estos fondos.

Una vez más, el ministro de Defensa, José Luis Gavidia, ha sido objeto de cuestionamiento después de que se hayan conocido los gastos efectuados por él para realizar almuerzos de trabajo realizados con fondos de la caja chica del MINDEF, en parte con productos alimenticios procedentes sobre todo de restaurantes privilegiados de la capital. En vista de esta circunstancia, conviene plantearse qué es la caja chica de un ministerio y bajo qué supuestos se puede utilizar ese dinero.

Por lo general, hay normas que establecen dos tipos de fondos: una caja para cubrir necesidades básicas y un fondo destinado a los pagos en efectivo. La caja chica, por ejemplo, sirve como fondo para atender los pagos más pequeños. La cantidad máxima que se puede destinar a la caja chica varía en función de la institución.

Sobre las directrices fijadas en la misma norma del Ministerio de Defensa, se precisa lo siguiente: el monto máximo aplicable a cada pago con cargo a la caja chica no puede exceder el 20% de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), el cual se encuentra establecido actualmente en S/. 4,600, es decir, s/. 920. Además, se dispone que, de existir motivos fundamentados, ello se amplía como máximo hasta el 90% de una UIT.

Respecto a los encargados del manejo de los fondos de caja chica, queda definido que el responsable de los mismos en la entidad es el Director General de Administración. Para ello, delega en el Departamento de Tesorería, el cual es el responsable inmediato de la autorización de los pagos. Estos montos son hechos efectivos mediante la entrega de un comprobante provisional debidamente autorizado.

Queda asentado que los empleados designados para la administración de la caja chica del MINDEF se encargan de revisar los comprobantes que respaldan los gastos y de que éstos cumplan con lo dispuesto en el Reglamento de Comprobantes de Pago expedido por la Sunat. Para ello se revisan las facturas, boletas de venta, recibos de honorarios electrónicos, tickets y otros tipos de documentos.

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