Procedimientos contables y no contables

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Se puede establecer la organización administrativa en la empresa dividiendo los procedimientos como dos grupos fundamentales:

  • Procedimientos contables
  • Procedimientos no contables

Procedimientos contables:

Se entiende por procedimientos contables, de acuerdo con el ciclo operativo de la empresa, todos aquellos procesos, series de pasos e instrucciones que se utilizan en la contabilización de las transacciones u operaciones que realiza la empresa.

Con respecto al análisis, es posible fijar procedimientos contables que permitan la gestión de todos los grupos generales que componen los estados financieros. Algunos de los ejemplos de procedimientos contables que se pueden aplicar son los siguientes:

  • Recepción de inventarios
  • Cobranza de comprobantes de pago
  • Adquisición de inversiones
  • Registro de estimaciones contables

Efectuar y llevar a cabo un inventario sobre todos aquellos procedimientos que pueden ser asimilados como procedimientos contables de acuerdo con la definición expuesta al principio, permiten que se conozcan a fondo todas las posibles operaciones susceptibles de incidir en los estados financieros.  A los efectos de analizar todos los procesos que realiza la empresa, resulta extremadamente conveniente determinar e individualizar todos aquellos calificados como procedimientos contables.  

Este punto inicial del análisis permitirá determinar e identificar en cuáles de ellos puede tener un efecto mayor en los estados financieros que en otros.

Procedimientos no contables:

A diferencia de los procedimientos mencionados, los procedimientos no contables están exentos de influir en las cifras de los estados financieros; estos son algunos ejemplos de este tipo de procedimientos:

  • Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente
  • Procedimientos para contratación de empleados
  • Procedimientos para cambios de horario laborable
  • Procedimientos para tramitar reclamos de clientes

No obstante, conviene poder identificar qué procedimientos son los que no afectan a los registros contables y analizarlos bajo diferentes aspectos.  En general, se puede abordar este análisis a través de las siguientes preguntas:

  • Quién realiza la actividad?
  • En qué tiempo la realiza?
  • Cuál es el costo de la actividad?
  • Existen redundancias en el proceso?
  • Dónde se puede reducir tiempo ocioso?
  • Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?
  • Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles, traban o crean cuellos de botella?

Todos los análisis deben tener como finalidad la obtención del mayor grado de información que permita apreciar si los procesos contables o extracontables son realizados de acuerdo con las políticas y normas de la empresa.

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