Procedimiento que debo realizar por pérdida de mis comprobantes de pago

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Consulta

La empresa Las Torres SA, al encontrarse en un proceso de creación de sucursales, trasladó documentación desde su sede principal a las mencionadas sucursales. Por este motivo a dicha empresa se les extravió un archivador de facturas y boletas de venta de la empresa, de los periodos de enero a junio; la documentación fue registrada y enviada mediante libros electrónicos y declarada en los meses respectivos.

En este sentido, nos realiza la siguiente consulta:

¿Cuál es procedimiento que debo realizar por pérdida de comprobantes de pago?

Respuesta

Antes de entrar al detalle con la pregunta, es importante señalar lo que refiere Alva Mateucci:

1 Artículo 4 de la Ley N.° 28424.

 […] que el numeral 7) del artículo 87 del TUO del Código Tributario, existe 2 la obligación por parte del deudor tributario de conservar los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. Cabe precisar que esta obligación incluye a los documentos entendidos como comprobantes de pago, notas de crédito, notas de débito y guías de remisión.

El mismo numeral determina que el deudor tributario tiene además la obligación de comunicar a la Administración Tributaria, en un plazo de quince (15) días hábiles en caso de ocurrir la pérdida de los mismos mientras dure el periodo de prescripción. […]

Lo establecido por el Código Tributario puede entenderse como la razón del porqué es importante conservar no solo los comprobantes de pago, como en el caso en particular, sino otros documentos.

En esta misma línea, los comprobantes de pago son el principio medio para acreditar la fehaciencia de la operación, por lo tanto, esto aumenta lo importante que es conservar estos documentos. Sobre lo mencionado, la Administración Tributaria ha señalado lo siguiente:

Informe N.° 059-2017-SUNAT/7T0000

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[…] Ahora bien, en relación con la deducción del costo o gasto para efectos tributarios […] , debe tenerse en consideración que de acuerdo con lo previsto en el artículo 20 del TUO de la Ley del IR, el costo computable se sustenta con el comprobante de pago correspondiente siendo que el inciso j) del artículo 44 del mismo TUO dispone que no son deducibles para la determinación de la renta imponible de tercera categoría los gastos cuya documentación sustentatoria no cumpla con los requisitos y características mínimas establecidos por el RCP. […]

En este sentido, se puede observar que tanto el Código Tributario como la Ley del Impuesto a la Renta hacen referencia a la documentación que sustente nuestras obligaciones tributarias, es por ello que es de vital importancia su conservación.

Ahora, para poder responder la pregunta planteada inicialmente, será importante que nos remitamos al Reglamento de Comprobante de Pago, el cual ha señalado en el numeral 11 del artículo 12 cuáles son las normas aplicables para el caso de robo o extravío de documentos entregados.

En este sentido, es importante señalar que la persona, a quien le hubiesen robado o extraviado el comprobante de pago, deberá proceder conforme al numeral 4.23 del artículo 12; asimismo deberá conservar en su poder, mientras el tributo no esté prescrito, el cargo de recepción de la comunicación a la Sunat, así como la copia certificada de la denuncia policial.

3. 4.2. El robo o extravío de documentos no entregados deberá declararse a la SUNAT dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de producidos los hechos, consignando el tipo de documento y la numeración de los mismos.

La declaración de baja de documentos por motivo de robo o extravío no exime al contribuyente de la obligación de sustentar la baja con la copia certificada de la denuncia policial, cuando la Sunat así se lo requiera. La denuncia policial deberá realizarse con anterioridad a la presentación de la declaración de baja de los documentos robados o extraviados; en caso se realice con posterioridad solo eximirá de la responsabilidad a que hace referencia el numeral 4.3. del presente artículo a partir de la fecha de la denuncia.

Estos pasos son imprescindibles, necesariamente tienen que ser cumplidos, la Administración Tributaria lo exige.

Asimismo, el seguimiento correcto de este procedimiento conlleva a que, a pesar de la pérdida o robo de dichos comprobantes de pago, aún se pueda tener derecho al crédito fiscal, o costo o gasto para efectos tributarios, cumpliendo lo señalado y algunos criterios más; lo mencionado se encuentra dispuesto en el numeral 11.2.

Como conclusión, es importante tener presentes el procedimiento a seguir, ante un extravío o robo de los comprobantes de pago, ya que el no seguir este conllevaría a una afectación tributaria considerable.

Fuente: Actualidad Empresarial

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