Facturas electrónicas ¿Cómo emitirlas y qué empresas deben usarlas?

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El portal PQS conversó con Adolfo Coll-Cardenas, Country Manager Perú de Alegra, uno de los softwares contables más usados por pymes peruanas, sobre en qué consiste la emisión de la factura electrónica, la regulación de la Sunat, los plazos para las empresas y más.

En el Perú se están ejecutando diversas acciones orientadas a que cada vez más documentación y trámites sean virtuales, dejando atrás los documentos físicos. En el caso de la facturación electrónica, desde el 2013 la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (Sunat) viene promoviendo un cambio paulatino a esta modalidad.

A propósito de esto, el portal PQS conversó con Adolfo Coll-Cardenas, Country Manager Perú de Alegra, uno de los softwares contables más usados por pymes peruanas, sobre en qué consiste la emisión de la factura electrónica, la regulación de la Sunat, los plazos para las empresas y más.

¿Qué es la facturación electrónica y cómo emitir una? 

La factura electrónica es la versión moderna de la factura física y se emite a través de uno de los  sistemas de emisión electrónica reglamentado por la Sunat. Así, el ente fiscal ha puesto a todos estos documentos bajo la categoría de Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE); esto incluye comprobantes de pago como boletas de venta electrónica, notas débito y crédito, y también otros documentos como las retenciones y percepciones. Estos comprobantes electrónicos  tienen el mismo valor de los formatos en papel, pero con el beneficio que llegan directamente al sistema de la Sunat por medios digitales, siendo válidos tributariamente y en transacciones comerciales.

¿Qué empresas deben usar facturación electrónica?

La Sunat ha designado por resolución a las empresas que están obligadas a emitir factura electrónica, que a la fecha ya suman 600 mil. Mediante la resolución 279-2019/SUNAT, la Superintendencia plantea que todas las empresas se incorporen al sistema de emisión electrónica a partir del 2021, independientemente de su sector y/o nivel de ingresos; esto incluye a las micro y medianas empresas. En septiembre se suman 70 mil empresas a facturar electrónicamente según datos de la Sunat. 

En Alegra.com las pymes pueden emitir facturas, boletas y notas de crédito electrónicas válidas ante la Sunat que, sumado a las funciones de contabilidad y administración propias de la herramienta, estas cuentan con toda la información financiera del negocio en su solo lugar, además, con la facilidad de poder emitir facturas desde el celular.

¿De qué manera se benefician las empresas que emiten facturas electrónicas?

Es importante que las compañías, más allá de tomarlo esto como una obligación,  lo vean más como una decisión que traerá muchos beneficios para sus empresas, como: 

  • Ahorro de dinero. Evitarán el uso de papel al no ser necesaria la impresión de los documentos, y disminuirán gastos. Las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de dinero que se destina a todos estos procesos, haciéndolos aún más sencillos para el negocio.
     
  • Disminución de errores. Al tratarse de procesos automáticos, es menos probable que se cometa algún error en la digitación de las facturas. Los Softwares de Facturación Electrónica como Alegra.com, se encargan de que los comprobantes estén correctos.
     
  • Control del negocio. Los documentos electrónicos ayudan a evitar la pérdida y deterioro de documentos en papel. Igualmente, al contar con una mejor organización y almacenamiento de las facturas, se podrá facilitar la documentación de la empresa y generar reportes de manera mucho más sencilla. Si se cuenta con un Software Contable como Alegra.com no solo se podrá facturar electrónicamente sino llevar toda la administración y contabilidad de la empresa en un sólo lugar. 
     
  • Se cuida el medio ambiente. Las facturas electrónicas ayudan al planeta. En vista de que se utiliza menos papel, son menos los árboles que se tienen que talar para este proceso. De acuerdo a algunos estudios, cada millón de facturas electrónicas salva un total de 56 árboles. Ser facturador electrónico es más que dejar a un lado viejos procesos, es ayudar a conservar la vida del planeta.

¿Cómo se puede incorporar una empresa al sistema de facturación electrónica? ¿Cuáles son los requisitos?

Es sencillo. Solo se debe de contar con los datos de acceso a su Clave SOL, lo cual se obtiene luego de formalizar el negocio ante el Sunat;  ingresar al portal de SUNAT y allí se podrá dar de alta a su proveedor de facturación electrónica. Algo importante a mencionar, es que para la emisión electrónica se debe de contar con un certificado digital, ya sea el de su proveedor o uno otorgado por Sunat. Por ejemplo, en Alegra.com contamos con una solución PSE + OSE por lo que nosotros, por medio de PSE,  proporcionamos el certificado digital. Si se emite desde el sistema del portal de Sunat no necesita el certificado digital. 

¿Qué es PSE + OSE?

Podemos empezar definiendo cada uno, PSE es un Proveedor de Servicios Electrónicos, mientras un OSE es un Operador de Servicios electrónicos. El primero ayuda a generar el archivo digital de la factura XML, para enviarlo a la Sunat y sea validado, mientras el OSE se encarga de validar las facturas y otorgar la validez legal que corresponde a las ventas; en Alegra.com, al contar con una solución PSE + OSE, ya no es necesario esperar la respuesta de Sunat sobre la factura enviada, si no que por medio del OSE le otorga la validez legal. De cara al usuario, este modelo permite una validación casi inmediata de sus ventas. 

Sin embargo, es poco conocido. Según datos de la Sunat, de los 188 millones de comprobantes electrónicos emitidos mensualmente, solo el 9 % son canalizados por los OSE.

¿Qué empresas deben usar facturación electrónica desde setiembre en Perú?

A partir del 1º de septiembre, las empresas que se formalizaron ante la Sunat de enero a mayo del 2020 están obligadas a emitir comprobantes de pago electrónicos, al igual que las empresas que empezaron a emitir comprobantes de pago electrónicos de manera voluntaria entre octubre del 2019 y febrero del 2020.

Fuente: pqs.pe


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